Résoudre le problème de la gestion de projet pour les sociétés de services

Quel est le secret de la gestion de projets dans les sociétés de services et de conseil et quelles technologies et pratiques pouvez-vous déployer pour faire avancer les choses dans la bonne direction ? Voici quelques conseils en matière de gestion de projet.

Il va sans dire que l’exécution de projets réussis est le principal objectif des sociétés de services. De nos jours, presque toutes les entreprises deviennent des entreprises technologiques. Mais, comme nous le disons toujours chez Unit4, la transformation numérique n’est pas une question de technologie, mais de personnes.

Voici donc nos principaux conseils en matière de gestion de projets pour les sociétés de services et de conseil. Alerte spoiler : ils se concentrent sur les personnes et la technologie.

Définir le succès

Tout d’abord, que signifie le succès pour la gestion de projets chez les ESN et ICT, surtout en ces temps difficiles ? Notre e-book présente les 16 indicateurs clés de performance sur lesquels les experts du secteur estiment que vous devez vous concentrer pour y parvenir, qu’il s’agisse de remporter des appels d’offres, d’optimiser la gestion des talents, d’atteindre l’excellence du service ou de maximiser les performances financières.

En se concentrant sur l’excellence du service, la création, la gestion et la livraison au quotidien de projets complexes, la réussite signifie que la majorité des projets présentent des niveaux élevés de qualité, de productivité et de rentabilité ; ils sont livrés dans les délais et budgets impartis, et la satisfaction client est maximisée.

Ainsi, les objectifs de revenus et de marges sont atteints, votre personnel est productif

et les taux d’utilisation facturables sont optimisés, de manière à réduire les périodes creuses et la surcharge de travail pour le personnel. En outre, vos processus de saisie et de facturation du temps et des dépenses (T&E) – et tous vos processus d’ailleurs – fonctionnent au maximum de leur capacité.

Quand les anciens systèmes se mettent en travers de votre chemin

La plupart des organisations se rendent compte aujourd’hui que les anciens systèmes et applications ne permettent pas d’atteindre les objectifs. En effet, ceux-ci ne sont pas adaptés aux organisations centrées sur les personnes et les projets. Ces systèmes génériques et disparates constituent un obstacle à l’efficacité, à l’agilité, à l’excellence opérationnelle et à l’innovation.

Ils peuvent être coûteux à maintenir, à personnaliser et à intégrer à de nouvelles applications. Ils génèrent souvent des tâches administratives supplémentaires, sans parler des erreurs humaines. De plus, ils peuvent maintenir des silos entre les équipes et les données. Les répercussions sur la gestion des projets, la satisfaction client et l’expérience de travail centrée sur l’humain peuvent être coûteuses.

Conseils pour la gestion de projet

Voici donc nos principaux conseils en matière de gestion de projets, dans quatre sections. Pour atteindre l’excellence dans la gestion de projet dans les sociétés de services, nous vous conseillons de :

1. Trouver la bonne technologie
2. Faire de l’expérience de travail centrée sur l’humain une priorité
3. Briser les silos
4. Et améliorer la visibilité des données

1. Trouver la bonne technologie

Notre principal conseil en matière de gestion de projets de sociétés de services consiste à rechercher un portefeuille technologique qui vous aide à obtenir une visibilité et un contrôle à 360 degrés du plan, du calendrier, des coûts et du budget de votre projet, tout en restant flexible, innovant et évolutif.

Voici votre liste d’incontournables :

• Des applications d’entreprise basées sur le Cloud, intuitives et adaptatives
• Un logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA)
• Une solution de planification et d’analyse financières (FP&A)
• Des outils de gestion du capital humain (HCM) et une plateforme de gestion des talents
• Des technologies émergentes comme l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et les assistants numériques en langage naturel, comme Wanda
• Une plateforme ERP moderne, basée sur le Cloud et flexible, conçue pour les sociétés de services et des conseil, qui présente une architecture basée sur les microservices et les API, dotée d’outils d’analyse intégrés, et qui fournisse une source unique de vérité pour toutes les données

Cette suite complète devrait vous permettre de :

• Automatiser les processus manuels pour simplifier les processus de travail et booster la productivité
• Intégrer des méthodologies standardisées afin de créer et de renforcer les normes d’exécution des projets
• Recueillir, organiser et utiliser des données historiques pour des processus de projet reproductibles et des analyses prédictives pour des prévisions plus précises
• Fournir un accès à distance aux systèmes via les appareils mobiles et les applications pour la saisie de données, comme les T&E, pour une visibilité en temps réel de l’état du projet
• Améliorer la prise de décision grâce à un accès et une visibilité instantanés des données via des tableaux de bord
• Créer, adapter et intégrer de façon fluide autant d’applications différentes que vous le souhaitez (sans avoir besoin d’une expertise informatique) pour adapter rapidement les processus de projet en fonction des changements
• Optimiser la planification du personnel en synchronisant la disponibilité, les demandes, les affectations et le backlog de projets
• Libérer votre équipe des tâches et processus manuels sans valeur ajoutée pour offrir une expérience de travail d’excellence centrée sur l’humain

2. Faire de l’expérience de travail centrée sur l’humain une priorité

Notre deuxième conseil en matière de gestion de projet porte sur l’élément vital de votre entreprise : le personnel. La concurrence pour les talents est plus forte que jamais, tout comme les attentes des candidats et du personnel en matière de travail, notamment avec l’augmentation des effectifs hybrides/à distance.

