4 Tipps für einfaches Projektmanagement in Dienstleistungs­unternehmen

Worin liegt das Geheimnis des erfolgreichen Projektmanagements in Dienstleistungsunternehmen? Und welche Technologien und Methoden können Sie einsetzen, um diesem Erfolg ein Stück näher zu kommen? Hier finden Sie einige nützliche Tipps, um Ihr Projektmanagement zu optimieren.

Es versteht sich von selbst, dass die Durchführung erfolgreicher Projekte das Hauptziel von Professional-Services-Organisationen (PSOs) ist. Und fast jedes Unternehmen entwickelt sich heutzutage zu einem Technologieunternehmen. 

Bei der digitalen Transformation geht es jedoch – wie wir bei Unit4 immer wieder betonen – weniger um die Technologie, sondern vielmehr um die Menschen, die sie nutzen.

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen in diesem Artikel unsere Top-Tipps für erfolgreiches Projektmanagement verraten. So viel können wir schon vorab sagen: Menschen und Technologien stehen dabei im Vordergrund.

Erfolg und Ziele im Projektmanagement definieren

Als Erstes müssen Sie sich überlegen, was genau Erfolg im Bereich Projektmanagement für Sie bedeutet, gerade in diesen schwierigen Zeiten. In unserem englischen E-Book finden Sie 16 wichtige KPIs, auf die Sie laut Branchenexperten Ihren Fokus legen sollten, darunter das Gewinnen von Ausschreibungen, die Optimierung der Personalressourcen, die Bereitstellung erstklassiger Service-Qualität für die Kunden und die Maximierung der Finanzleistung.

Liegt der Schwerpunkt auf exzellentem Service sowie auf der täglichen Gestaltung, Verwaltung und Durchführung komplexer Projekte, so bedeutet Erfolg, dass die meisten Projekte ein hohes Maß an Qualität, Produktivität und Rentabilität aufweisen, frist- und budgetgerecht abgeschlossen werden und die Kundenzufriedenheit maximiert wird.

Es bedeutet auch, dass Umsatz- und Margenziele erreicht werden, die Mitarbeiter produktiv arbeiten und die Auslastung abrechenbarer Arbeitsstunden optimiert wird.

So gibt es kaum Leerlaufzeit und Ihre Mitarbeiter sind nicht überlastet. Darüber hinaus laufen Ihre Zeit- und Kostenerfassungs- sowie Abrechnungsprozesse – genau wie alle anderen Prozesse – mit maximaler Effizienz ab.

Wenn Altsysteme Fortschritt verhindern

Den meisten Unternehmen wird allmählich klar: Sie können ihre Ziele nicht mit veralteten Systemen und Anwendungen erreichen, die schlichtweg nicht für mitarbeiter- und projektorientierte Unternehmen ausgelegt sind. Diese generischen, unzusammenhängenden Systeme verhindern Effizienz, agile Planung, operative Exzellenz und Innovation.

Darüber hinaus sind ihre Wartung, Anpassung und Integration mit neuen Apps meist kostspielig. Sie erfordern einen hohen Verwaltungsaufwand und sind anfällig für menschliche Fehler. 

Zudem fördern sie die Entstehung von Datensilos und erschweren die Zusammenarbeit unterschiedlicher Teams. Dies hat enorme Auswirkungen auf das Projektmanagement, die Kundenzufriedenheit und die Mitarbeitererfahrung.

Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

Im Folgenden finden Sie unsere wichtigsten Projektmanagement-Tipps, aufgeteilt in vier Abschnitte. Für erfolgreiches Projektmanagement im Dienstleistungsbereich raten wir Ihnen:

• Finden Sie die richtige Technologie.
• Machen Sie die Mitarbeitererfahrung zur Priorität.
• Brechen Sie Silos auf.
• Verbessern Sie die Datentransparenz.

1. Finden Sie die richtige Technologie

Unser wichtigster Tipp für das Projektmanagement im Professional-Services-Bereich lautet: Suchen Sie nach einem Technologie-Portfolio, das Ihnen vollkommene Transparenz und Kontrolle über Ihre Projekte verschafft. 

So behalten Sie alle Fristen, Kosten und Budgets immer im Blick und verfügen zugleich über die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit sowie den Freiraum für Innovationen.

