Succesvolle transformatie vereist voorbereiding op verandering

Het duidelijk uiteenzetten welke zakelijke problemen zullen worden verbeterd en hoe je succes zult definiëren en meten, draagt in grote mate bij aan een succesvolle ERP-implementatie.  

Dit nieuwste bericht behandelt de belangrijke vragen: Wat verandert er en hoe bereid je je organisatie voor op de verandering? 

Wat verandert er?  

Het implementeren van een ERP-oplossing draait om het oplossen van een probleem om een zakelijk resultaat te behalen, dus je implementeert niet alleen nieuwe technologie; je wilt operationele processen verbeteren en nieuwe, moderne manieren van werken implementeren die sneller voordelen kunnen opleveren.  

Het veranderen of implementeren van nieuwe processen om de gewenste resultaten te bereiken, betekent een verandering in hoe eindgebruikers taken en activiteiten uitvoeren. En dit moet duidelijk worden gepland en gecommuniceerd naar medewerkers.  

Deelname aan het project 

Medewerkersbetrokkenheid is cruciaal voor het succes van een nieuw systeem. Het verhoogt de acceptatie en verhoogt de tevredenheid en betrokkenheid bij het werk. Laten zien hoe betrokkenheid niet alleen de organisatie ten goede komt, maar ook de medewerkers, kan inspireren tot grotere deelname. En medewerkers betrekken bij het werk dat in de toekomst zal worden uitgevoerd, helpt weerstand en problemen aan te wijzen voordat ze zich voordoen.  

Medewerkers voorbereiden op verandering  

Op het moment dat het nieuwe ERP-systeem live gaat, vraag je je medewerkers om anders te werken. We zullen hier later in meer detail op ingaan, maar om medewerkers voor te bereiden op de komende veranderingen, raden we het volgende aan: 

1. Communiceer wat er wel en niet verandert  

Transparante communicatie is essentieel. Duidelijke redenering achter beslissingen en hoe deze de rol en dagelijkse taken van elke medewerker kunnen beïnvloeden, moet gedurende het proces worden gecommuniceerd. Door alle afdelingen en medewerkers te betrekken, kunnen trainingsbehoeften worden geïdentificeerd en kan het programma worden aangepast om aan specifieke groepsbehoeften te voldoen.  

Wees specifiek over wat er verandert. Bijvoorbeeld, als onderdeel van de nieuwe implementatie kan van medewerkers worden verwacht dat ze hun onkostenrapporten via het ERP-systeem indienen. Voorheen vulden ze mogelijk spreadsheets in en stuurden ze deze via e-mail naar hun manager of de financiële afdeling. Deze verandering heeft tot doel het proces van het maken en indienen van onkostenrapporten voor vergoeding te automatiseren. In dit scenario moeten medewerkers het volgende weten: 

• Waarom stapt de organisatie over op een geautomatiseerde oplossing voor het beheer van onkostenrapporten? 
• Wat is het tijdschema voor vergoeding nadat het onkostenrapport is goedgekeurd? 
• Hoe het ERP te gebruiken voor het maken, beheren en goedkeuren van onkostenrapporten.  

2. Leg uit waarom de verandering plaatsvindt 

Mensen zijn gewoontedieren en volgen routines. Wanneer nieuwe technologie wordt geïmplementeerd, verstoor je de manier waarop mensen dingen doen. Mensen willen de redenen voor de verandering begrijpen. Het is het beste om duidelijk te zijn over de redenen voor de verandering en hoe deze zal worden beheerd. Dit creëert betrokkenheid en pleit voor verandering.  

3. Leid de manier waarop werkzaamheden worden uitgevoerd  

Medewerkers willen goed presteren in hun werk. Het is essentieel om eindgebruikersprocessen te creëren en bij te werken, zodat medewerkers zoals verwacht kunnen handelen. Maar mensen hebben tijd nodig om de nieuwe manieren van werken te leren. Verandering mislukt wanneer mensen niet weten hoe ze moeten werken. En het wordt vaak verkeerd begrepen dat mensen leren hoe ze het nieuwe ERP-systeem moeten gebruiken, verschilt van het leren van medewerkers hoe ze hun taken moeten uitvoeren.  

Bijvoorbeeld, in plaats van te focussen op de stappen om een doel te bereiken, richt je je eerst op de gewenste resultaten. Bijvoorbeeld, het verminderen van de tijd die nodig is om facturen te verwerken met 15% kan een doel zijn dat wordt bereikt met een nieuw automatiseringssysteem. De specifieke processen die nodig zijn om dit doel te bereiken, kunnen dan worden bepaald. Wanneer medewerkers begrijpen wat de verwachte nieuwe zakelijke resultaten zijn, zullen ze meer bereid zijn om deel te nemen aan het proces. 

Het implementatieproject is slechts een onderdeel van de reis, en je mensen hebben een plan nodig dat hun dagelijkse activiteiten weerspiegelt. Wanneer we een ERP-oplossing implementeren voor een klant, leveren we testscripts die hen helpen herinneren hoe ze nieuwe werkprocessen moeten uitvoeren. Een effectieve manier om het proces te vereenvoudigen voor gebruikers is door het testscript te organiseren zodat het overeenkomt met het nieuw ontworpen proces. Het testscript geeft dan de exacte stappen die moeten worden uitgevoerd voor een specifiek proces. Dit stelt gebruikers in staat om vertrouwd te raken met het systeem, maakt foutanalyse mogelijk en biedt meer informatie over de taak, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om te begrijpen en uit te voeren. 

 4. Betrek zakelijke eindgebruikers bij het definiëren van je processen 

 Tijdens een ERP-implementatie worden zakelijke eindgebruikers vaak pas betrokken bij het project nadat de training is voltooid. Dit is een fout omdat het van eindgebruikers vereist dat ze zowel hun nieuwe taken als de nieuwe processen die nodig zijn om hun werk uit te voeren, tegelijkertijd leren, wat overweldigend kan zijn. Dit kan leiden tot frustratie met het nieuwe systeem, wat resulteert in afwijzing of weerstand tegen het nieuwe bedrijfsproces. Het betrekken van een handvol eindgebruikers tijdens de planning en procesdefinitie stelt je training in staat om zich te richten op hoe mensen hun werk zullen doen. 

Benieuwd hoe Unit4 je kan helpen bij een soepele implementatie?  

De ERP-oplossing is een hulpmiddel om werk uit te voeren. De ERP is niet de verandering - hoe je je mensen, processen en technologie afstemt om een strategisch doel te bereiken, is de verandering. Een verandermanagementstrategie helpt je te articuleren "wat" er verandert.  

Bij Unit4 hebben we een team van experts die je helpen bij het evalueren, strategiseren en uitvoeren van je ERP-transformatieproject. We begrijpen de uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het aanbrengen van wijzigingen in IT-systemen en bij het veranderen van de manier waarop mensen hun dagelijkse taken uitvoeren. Ons ervaren team is toegewijd om je uit te rusten met de nodige expertise en vaardigheden om een efficiënter werkproces te vestigen, terwijl we je gedurende het verandermanagementproject ondersteunen en helpen om uiteindelijk je strategische doelen te bereiken. 

Om meer te weten te komen over Unit4 ERP en de overstap naar de cloud, kun je hier een demo boeken of hier meer lezen over onze oplossingen.