Unsichere Zeiten meistern: Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Transformation des öffentlichen Sektors
Organisationen des öffentlichen Sektors sind dringend gefordert, sich anzupassen und effizient zu arbeiten. Trotz der Bemühungen um die Kostenoptimierung ist der Weg zur finanziellen Nachhaltigkeit noch nicht abgeschlossen.
Überall auf der Welt stehen Organisationen des öffentlichen Sektors vor der anhaltenden Herausforderung, finanzielle Nachhaltigkeit zu erreichen, obwohl sie bereits viele Möglichkeiten zur Kosteneinsparung ausgeschöpft haben.
Angesichts der zunehmenden Technologieakzeptanz vollzieht sich im Bereich der Servicebereitstellung ein seismischer Wandel, der einen paradigmatischen Transformationsansatz erforderlich macht. Das CIPFA lud zu einem Roundtable-Gespräch ein, an dem wichtige Akteure aus den Bereichen Unternehmenssoftware, Beratung zu Änderungen und Finanztransformation teilnahmen, um diese Herausforderungen zu erörtern und praktikable Lösungen zu finden.
Den Anstoß für das Gespräch gaben Erkenntnisse aus der Unit4-Umfrage „The State of the Digital Nation 2023“. Diese zeigte auf, dass in Kommunalbehörden ein wachsender Trend zur Nutzung von Technologie sowohl für Frontline- als auch für Backend-Dienste zu beobachten ist.
Der Weg zur Transformation ist jedoch mit zahlreichen Herausforderungen gepflastert, darunter zwingende Kosteneinsparungen, Hürden bei der Gewinnung und Bindung von Talenten sowie kulturelle Barrieren, die auf Risikoaversion und Widerstand gegen Veränderungen zurückzuführen sind.
Technologieakzeptanz und Herausforderungen
Der Trend zur Technologieakzeptanz ist im gesamten öffentlichen Sektor spürbar. Von interaktiven Websites bis hin zu datengestützter Entscheidungsfindung – Technologie spielt eine zentrale Rolle bei der Modernisierung der Servicebereitstellung.
Die Verwaltung riesiger Datenmengen stellt Kommunalbehörden jedoch vor eine große Herausforderung und unterstreicht den Bedarf an robusten Systemen und Prozessen.
Wie die Teilnehmer des Roundtables erläuterten, erfordert die Überwindung dieser Hürden einen vielschichtigen Ansatz. Dabei erweist sich die Dringlichkeit als treibende Kraft – sie zwingt Organisationen dazu, die Risiken der Beibehaltung des Status quo gegen die Notwendigkeit von Veränderungen abzuwägen.
Die klare Festlegung der Ziele und die Sicherung der Unterstützung auf allen Ebenen der Organisation sind der Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg, untermauert durch eine gründliche Analyse der Stakeholder und die Erzielung belegbarer Ergebnisse, die auch Skeptiker überzeugen.
Ein gut durchdachter Prozess zur Bewertung von Optionen und eine Vision für den langfristigen Ressourcenbedarf bilden die Grundlage für eine nachhaltige Transformation. Die Nutzung von Erkenntnissen aus internen und externen Quellen kann dazu beitragen, innovative Lösungen zu entwickeln, und die Fähigkeit zur Führung ist entscheidend für einen dauerhaften Wandel.
Finanzteams müssen bei diesem Transformationsprozess eine aktivere Rolle erfüllen und nicht nur die Finanzen verwalten. Durch gründliche Wirtschafts- und Finanzanalysen, die Förderung des Finanzverständnisses im gesamten Unternehmen und die Aufforderung an Führungskräfte, strategische Grundsätze zu befolgen, können Finanzteams zu einer entscheidenden Triebfeder für effektiven und nachhaltigen Wandel werden.
Identifizierung von Hindernissen, die einer erfolgreichen Transformation im Weg stehen
Eine erfolgreiche Transformation ist keine leichte Aufgabe und involviert das Überwinden verschiedener Hürden. Nachfolgend finden Sie einige der häufigsten Herausforderungen:
Notwendige Kosteneinsparungen:
Bei der Transformation besteht eine der größten Herausforderungen von Unternehmen darin, die nötigen Kostensenkungen und den Bedarf an transformativen Investitionen in Einklang zu bringen. Dies kann schwierig sein, denn es gilt, das richtige Gleichgewicht zwischen kurzfristigen Kosteneinsparungen und langfristigen Investitionen zu finden.
Kompetenzlücken:
Eine weitere große Herausforderung ist die Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden mit den erforderlichen Fähigkeiten, insbesondere in den Bereichen Datenanalyse und digitale Kompetenz. Da sich die Technologie in rasantem Tempo weiterentwickelt, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über die richtigen Talente verfügen, um erfolgreich zu sein.
Kultureller Widerstand:
Auch der Widerstand gegen Risiken und Veränderungen steht einer erfolgreichen Transformation des Finanzwesens im Weg. Möglicherweise gibt es Mitarbeitende, die sich gegen neue Ansätze sträuben und die Umsetzung neuer Ideen und Prozesse somit erschweren.
