Eine neue Art der Planung in der COVID-19-Krise und darüber hinaus

2020 hat uns einiges abverlangt und auch der Beginn des Jahres 2021 bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich.

Unternehmen müssen sich weiterhin auf Turbulenzen einstellen und diese auch für ihre Szenarioplanung und ihren Cashflow berücksichtigen. Vorbei sind die Zeiten, in denen man zu Beginn des Jahres einen Plan ausarbeiten und sich daran halten konnte, komme was wolle.

Angesichts der großen Ungewissheit müssen Finanzverantwortliche in der Lage sein, auch bei unklarem Kurs vorausschauend zu planen.

Flexibilität ist alles

Die COVID-19-Pandemie stellt Organisationen aller Art weiterhin vor ungewohnte Herausforderungen. Denn auch wenn mittlerweile Impfstoffe zur Verfügung stehen, weiß niemand mit Sicherheit, was als Nächstes passieren wird. Trotzdem wird von der Finanz- und Controlling-Abteilung erwartet, dass sie die Entscheidungsträger in ihrem Unternehmen verlässlich für die Zukunft berät.

Doch wie kann das FP&A-Team für das Unvorhersehbare planen?

Der erste Schritt liegt in einer offenen, lernbereiten Grundhaltung. So können Sie Veränderungen besser annehmen und sie als Möglichkeit zum Dazulernen sehen. Das wiederum schafft insgesamt eine positivere Einstellung und Kultur.

Wenn Sie dieses Mindset einmal verinnerlicht haben, gibt es fortschrittliche Methoden, Denkansätze und Technologien, die Ihnen dabei helfen, besser mit unvorhersehbaren Situationen umzugehen. Durch den regelmäßigen Austausch mit Fachkollegen und Partnern können Sie sich aktiv über die neuesten Lösungsansätze auf dem Laufenden halten.

Überdenken Sie Ihre langfristige Planung

Sie haben bereits so viele Herausforderungen gemeistert, doch trotzdem müssen Sie weiterhin flexibel bleiben. Flexibilität ist keine Eigenschaft, die wir 2020 vorübergehend an den Tag legen mussten, um zu überleben – sie wird auch in Zukunft von großer Bedeutung bleiben.

Aktuelle Daten und Planung in Echtzeit sind also auch weiterhin erfolgsentscheidend. Und das wiederum bedeutet, dass Sie noch mehr Systeme miteinander integrieren müssen, um sich ein umfassendes Bild zu verschaffen (beispielsweise durch eine FP&A-Lösung, die nahtlos mit ERP, HCM und anderen Anwendungen zusammenarbeitet.) Damit Ihr Unternehmen auf Kurs bleibt, müssen Sie in der Lage sein, das aktuelle Geschehen besser zu verstehen und – was noch wichtiger ist – entsprechend darauf zu reagieren. Eine Planung, die in Stein gemeißelt und danach nicht mehr angefasst wird, ist heutzutage einfach nicht mehr zeitgemäß.

Spielen Sie zahlreiche unterschiedliche Szenarios durch

In der klassischen Planung hätte man die Situation, in der wir uns derzeit befinden, als höchst unwahrscheinlich angesehen. Das zeigt: Wir müssen uns nicht nur auf mögliche Varianten von wahrscheinlichen Ereignissen vorbereiten, sondern auch auf unterschiedliche Szenarien, die uns unwahrscheinlich erscheinen.

Ein Beispiel: In den meisten Ländern der Welt ist die Impfstoffverteilung inzwischen in vollem Gange. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass man sofort zur Tagesordnung übergehen kann. Der globale Rollout erfordert Zeit und erheblichen Aufwand. Vielerorts müssen wahrscheinlich noch für eine ganze Weile Lockdowns verhängt werden. Die nächsten 12 Monate unterscheiden sich also vielleicht gar nicht so sehr von 2020, wie wir es uns alle wünschen. Und Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, sich entsprechend anzupassen und zu planen.

Lange Planungszyklen kann sich niemand von uns mehr leisten. Die Best Practices gehen schon seit einiger Zeit in Richtung einer kontinuierlichen Planung. Die Fähigkeit, mit wesentlich engeren Planungshorizonten zu arbeiten, wird in den kommenden Monaten überlebenswichtig sein.

Lassen Sie manuelle Prozesse hinter sich und nutzen Sie die neuesten Technologien

Ob Sie es glauben oder nicht, viele Unternehmen stützen sich immer noch auf manuelle Finanzprozesse. Dinge von Hand zu erledigen, verlangsamt jedoch nicht nur die Abläufe im Finanzbereich, sondern hat auch zur Folge, dass Mitarbeiter auf die Daten warten müssen, die sie für ihre Planung und Analysen benötigen. Und wenn sie diese Daten dann erhalten, sind sie oft bereits überholt.

Die Digitalisierung von Finanzprozessen kann einen entscheidenden Einfluss auf Cashflow und Personalaufwand haben und die Genauigkeit und Aktualität Ihrer Forecasts verbessern. Der Einsatz von FP&A-Software mit integrierter KI steigert Ihre Geschwindigkeit und Präzision bei der Verarbeitung großer Datenmengen und verschafft Ihnen mehr Zeit für Auswertungen sowie strategische Überlegungen.

Jetzt ist die beste Zeit für Veränderung

Auch wenn es sich nicht so anfühlt – jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, um diese Veränderungen in Angriff zu nehmen. Die Unsicherheit wird uns noch eine ganze Weile begleiten. Je früher Sie also in der Lage sind, Transaktionen automatisch zu verarbeiten und Ihre Szenarienplanung mit Echtzeitdaten durchzuführen, desto besser.

Diese Änderungen lassen sich selbst unter den aktuellen Bedingungen überraschend einfach umsetzen. Mit einem Software-as-a-Service-Modell fallen zwar gewisse Vorabkosten an, doch Sie haben keinen Investitionsaufwand – Sie zahlen erst für den Service, wenn Sie ihn nutzen. Und dank der heutigen Cloud-Architekturen und Homeworking-Technologien können Implementierungsprojekte auch problemlos vollständig aus der Ferne abgewickelt werden.