5 Tipps zum Erzielen von Rentabilität in Dienstleistungsunternehmen

Unternehmen mit Legacy-Systemen werden jedoch Schwierigkeiten haben, die nötige Datentransparenz zur Überwachung jener KPIs zu erzielen, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

Mit den richtigen Tools, die der Datentransparenz in Ihrem Unternehmen Priorität einräumen, vereinfachen Sie die Verwaltung der Kennzahlen, die sich auf Ihre Gewinnmargen auswirken.

Führung und Strategie sind zwar ausschlaggebend für den Gesamterfolg eines Unternehmens, doch die erfolgreichsten Unternehmen konzentrieren sich auf wichtige Kennzahlen wie EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisation), Auslastungsraten und den Zeitaufwand für nicht abrechenbare Arbeit.

In diesem Blog stellen wir die 5 wichtigsten Verhaltensweisen vor, die Top-Performer an der Spitze halten, und zeigen, wie Ihr Unternehmen mit digitalisierten Prozessen den nötigen Einblick in Daten erhalten kann.

1. Wachstum durch sorgfältig ausgewählte Neukunden 

Top-Performer versuchen, ihren Kundenstamm und ihre Einnahmen von Jahr zu Jahr zu vergrößern. Allerdings sind sie sehr vorsichtig bei der Auswahl der Projekte, die sie annehmen. 

Der Grund dafür ist einfach: Wenn Sie Projekte übernehmen, die nicht zu Ihnen passen oder mehr Ressourcen erfordern, als Sie intern oder extern stemmen können, wirkt sich dies nicht nur auf die Rentabilität des betreffenden Projekts aus, sondern auch auf künftige Projekte – insbesondere wenn die Kundenzufriedenheit sinkt. 

Um zu den Top-Performern zu gehören, müssen Sie neue Aufträge gewinnen. Sie brauchen jedoch ein System, das Ihre Ressourcen mit der Nachfrage in Einklang bringt. Bei diesen Tools geht es nicht nur um die genaue Verfolgung von Kennzahlen, sondern auch um Kontrolle. Teams können mithilfe dieser Kennzahlen sicherstellen, dass Ressourcen verfügbar sind und dass die richtige Ressource dem richtigen Projekt zugewiesen wird.

Wenn Sie Einblick in Ihre wichtigsten KPIs haben, können Sie Ihre Teams genau über die Kapazität Ihres Unternehmens für Neukunden informieren. Es werden also nie Projekte angenommen, bei denen Sie vorher nicht genau über die Auswirkungen auf das Unternehmen und somit auf die Rentabilität Bescheid wissen.

Selbst bei ausgelagerter Arbeit behalten Unternehmen einen umfassenden Überblick und können ihre Gewinnmargen schützen, sofern sie in der Lage sind, die KPIs jederzeit zu überwachen.

Diese Überwachung der KPIs sollte nicht nach Abschluss eines Projekts enden. Wenn Führungskräfte sehen, inwiefern sich die KPIs nach Projektabschluss ändern, erkennen sie besser die Auswirkungen bestimmter Kunden auf die Rentabilität. Zudem können Unternehmen ihre künftigen Geschäftsstrategien dadurch so ausrichten, dass sie das gewinnbringende Wachstum maximieren.

2. Genaue Überwachung der Projektrentabilität 

Statt die reguläre Überprüfung abzuwarten, behalten Top-Performer die tatsächlichen und erwarteten Gewinnmargen bei jedem Projekt kontinuierlich im Blick und ergreifen die notwendigen proaktiven Maßnahmen, um negative Auswirkungen auf die Rentabilität zu verhindern. 

Die tatsächlichen Werte für diese Kennzahlen können zwar je nach Branche variieren, aber Folgendes ist eine gute Faustregel: EBITDA über 20 %, Auslastungsraten von 85 %, Zeitaufwand von 15 % für nicht abrechenbare Arbeit. 

Projektmanager erhalten nahezu in Echtzeit Zugang zu Fortschrittsindikatoren, die eine mögliche Kostenüberschreitung lange im Voraus erkennen lassen. So können Unternehmen ihre Ressourcen von Anfang an genauer zuweisen und die Rentabilität maximieren. Ohne diese nahezu in Echtzeit gebotene Transparenz und integrierte Daten sind Manager nicht in der Lage, zeitnah zu reagieren.

Wenn die Rentabilität sinkt, liegt dies oft daran, dass das Projekt vor der Annahme nicht ausreichend bewertet wurde oder dass die notwendigen proaktiven Maßnahmen und Ressourcenverschiebungen nicht früh genug ergriffen wurden, weil der nötige Einblick in die KPIs fehlte.

3. Hohe Fakturierungsraten 

Dienstleistungsunternehmen sind auf genaue Finanzberichte und Analyseverfahren angewiesen, damit sie wissen, wo ihr Geld ist, und den Überblick über ausstehende Umsätze behalten, die wieder hereingeholt werden müssen. Unternehmen können den Prozess der Rechnungsstellung optimieren, indem sie die Finanzabläufe digitalisieren.

Top-Performer überwachen und prognostizieren ständig ihre Fakturierungsraten und ihre kurz-, mittel- und langfristige Auslastung. Dies erfordert ein hohes Maß an Integration zwischen Ops-, Finanz- und HR-Teams, ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um das für die erbrachten Dienstleistungen geschuldete Geld zu erhalten.

Ein KPI, den Dienstleistungsunternehmen überwachen sollten, ist Days Sales Outstanding (DSO). Diese Kennzahl gibt an, wie lange es dauert, bis Ihr Unternehmen nach der Erbringung einer Dienstleistung eine Zahlung von einem Kunden erhält.

Days Sales Outstanding ist ein wichtiger Messwert für einen gesunden Cashflow. Führungskräfte benötigen genaue Berichte über diesen Wert, damit sie sehen, ob die ausstehenden Beträge eingegangen sind. Genaue Methoden zur Verfolgung von Zahlungen sind ebenfalls wichtig – nur dann kann ein Unternehmen im Bedarfsfall Ausgaben tätigen, ohne erst den Zahlungen hinterherlaufen zu müssen.

DSO gibt auch Aufschluss über die Kundenzufriedenheit. Schließlich ist ein zufriedener Kunde in der Regel auch bereit, pünktlich zu zahlen. 

4. Zuverlässige Prozesse zur Rechnungsstellung 

Eine der häufigsten Ursachen für eine verzögerte Umsatzrealisierung (und eine entsprechend schwache finanzielle Leistung) ist die falsche oder ungenaue Rechnungsstellung durch Mitarbeitende. Ganz gleich, wie kompetent Ihr Team ist: Jeder Mitarbeitende kann bei einer großen Menge manueller, wiederkehrender Aufgaben leicht Ermüdungserscheinungen zeigen. 

In einer Pressemitteilung von Gartner® heißt es: „Kapazitätsprobleme sind zwar in der Buchhaltung nichts Neues, die Anforderungen an die Kapazitäten der Buchhaltungsmitarbeitenden steigen jedoch weiter. 73 % der Buchhalter gaben an, dass ihre Arbeitslast in den letzten drei Jahren aufgrund neuer Vorschriften zugenommen hat, und 82 % sagten, dass aufgrund der wirtschaftlichen Volatilität die Nachfrage nach ihren Fähigkeiten gestiegen ist“, so Mallory Barg Bulman, Senior Director of Research in der Finance Practice von Gartner.