Redovisningssystem kontra ERP-system: skillnader och fördelar
Uppgradering av redovisningsverktygen är troligen något som kommer upp under er digitaliseringsresa. En avgörande frågan ni då måste ställa er är: ska ni välja ett nytt redovisningssystem eller överväga ett ERP-system (Enterprise Resource Planning)? Även om redovisningssystem och ERP-programvara har vissa likheter har de också unika funktioner som kan gynna ditt företag på olika sätt.
Låt oss först definiera vad ett redovisningssystem är.
Ett redovisningssystem är en programvarulösning som är skräddarsydd för att företag ska kunna hantera sin ekonomi och som omfattar uppgifter som bokföring, fakturering, löner och finansiell rapportering. Ett utmärkt exempel är Unit4 Financials, en fristående lösning som är utformad för att effektivisera och automatisera den dagliga ekonomiadministrationen.
Hur definieras då ERP?
ERP-system erbjuder å andra sidan en heltäckande lösning som integrerar olika affärsprocesser i ett enda system. Det hanterar inte bara ekonomi utan även verksamhet, inklusive hantering av leveranskedjan, personalen, kundrelationer och projekt. ERP-system ger en helhetsbild av ett företags processer och data, vilket möjliggör ett välgrundat beslutsfattande.
Vad betyder detta för dig och ditt företag?
Den främsta skillnaden mellan redovisningssystem och ERP-lösningar ligger i deras omfattning och fokus. Bokföringssystem är särskilt utformade för ekonomisk förvaltning, medan ERP-system erbjuder ett bredare utbud av funktioner för hantering av affärsprocesser. Detta innebär att ett ERP-system vanligtvis har mer robusta funktioner för ekonomisk förvaltning samt mer omfattande funktioner för verksamhetsstyrning.
Anpassningsmöjligheter är en annan viktig skillnad. Redovisningssystem tenderar att vara mer flexibla, vilket gör det möjligt för företag att anpassa systemet till sina specifika behov. ERP-system, även om de vanligtvis är mer rigida, erbjuder ett mer strömlinjeformat och organiserat tillvägagångssätt för att hantera affärsprocesser.
Bokföringssystem är i allmänhet billigare och mer tillgängliga, särskilt för mindre företag eller företag med begränsad budget. De är också traditionellt sett enklare att installera och använda jämfört med ERP-system. Tillkomsten av SaaS-lösningar (Software as a Service) har dock gjort ERP-plattformar betydligt enklare att implementera för organisationer av alla storlekar.
ERP-system erbjuder däremot en heltäckande lösning för att hantera en verksamhet och fungerar som en enda sanningskälla för data som integrerar information från olika avdelningar och processer. Detta möjliggör en mer holistisk bild av företagets verksamhet, vilket gör det lättare att identifiera förbättringsområden och fatta välgrundade beslut. ERP-plattformar har också avancerade funktioner för hantering av leveranskedjan, projektledning och hantering av kundrelationer, vilket kan bidra till att effektivisera verksamheten och förbättra resultatet.
ERP-system kan dessutom öka datasäkerheten genom att centralisera all data inom företaget, vilket gör det lättare att säkra och skydda den från obehörig åtkomst. Detta är särskilt viktigt för företag som hanterar känslig information, till exempel finansiella uppgifter
Slutligen kan ERP-system hjälpa företag att minska sina IT-kostnader och effektivisera verksamheten. Genom att integrera olika processer och avdelningar kan ERP-system eliminera behovet av separata programvarulösningar, vilket leder till minskade IT-kostnader. Avancerade funktioner som automatisering minskar också arbetsbördan på ekonomi- och HR-avdelningen, vilket gör att de i stället kan fokusera på mer värdeskapande arbete. Dessutom blir verksamheten mer flexibel och motståndskraftig vid marknadsförändringar eller globala ekonomiska störningar.
Eller som analysföretaget Service Performance Insight uttryckte det i sin senaste rapport: Professional Services Maturity Benchmark 2023
"De grundläggande finansiella kraven för tjänstebaserade företag skiljer sig mycket från klassiska ERP-applikationer inriktade på tillverkning och leveranskedjor, eftersom de måste innehålla funktionalitet för hantering av resurser (medarbetare) och projekt (uppgifter). Leverantörer av projektbaserade ERP-applikationer har i allt högre grad lagt till omfattande funktioner för talanghantering för att stödja rekrytering, introduktion, kompensation och ersättning för de anställda som är deras viktigaste tillgång. Faktum är att i takt med att globaliseringen fortsätter att utvecklas behöver företag verktyg som hjälper dem att arbeta mer effektivt och ändamålsenligt."
Vill du veta mer?
Unit4 har i över 40 år skapat ERP-system som är särskilt utformade för behoven hos tjänste- och projektbaserade organisationer. Vår ERP-lösning är särskilt utformad för att tillgodose de unika behoven hos företag som ditt och för att tillhandahålla en lösning som alla i din organisation kan använda enkelt, med en bra användarupplevelse. Den är också modulbaserad - vilket innebär att du kan börja med de ekonomifunktioner ni behöver till att börja med och sedan bygga på med fler i framtiden.
Unit4 ERP tillhandahåller en plattform för hela verksamheten - inte bara för ekonomiavdelning - vilket gör att alla kan få tillgång till viktiga data och fatta bättre informerade beslut om budget, personal och resurser för att genomföra lönsamma projekt. Allt i ett enda ekosystem,
Om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa din verksamhet att arbeta smartare kan du läsa denna broschyr: Vi gör ERP enklare.