Il est essentiel de trouver des moyens modernes de gérer l’ensemble du cycle (de l’embauche à la retraite), du recrutement et de la montée en compétence au développement et à la rétention des meilleurs talents, tout en optimisant l’utilisation facturable pour éviter l’épuisement et les départs volontaires pendant le projet.

Les logiciels HCM et une plateforme de gestion des talents (telle qu’Intuo) ne sont qu’une partie de l’énigme des talents, car la culture est ici essentielle. Mais la bonne technologie facilitera l’attraction, la formation, l’engagement, l’utilisation et la fidélisation de votre personnel, ce qui est essentiel pour une gestion optimale des projets de sociétés de services.

Une solution HCM vous permet d’identifier les lacunes en matière de formation et de développement des employés tout en gérant les performances. Et une plateforme de gestion des talents permet à vos employés de s’aligner sur les objectifs de l’organisation de manière régulière et approfondie, pendant que vous mesurez leur niveau d’engagement.

Les bons outils – des applications cloud, intuitives et adaptatives, qui automatisent les tâches à faible valeur ajoutée – améliorent également l’ambiance au travail. Ces outils facilitent le travail du personnel et leur permettent d’être plus productifs. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps aux tâches essentielles, c’est à dire les processus de travail liés à la gestion de projet.

De plus, l’intégration d’un logiciel PSA fournit des informations précises pour une meilleure prise de décision lors de l’affectation du personnel aux projets. Vous pouvez ainsi optimiser l’utilisation facturable et maintenir des niveaux élevés de satisfaction des employés. (C’est l’un de nos principaux conseils en matière de planification de projet.)

Les logiciels intégrés PSA vous permettent d’affecter les bonnes personnes possédant les bonnes compétences au bon moment et aux bons projets, et permettent aux organisations d’opérer à des niveaux d’efficacité plus élevés tout en augmentant l’utilisation facturable.

« L’utilisation de solutions PSA est en hausse en raison de la nécessité de mieux gérer les projets et les ressources, en particulier dans les disciplines techniques, car il est de plus en plus difficile de trouver, d’embaucher, de retenir et de déployer les talents », indique SPI Research dans son Benchmark sur la maturité des sociétés de services professionnels (PSBM) en 2020.

3. Briser les silos

Notre troisième conseil en matière de gestion de projet porte sur l’alignement des silos fonctionnels. Si les ventes, les services, le marketing et les finances sont fortement déconnectés, les équipes peuvent avoir des difficultés de communication ou doivent passer du temps à rassembler des informations provenant de solutions distinctes, dans des formats différents, tout en gérant plusieurs versions. Cela peut nuire à la performance de la gestion des projets de sociétés de services.

SPI Research affirme, dans PSMB 2020 : « Aujourd’hui, les sociétés de services ne peuvent tout simplement pas opérer avec des silos fonctionnels, car les frontières entre les ventes, la la mise en service et les finances deviennent floues. »

Quelle que soit votre façon de procéder – là encore, la culture et la structure organisationnelle sont à l’origine de cette situation – une technologie entièrement intégrée, comprenant un logiciel PSA et un ERP, offre une visibilité à tous les secteurs de l’organisation et permet de briser les silos organisationnels. Cela encourage la collaboration entre les équipes de différents services fonctionnels et zones géographiques, produisant ainsi de meilleurs résultats pour les projets.

Constellation Research le souligne dans son rapport intitulé Les suites logicielles ERP Cloud mondiales regorgent d’innovations : « Les silos fonctionnels laissent place aux expériences des employés. Grâce à la centralisation des données dans le Cloud, l’ERP est aujourd’hui un système essentiel pour une entreprise et constitue la base d’une meilleure expérience pour les employés. Cette expérience employé permet au personnel de prendre les meilleures décisions. »

4. Améliorer la visibilité des données

Une source unique de vérité est évidemment une condition préalable à l’alignement des différentes équipes. C’est donc notre quatrième conseil en matière de gestion de projet. Et cela est lié à la transparence sur les indicateurs clés de performance comme la marge par projet, les taux d’utilisation des ressources et les délais moyens de recouvrement, ce qui est fondamental pour la réussite d’un projet.

Constellation Research ajoute : « Le passage de l’accumulation d’informations à la disponibilité des bonnes informations au bon moment, dans le bon contexte, dans le bon format et dans le bon modèle de sécurité signifie que chaque employé, sous-traitant et partenaire peut recevoir des informations pour accélérer la prise de décision, améliorer l’expérience client et atténuer les risques. »

C’est inévitable, seule la technologie permet d’y parvenir. Vos systèmes doivent fournir des données actualisées et visualisables en un seul clic, améliorant ainsi la clarté et la précision de tous les indicateurs de performance.

Le module financier d’Unit4 ERP, par exemple, offre une visibilité et un contrôle en temps réel de chaque étape du cycle R2R, en consolidant les données à l’échelle de l’organisation avec un système unifié. Unit4 FP&A met une série d’indicateurs clés de performance à la disposition de vos décideurs grâce à des tableaux de bord ergonomiques et configurables.

Avec les bonnes informations à portée de main, la capacité de vos employés à prendre des décisions éclairées et à établir des prévisions précises sera sans égale.