Kurzzeit-Fokus:
Unternehmen, die sich zu stark auf unmittelbare Kostensenkungen konzentrieren, behindern dadurch eventuell ihre langfristigen Erfolge. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den kurzfristigen und langfristigen Zielen ist für eine erfolgreiche Transformation unerlässlich.
Investitionsrückstand im Technologiebereich:
Eine veraltete Infrastruktur ist ein weiteres Hindernis für Automatisierung und Effizienz. Unternehmen müssen in die neueste Technologie investieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Betriebsabläufe zu optimieren.
Kommunikationssilos:
Unzureichende Kommunikation zwischen dem Finanzteam und anderen Abteilungen kann die Zusammenarbeit und das Verständnis erschweren. Die Überwindung von Kommunikationsbarrieren ist für den Erfolg entscheidend.
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Strategien für den Erfolg
Trotz all dieser Herausforderungen ist eine erfolgreiche Transformation möglich:
- Überzeugende Vision: Eine klare, zukunftssichere Vision unterstützt den Wandel hin zu effizienter, transparenter, datengestützter Entscheidungsfindung.
- Zielausrichtung: Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen, um die finanziellen Ziele und die Unternehmensziele aufeinander abzustimmen.
- Investitionen in Technologie: Modernisieren Sie die Finanztechnologie, um sowohl die Effizienz als auch die fundierte Entscheidungsfindung zu fördern.
- Mitarbeiterentwicklung: Investieren Sie in die Schulung von Mitarbeitenden, um ihnen die notwendigen Fähigkeiten zu vermitteln.
- Kontinuierliche Verbesserung: Fördern Sie eine Kultur des Lernens, um kontinuierliche Effizienzsteigerungen zu erzielen.
- Verbesserung der Kommunikation: Ermöglichen Sie eine transparente Kommunikation, die Vertrauen schafft und die Abstimmung optimiert.
Schaffung einer zukunftssicheren Finanzfunktion
Zur Schaffung einer nachhaltigen Finanzfunktion ist es wichtig, eine langfristige Ausrichtung beizubehalten. Folgende Maßnahmen bieten sich dazu an:
- Datengestützte Entscheidungen: Nutzen Sie Analysen, um den künftigen Bedarf vorherzusagen und die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen zu messen.
- Risikomanagement: Entwickeln Sie Frameworks zur proaktiven Minimierung finanzieller Bedrohungen.
- Messung der Performance: Legen Sie klare Kennzahlen fest, um den Fortschritt zu überwachen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Wichtige Erkenntnisse
Organisationen des öffentlichen Sektors haben das Potenzial, Finanzfunktionen aufzubauen, die nicht nur effizient und anpassungsfähig sind, sondern auch auf Dauer Bestand haben. Dafür ist ein umfassender Ansatz erforderlich, der sich auf die Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeitenden, die Optimierung der Prozesse, die Einführung moderner Technologien und die Förderung des kulturellen Wandels konzentriert.
Durch die Priorisierung dieser vier Faktoren können öffentliche Einrichtungen einen besseren Return on Investment für die Steuerzahler*innen erzielen und gleichzeitig hochwertige Dienstleistungen für die Gemeinschaft bereitstellen.
Fazit
Die Teilnehmer des Roundtable-Gesprächs waren sich einig, dass Transformation tatsächlich möglich ist, sofern sie durch den richtigen Ansatz untermauert wird. Die Nutzung von Best Practices aus verschiedenen Sektoren und die Betonung der zentralen Rolle von Menschen, Prozessen und kulturellen Veränderungen sind von entscheidender Bedeutung, um bei der Transformation der Kommunalbehörden optimale Ergebnisse zu erzielen.
Technologie und Finanzen sind nach wie vor unentbehrliche Elemente. Was Organisationen des öffentlichen Sektors jedoch letztlich in eine von Resilienz und Effizienz geprägte Zukunft führt, ist die Abstimmung von Vision, strategischer Weitsicht und unerschütterlichem Engagement.
Die Transformation im öffentlichen Sektor erfordert eine vielschichtige Strategie, die Menschen, Prozesse und Kultur in den Mittelpunkt stellt. Die Zusammenarbeit sowohl innerhalb des öffentlichen Sektors als auch mit den Erkenntnissen von Unternehmen aus dem kommerziellen und dritten Sektor ist der Schlüssel zur Optimierung und erfolgreichen Umsetzung von Transformationsprojekten.
Für die Führungskräfte im öffentlichen Sektor ist dieser Roundtable ein deutlicher Aufruf, den Wandel mit Nachdruck anzugehen, sorgfältig zu planen und eine Kultur zu fördern, die anpassungsfähig, innovativ und widerstandsfähig ist.
Durch Zusammenarbeit, Klarheit und Engagement für kontinuierliches Lernen kann die Transformation zu besseren Ergebnissen für öffentliche Dienstleistungen führen und diese besser auf die sich entwickelnden Bedürfnisse und Erwartungen der Gemeinschaften, denen sie dienen, abstimmen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Unit4 Ihre Organisation im öffentlichen Sektor unterstützen kann
Wenn Sie sich eingehender mit den Herausforderungen und Chancen der Transformation befassen möchten, können Sie den vollständigen Transformationsbericht hier herunterladen.
