Erfolgreiche Transformation erfordert Vorbereitung auf Veränderungen.
Dies ist der zweite Blogbeitrag in unserer Serie, in der wir bewährte Verfahren für die Implementierung eines ERP-Systems betrachten, sei es ein völlig neues System oder der Ersatz eines älteren ERP.
In unserem ersten Blog haben wir Erfolgsziele betrachtet und gefragt, ob ein Erfolgsziel definiert wurde. Die klare Formulierung, welche geschäftlichen Probleme verbessert werden sollen und wie Sie Erfolg definieren und messen werden, trägt erheblich dazu bei, eine erfolgreiche ERP-Implementierung sicherzustellen.
Dieser neueste Beitrag behandelt die Schlüsselfragen: Was ändert sich und wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Veränderung vor?
Was ändert sich?
Die Implementierung einer ERP-Lösung zielt darauf ab, ein geschäftliches Problem zur Erreichung eines geschäftlichen Ergebnisses zu lösen. Sie implementieren also nicht nur neue Technologie; Sie suchen nach Möglichkeiten, betriebliche Prozesse zu verbessern und neue, moderne Arbeitsweisen zu implementieren, die Vorteile schneller liefern können.
Die Änderung oder Implementierung neuer Prozesse zur Erreichung der gewünschten geschäftlichen Ergebnisse bedeutet eine Änderung darin, wie Endbenutzer Aufgaben und Aktivitäten ausführen. Und genau das muss klar geplant und Ihren Mitarbeitenden kommuniziert werden.
Beteiligung am Projekt
Die Beteiligung der Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg eines neuen Systems. Sie steigert die Akzeptanz, erhöht die Jobzufriedenheit und das Engagement. Die Darlegung, wie die Beteiligung nicht nur der Organisation, sondern auch den Mitarbeitenden zugutekommt, kann eine stärkere Teilnahme inspirieren. Die Einbeziehung der Mitarbeitenden in die zukünftig durchgeführten Arbeiten hilft auch dabei, Widerstand und Probleme frühzeitig zu identifizieren.
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Vorbereitung Ihrer Mitarbeitenden auf Veränderungen
Denken Sie daran, wenn das ERP-System live geht, bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, anders zu arbeiten. Wir werden dies in einem zukünftigen Blogbeitrag genauer behandeln, aber um Ihre Mitarbeitenden auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, empfehlen wir die folgenden Praktiken:
1. Kommunizieren Sie, was sich ändert und was nicht.
Transparente Kommunikation ist entscheidend. Klare Gründe für Entscheidungen und wie sie die Rolle und die täglichen Funktionen jedes Mitarbeitenden beeinflussen können, sollten während des gesamten Prozesses kommuniziert werden. Durch die Einbeziehung aller Abteilungen und Mitarbeitenden können Schulungsbedarfe identifiziert und das Programm an spezifische Gruppenbedürfnisse angepasst werden.
Seien Sie konkret darüber, was sich ändert. Zum Beispiel müssen Mitarbeitende im Rahmen der neuen Implementierung möglicherweise ihre Spesenabrechnungen über das ERP-System einreichen. Zuvor haben sie möglicherweise Tabellenkalkulationen ausgefüllt und per E-Mail an ihren Manager oder die Finanzabteilung gesendet. Diese Änderung zielt darauf ab, den Prozess der Erstellung und Einreichung von Spesenabrechnungen zur Erstattung zu automatisieren. In diesem Szenario müssen die Mitarbeitenden Folgendes wissen:
- Warum wechselt die Organisation zu einer automatisierten Lösung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen?
- Welcher Zeitrahmen gilt für die Erstattung, sobald die Spesenabrechnung genehmigt ist?
- Wie man das ERP-System zur Erstellung, Verwaltung und Genehmigung von Spesenabrechnungen verwendet.
2. Erklären Sie, warum die Veränderung erfolgt.
Menschen sind Gewohnheitstiere. Wenn neue Technologie implementiert wird, wird die Art und Weise, wie Menschen Dinge tun, gestört. Die Menschen möchten die Gründe für die Veränderung verstehen. Es ist am besten, die Gründe für die Veränderung und ihre Verwaltung klar darzulegen. Dies schafft Zustimmung und Befürworter für die Veränderung.
