Warum Dienstleistungsunternehmen für profitables Projektmanagement auf integriertes ERP angewiesen sind
Sie sind immer noch nicht davon überzeugt, dass Ihr Unternehmen ein integriertes ERP-System benötigt, um Abläufe, Projekte und Ressourcen zu verwalten? Dann sollten Sie diesen Blog lesen.
Wir möchten Sie dazu bewegen, sich genauer mit einem Thema zu beschäftigen, das zwar einen Großteil Ihrer Zeit einnimmt, über das Sie jedoch vermutlich in der Regel nicht weiter nachdenken: Ihren Job. Oder besser gesagt, die Dinge, die die täglichen Abläufe in Ihrem Unternehmen bestimmen.
In einem Dienstleistungsunternehmen gibt es keinen typischen Tag. Je nach Reifegrad der Projekte, an denen Sie arbeiten, kann jeder Tag sehr unterschiedlich ausfallen. Daher gehen wir dieses Thema hier stattdessen aus der Perspektive des Projektlebenszyklus an.
Wir beginnen ganz am Anfang: vor Projektbeginn.
Überlegungen für ein erfolgreiches Projektmanagement
Allein um einen Auftrag zu gewinnen, müssen Sie heute oft eine detaillierte Aufstellung Ihres Teams vorlegen, darunter die Kompetenzen der Teammitglieder, welchen Beitrag sie leisten und wie hoch die Kosten für die Arbeit am Projekt sind.
Nachdem Sie den Zuschlag erhalten haben, müssen Sie viel Zeit und Arbeit in die Verwaltung und Datenorganisation stecken, um ein Projekt zu besetzen und die Rentabilität aufrechtzuerhalten, beispielsweise:
- Wer kann an dem Projekt arbeiten? Wann sind die betreffenden Personen verfügbar? Wo müssen sie sein?
- Welchen Stundensatz müssen Sie verlangen, damit die Erwartungen erfüllt werden, ohne Ihren Gewinn zu schmälern?
- Auf welche Projekte konzentrieren sich die Mitarbeitenden? Sie müssen die Leerzeiten minimieren und für eine hohe Auslastung sorgen, ohne jedoch Burnout zu riskieren.
- Welche Ressourcen müssen den einzelnen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden, damit sie ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können?
- Welche Vorschriften müssen bei diesem Prozess eingehalten werden?
Sobald das Projekt angelaufen ist, müssen Projektmanager*innen sowie Finanz- und Personalverantwortliche den Fortschritt genau im Auge behalten. Sie müssen sicherstellen, dass der tatsächliche Fortschritt den Schätzungen entspricht, die Ausgaben und die geleistete Arbeit im Blick behalten, eine genaue Aufzeichnung der eingesetzten und erworbenen Fähigkeiten führen und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden prüfen.
Ebenso müssen sie Einblick in die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden haben, die nicht am Projekt beteiligt sind, und wissen, inwiefern andere Arbeitsanforderungen den reibungslosen Ablauf des Projekts beeinträchtigen könnten. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Auslastung optimal ist und das Engagement und die Arbeitsmoral hoch bleiben.
Nach Abschluss eines Projekts muss es umgehend fakturiert werden, um die DSO (Days Sales Outstanding) zu reduzieren und sicherzustellen, dass Erträge realisiert werden und finanzielle Mittel für die Bezahlung von Mitarbeitenden und Lieferanten sowie für die Finanzierung der nächsten Ausschreibungsrunde verfügbar sind.
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Ohne angemessenes Datenmanagement leidet das Projektmanagement
Bei Legacy-Systemen kann das Datenmanagement dem erfolgreichen Projektmanagement im Wege stehen.
Damit ein Projekt die erforderlichen Ressourcen erhält, benötigt ein Unternehmen klare Methoden zur Erfassung, Verwaltung und Nutzung der Daten im gesamten Unternehmen – von der Personalabteilung bis zum Finanzwesen. Diese verschiedenen Daten befinden sich derzeit höchstwahrscheinlich in Datensilos, und ihre Konsolidierung – geschweige denn ihre Nutzung – ist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden.
Die fehlende Verbindung zwischen diesen Systemen und der daraus resultierende Mangel an Transparenz kann in jeder Phase des Projektlebenszyklus leicht zu Problemen führen. Vor allem, wenn es an der Zeit ist, die Rechnung für den Kunden zu stellen, denn sowohl die Projektmanager als auch die Finanzteams benötigen genaue Informationen für eine korrekte Abrechnung.
Während der Dauer eines typischen Projekts gibt es in der Regel Tausende von verschiedenen Verbindungspunkten zwischen Personal-, Finanz- und Projektteams. Isolierte Systeme mit eingeschränkter Integration und Sichtbarkeit erfordern eine manuelle Datenkonsolidierung, und dafür ist wiederum die Zuweisung von Ressourcen nötig.
Hinzu kommt, dass selbst die besten Lösungen für jede dieser Disziplinen oft nicht über die Funktionen verfügen, die sie zu einer zentralen Anlaufstelle machen würden. In einem solchen Umfeld ist eine integrierte Suite von Tools, die alle von Ihren Teams benötigten Daten und Funktionen zusammenführt, die einzig sinnvolle Lösung.
Unit4 ERPx – die ideale Lösung
Unit4 hat ERPx speziell entwickelt, um eine Lösung zu schaffen, die Finanz-, Projekt- und HR-Teams die besten Funktionen bietet, und zwar auf der Basis einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle). Dank dieser Funktionen ist unsere Lösung in der Lage, Ihren gesamten Projektlebenszyklus in einem einzigen gemeinsamen Ökosystem zu verwalten.
Dabei ist die Lösung mehr als nur ein einheitliches Ökosystem – sie bietet ein einfaches, automatisiertes und multimodales Erlebnis, das von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit zugänglich ist, mit speziellen Funktionen für Dienstleistungsunternehmen. Und all dies ist über eine Benutzeroberfläche verfügbar, die selbst für Gelegenheitsnutzer*innen einfach und intuitiv ist.
Sie können gerne jederzeit mit dem Vertrieb über ERPx sprechen. Aber wenn Sie mehr darüber wissen möchten, was ERPx kann und wie es die besonderen Herausforderungen von Dienstleistungsunternehmen meistert, sollten Sie sich diesen Funktionsüberblick und dieses interaktive E-Book ansehen.