Folgende Aspekte sollten dabei unbedingt abgedeckt werden:

• Cloudbasierte, intuitive und adaptive Unternehmensanwendungen
• Professional Services Automation (PSA) Software
• Eine Lösung für Finanzplanung und Analyse (FP&A)
• Human Capital Management (HCM) Tools und eine Talentmanagement-Plattform
• Neue Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und digitale Sprachassistenten, wie Wanda
• Eine moderne, cloudbasierte und flexible ERP-Plattform, die speziell auf Dienstleister ausgelegt ist, mit einer auf Microservices basierenden Architektur und APIs, integrierten Analysemöglichkeiten und einer einheitlichen Single Source of Truth für alle Daten.

Diese umfassende Suite sollte Ihnen Folgendes ermöglichen:

• Automatisierung manueller Prozesse, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern
• Implementierung standardisierter Methoden, um Standards für die Projektdurchführung zu etablieren
• Erfassung, Organisation und Nutzung historischer Daten für sich wiederholende Projektprozesse und Predictive Analytics zur Erstellung akkurater Forecasts
• Ortsunabhängiger Zugriff auf Systeme über Mobilgeräte und Apps für die Datenerfassung unterwegs, zum Beispiel zur Zeit- und Kostenerfassung oder für einen Echtzeit-Einblick in den Projektstatus
• Fundierte Entscheidungsunterstützung mit sofortigem Zugriff auf Daten und besserem Einblick über Dashboards
• Flexible Schaffung, Anpassung und Integration von so vielen verschiedenen Anwendungen, wie Sie möchten, (ohne IT-Expertise), um Projektprozesse schnell an Veränderungen anzupassen
• Optimierung der Personalplanung durch die Synchronisierung von Verfügbarkeiten, Anfragen, Zuweisungen und Projektbestand
• Entlastung von mühsamen manuellen Aufgaben und Prozessen, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern

2. Machen Sie die Mitarbeitererfahrung zur Priorität

Unser zweiter Tipp zur Verbesserung des Projektmanagements dreht sich um Ihre wichtigste Ressource: Ihre Mitarbeiter. Der Kampf um die besten Fachkräfte ist härter denn je. Und auch die Erwartungen der Bewerber und Mitarbeiter an die Arbeit sind hoch, vor allem angesichts der steigenden Verbreitung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen.

Es ist daher entscheidend, zeitgemäße Möglichkeiten zu finden, um den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu verwalten – von Einstellung und Onboarding bis hin zur Weiterentwicklung und langfristigen Bindung qualifizierter Fachkräfte. Gleichzeitig muss die Auslastung abrechenbarer Arbeitsstunden optimiert werden, um zu vermeiden, dass Ihre Mitarbeiter überlastet werden oder während der Projektdurchführung kündigen.

Eine spezielle Software für HCM und eine Talentmanagement-Plattform leisten einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Unternehmenskultur. Mit der richtigen Technologie wird es Ihnen leichter fallen, geeignete Mitarbeiter zu gewinnen, zu schulen, zu motivieren, angemessen einzusetzen und zu binden – alles Voraussetzungen für ein optimales Projektmanagement.

Gutes HCM ermöglicht es Ihnen, Schulungs- und Entwicklungslücken von Mitarbeitern zu erkennen und ihre Leistung im Auge zu behalten. Über eine Talentmanagement-Plattform können sich Ihre Mitarbeiter regelmäßig und ausführlich über die Ziele und Ausrichtung Ihres Unternehmens informieren, während Sie einen Überblick über die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation erhalten.

Die richtigen Tools – cloudbasierte, intuitive und anpassungsfähige Anwendungen, die Aufgaben mit geringem Mehrwert automatisieren – sorgen auch dafür, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit positiver wahrnehmen. 

Sie erleichtern ihnen ihren Job und steigern ihre Produktivität, sodass sie mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. All das hilft gleichzeitig auch bei der Optimierung des Projektmanagements.

Die Integration einer PSA-Software liefert präzise Erkenntnisse für eine bessere Entscheidungsfindung bei der Projektbesetzung. So optimieren Sie die Anzahl der abrechenbaren Stunden und gewährleisten zudem ein hohes Maß an Mitarbeiterzufriedenheit. (Dies ist einer unserer wichtigsten Tipps zur Projektplanung.)

Integrierte PSA-Software hilft Ihnen dabei, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit den richtigen Projekten zuzuordnen. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig eine höhere Auslastung zu erzielen.

„Immer mehr Unternehmen nutzen PSA-Software, um Projekte und Ressourcen optimal zu verwalten, insbesondere in technischen Bereichen, da es immer schwieriger wird, geeignete Mitarbeiter zu finden, einzustellen, zu halten und sinnvoll einzusetzen“, heißt es im Bericht von SPI Research zu seiner 2020 Professional Services Maturity Benchmark (PSBM).