3. Leiten Sie an, wie Arbeitsaktivitäten durchgeführt werden.
Die Mitarbeitenden möchten in ihren Jobs erfolgreich sein. Die Erstellung und Aktualisierung von Endbenutzerprozessen ist unerlässlich, damit sie wie erwartet arbeiten können. Aber die Menschen benötigen Zeit, um die neuen Arbeitsweisen zu erlernen. Veränderung scheitert, wenn Menschen nicht wissen, wie sie arbeiten sollen. Und oft wird missverstanden, dass das Schulen von Menschen darin, wie sie das neue ERP-System verwenden, sich von der Schulung der Mitarbeitenden darin, wie sie ihre Jobs ausführen, unterscheidet.
Zum Beispiel sollten Sie sich zunächst auf die angestrebten Ergebnisse konzentrieren, anstatt auf die Schritte, um ein Ziel zu erreichen. Beispielsweise könnte das Ziel darin bestehen, die Bearbeitungszeit von Rechnungen um 15 % zu reduzieren, was mit einem neuen Automatisierungssystem erreicht werden soll. Die spezifischen Prozesse, die benötigt werden, um dieses Ziel zu erreichen, können dann ermittelt werden. Wenn Ihre Mitarbeitenden verstehen, welche neuen geschäftlichen Ergebnisse erwartet werden, werden sie eher bereit sein, sich auf den Prozess einzulassen.
Das Implementierungsprojekt ist nur ein Teil Ihrer Reise, und Ihre Mitarbeitenden benötigen einen Plan, der ihre täglichen Aktivitäten widerspiegelt. Wenn wir eine ERP-Lösung für einen Kunden implementieren, stellen wir Testskripte zur Verfügung, die ihnen helfen, sich daran zu erinnern, wie neue Arbeitsprozesse durchgeführt werden. Eine effektive Möglichkeit, den Prozess für Ihre Benutzer zu vereinfachen, besteht darin, das Testskript so zu organisieren, dass es mit Ihrem neu gestalteten Prozess übereinstimmt. Das Testskript bietet dann die genauen Schritte, die für einen bestimmten Prozess ausgeführt werden müssen. Dies ermöglicht es den Benutzern, sich mit dem System vertraut zu machen, erleichtert die Fehleranalyse und bietet mehr Informationen über die Aufgabe, was es den Benutzern leichter macht zu verstehen und auszuführen.
4. Beziehen Sie geschäftliche Endnutzer in die Definition Ihrer Prozesse ein.
Während einer ERP-Implementierung sind geschäftliche Endnutzer oft erst dann in das Projekt eingebunden, wenn die Schulung erfolgt. Dies ist ein Fehler, da dies von geschäftlichen Endnutzern erfordert, sowohl ihre neuen Aufgabenaufgaben als auch die neuen erforderlichen Prozesse für ihre Arbeit gleichzeitig zu erlernen, was überwältigend sein kann. Dies kann zu Frustration mit dem neuen System führen, was dazu führt, dass geschäftliche Endnutzer den neuen Geschäftsprozess ablehnen oder missbilligen. Die Einbindung von einigen geschäftlichen Endnutzern während der Planung und Prozessdefinition ermöglicht es Ihnen, sich bei der Schulung auf die Art und Weise zu konzentrieren, wie Menschen ihre Arbeit erledigen werden.
Wie Unit4 Ihnen bei einer reibungslosen Implementierung helfen kann
Die ERP-Lösung ist ein Werkzeug zur Ausführung von Arbeit. Die ERP-Lösung ist nicht die Veränderung - wie Sie Menschen, Prozesse und Technologie ausrichten werden, um ein strategisches Ziel zu erreichen, ist die Veränderung. Eine Change-Management-Strategie hilft Ihnen dabei, "was" sich ändert, klar darzulegen.
Bei Unit4 verfügen wir über ein Team von Experten, die Ihnen bei der Bewertung, Strategiebildung und Durchführung Ihres ERP-Transformationsprojekts unterstützen können. Wir verstehen die Herausforderungen, vor denen Organisationen stehen, wenn sie Änderungen an IT-Systemen vornehmen und die Art und Weise ändern, wie Menschen ihre täglichen Aufgaben erledigen. Unser erfahrenes Team ist darauf spezialisiert, Sie mit dem notwendigen Fachwissen und den Fähigkeiten auszustatten, um einen effizienteren Arbeitsprozess zu etablieren, während wir Sie während des Change-Management-Projekts unterstützen und letztendlich Ihre Ziele erreichen.
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