5 tips för bättre lönsamhet i tjänsteföretag

Men företag som har äldre affärssystem kommer att ha svårt att få den datasynlighet som behövs för att övervaka de nyckeltal som ger dem konkurrensfördelar. 

Med rätt verktyg som ger datasynlighet i hela företaget blir det mycket enklare att hantera de mätetal som påverkar vinstmarginalerna.

Samtidigt som ledarskap och strategi är avgörande för ett företags framgångar lägger de mest framgångsrika företagen fokus på nyckeltalet EBITDA (resultat före räntor, skatter, avskrivningar och nedskrivningar), utnyttjandegrad och tid som läggs på icke-debiterbart arbete.

I den här bloggen lyfter vi fram de fem viktigaste beteendena som gör att framgångsrika företag presterar på topp, och hur digitaliserade processer kan hjälpa företag att få en bättre datasynlighet.

1. Noggrant utvalda kundprojekt

De företag som presterar bäst strävar efter att öka sin kundbas och sina intäkter från år till år, men är mycket försiktiga med vilka projekt de tar sig an. 

Anledningen till det är enkel: om företaget tar sig an projekt som inte passar verksamheten eller som kräver mer resurser än de som finns tillgängliga, både internt och externt, påverkar det inte bara det specifika projektet utan även framtida projekt, i synnerhet om kundnöjdheten sjunker. 

Om ni vill att företaget ska prestera på topp måste nya kontrakt vinnas. Ni kommer dock att behöva ett system där ni kan anpassa era resurser till den efterfrågan ni står inför. Verktygen innebär inte bara bättre uppföljning av nyckeltal, utan även kontroll då ni kan se till att resurserna är tillgängliga och att rätt resurser tilldelas rätt projekt.

Med hjälp av viktiga nyckeltal får teamen korrekt information om företagets kapacitet att ta på sig nya uppdrag, vilket innebär att projekt aldrig startas utan fullständig inblick i hur de kommer att påverka företaget och därmed lönsamheten.

Även när företag behöver outsourca arbeten kan möjligheten att övervaka nyckeltal under hela projektet göra att de har full insyn och skyddar vinstmarginalerna.

Men övervakningen av nyckeltal måste fortsätta även efter att projektet är slutfört. Att veta hur nyckeltalen påverkas efter att projektet är slut kan hjälpa företagsledare att förstå hur vissa kunder påverkar lönsamheten och hjälpa företagen att lägga upp sina framtida affärsstrategier för att maximera lönsam tillväxt.

2. Noggrann uppföljning av projektlönsamhet

I stället för att vänta på bokslutssäsongen följer framgångsrika företag kontinuerligt upp de faktiska och förväntade vinstmarginalerna för varje projekt och vidtar nödvändiga proaktiva åtgärder för att inte lönsamheten ska påverkas. 

De faktiska värdena för dessa nyckeltal kan variera, men en bra tumregel ser ut ungefär så här: EBITDA över 20 %, 85 % nyttjandegrad, 15 % tidsåtgång för icke-debiterbart arbete. 

Projektledarna får tillgång till framstegsindikatorer i realtid som gör att de märker om kostnaderna rusar iväg långt innan de överskrids och kan då fördela resurserna mer effektivt redan från början för att maximera lönsamheten. Utan denna insyn med hjälp integrerade data hinner inte företagsledare reagera proaktivt.

Om lönsamheten sjunker beror det ofta på att bristande insyn i nyckeltalen, att projektet inte utvärderades tillräckligt innan det påbörjades eller att nödvändiga resursinsatser och proaktiva åtgärder inte vidtogs i ett tillräckligt tidigt skede.

3. Hög faktureringsgrad

Tjänsteföretag behöver tillförlitliga processer för ekonomiska rapporter för att säkerställa att de ha kontroll över utestående försäljning. Företag kan effektivisera faktureringsprocessen genom att digitalisera ekonomiska transaktioner.

Framgångsrika företag övervakar och prognostiserar kontinuerligt sin faktureringsgrad och sin  utnyttjandegrad på kort, medellång och lång sikt. Det kräver en hög grad av integration mellan operativa, finansiella och HR-data, men är avgörande för att företagen ska kunna driva in de pengar de har upparbetat.

Ett nyckeltal som tjänsteföretag behöver ha kontroll på är utestående dagsförsäljning (Days Sales Outstanding, DSO), som mäter hur lång tid det tar för företaget att få betalt från en kund efter att en tjänst har levererats.

 är ett viktigt mått på ett stabilt kassaflöde och företagsledare behöver få detaljerade rapporter om denna siffra för att se till att de fakturerade beloppen kommer in, men också att de har tillförlitliga metoder för att spåra betalningar, så att de inte behöver jaga betalningar när företaget behöver investera.

DSO kan också vara användbart för att mäta kundnöjdheten. När allt kommer omkring är en nöjd kund oftast benägen att betala i tid. 

4. Tillförlitliga faktureringsprocesser

En av de vanligaste orsakerna till försenade intäkter (och därmed försämrat ekonomiskt resultat) är brister i faktureringen. Oavsett hur kompetent era team är kan medarbetarna lätt bli uttröttade av hög arbetsbelastning och monotona arbetsuppgifter. 

I ett pressmeddelande från Gartner® konstaterar Mallory Barg Bulman, senior director research på Gartners Finance practice att ”även om vi redan känner till kapacitetsproblem inom redovisning fortsätter kraven på personalen att öka. Under de senaste tre åren rapporterar 73 % av ekonomerna att deras arbetsbörda har ökat på grund av nya regleringar och 82 % att den ekonomiska volatiliteten gör arbetet mer krävande”.