3. Brechen Sie Silos auf

Unser dritter Tipp für ein besseres Projektmanagement bezieht sich auf die Abschaffung von Silos vor. Bestehen Kluften zwischen den einzelnen Abteilungen (z. B. Vertrieb, Projektumsetzung, Marketing und Finanzen), haben die Teams möglicherweise Schwierigkeiten bei der Kommunikation. 

Sie verschwenden folglich ihre Zeit damit, Informationen aus separaten Lösungen und in verschiedenen Formaten zu sammeln und gleichzeitig mehrere Versionen zu verwalten. Dies stellt eine Herausforderung für das Projektmanagement dar.

Im PSMB Bericht 2020 von SPI Research heißt es weiter: „Die Abteilungen und Bereiche in PSOs können heutzutage einfach nicht mehr isoliert voneinander arbeiten, da die Grenzen zwischen Vertrieb, Projektumsetzung und Finanzbereich zunehmend verschwimmen.“

Wie auch immer Sie dieses Problem bewältigen – auch hier bilden eine starke Unternehmenskultur und Organisationsstruktur die Grundlage. Eine voll integrierte Technologie, einschließlich PSA-Software und einer zentralen ERP-Lösung, bietet allen Bereichen des Unternehmens Transparenz und bricht Silos auf. Dies fördert die bereichs-, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit und sorgt für erfolgreiche Projektabschlüsse.

Constellation Research fasst es in seinem Bericht Innovations Abound in Global Cloud ERP Suites zusammen: „Funktionale Silos werden beseitigt und machen Platz für eine bessere Mitarbeitererfahrung. Mit zentral in der Cloud gespeicherten Daten dienen ERP-Lösungen heute als wichtigstes Aufzeichnungssystem für Unternehmen und bilden die Grundlage für produktive, zufriedene Mitarbeiter. Auf diese Weise werden menschliche Entscheidungen unterstützt, um die bestmöglichen Maßnahmen zu ergreifen.“

4. Verbessern Sie die Datentransparenz

Eine Single Source of Truth ist eine wichtige Grundvoraussetzung dafür, um verschiedene Teams auf einen Nenner zu bringen. Unser vierter Tipp zur Verbesserung des Projektmanagements geht einher mit der Transparenz im Hinblick auf KPIs wie Projektmarge, Ressourcenauslastung und Day Sales Outstanding (DSO), die wiederum von grundlegender Bedeutung für den Projekterfolg sind.

Constellation Research: „Wenn Unternehmen Informationen nicht mehr horten, sondern die richtigen Daten zur richtigen Zeit, für den richtigen Kontext, im richtigen Format und im richtigen Sicherheitsmodell bereitstellen, verfügen Mitarbeiter, Auftragnehmer und Partner über wertvolle Informationen und können so schnell Entscheidungen treffen, das Kundenerlebnis verbessern und Risiken mindern.“

Dies lässt sich nur mit Technologie in die Tat umsetzen. Ihre Systeme sollten auf Knopfdruck aktuelle, visualisierte Daten liefern und so alle Leistungsindikatoren genau und eindeutig darstellen.

Das Finanzmodul von Unit4 ERP bietet beispielsweise Transparenz und Kontrolle in Echtzeit über jede Phase des R2R-Zyklus und fasst unternehmensweite Daten in einem einheitlichen System zusammen. Unit4 FP&A ermöglicht wichtigen Entscheidungsträgern den Zugriff auf KPIs über benutzerfreundliche und konfigurierbare Dashboards.

Wenn Ihre Mitarbeiter auf die richtigen Informationen zugreifen können, dann können sie fundierte Entscheidungen treffen und akkurate Forecasts erstellen.

---

FAQs

Wie gestaltet man das Projektmanagement erfolgreich?

• Richtige Technologie finden und einführen
• Mitarbeitererfahrung zur Priorität machen
• Silos aufbrechen
• Datentransparenz verbessern

Wie definiert man Erfolg und Ziele im Projektmanagement?

Die Definition von Erfolg und Zielen im Projektmanagement erfolgt am besten anhand branchenspezifischer KPIs. Beispiele dafür sind das Gewinnen von Ausschreibungen, die Optimierung von Personalressourcen, die Bereitstellung erstklassiger Service-Qualität für die Kunden und die Maximierung der Finanzleistung.