Tijd voor een ander soort planning tijdens de COVID-19 crisis en daarna

Na alles wat organisaties in 2020 hebben meegemaakt, is de start van 2021 nog steeds een uitdaging.

Ook in 2021 houden organisaties nog steeds rekening met onrust. Te midden van die die onrust maken ze keuzes wat betreft scenarioplanning en cashflow. De tijd is voorbij dat je aan het begin van het jaar een plan opstelt en daaraan vasthoudt.

Deze onzekere tijd vraagt van financiële afdelingen om te plannen voor het onvoorziene, zelfs als de koers niet duidelijk is.

Flexibiliteit is het toverwoord

De COVID-19 pandemie brengt organisaties op zeer onbekend terrein. Zelfs nu er vaccinnatieprogramma’s worden uitgerold, weet niemand zeker wat er gaat gebeuren. Toch wordt nog steeds verwacht dat financiële afdelingen en analisten hun collega's adviseren over de toekomst.

Hoe kunnen Financial Planning & analysis (FP&A)-medewerkers plannen voor het onbekende? De eerste stap is kiezen voor een open-mindset en de bereidheid om te leren. Dit zorgt ervoor dat je de veranderingen kunt accepteren als iets dat gebeurt, en het stelt je in staat om deze verandering te gebruiken als een leermoment. Dat verandert de perceptie van verandering en helpt bij het creëren van een positievere cultuur.

Met deze mentaliteit beschik je over technieken en denkwijzen die je beter voorbereiden op onvoorspelbare situaties.

Heroverweeg de langetermijnplanning

Deze tijd vraagt van ons allemaal om flexibel te zijn. Flexibiliteit is blijvend en niet alleen iets wat in 2020 nodig was om te overleven.

Real-time data en real-time planning zullen cruciaal blijven voor succes. En dat betekent dat we systemen steeds meer moeten integreren - FP&A die naadloos samenwerkt met ERP, HCM en andere oplossingen - om je een volledig en actueel overzicht te geven. Het helpt je om te begrijpen wat er gebeurt en daarop goed te reageren, en dat is van fundamenteel belang voor de voortgang van organisaties. De mentaliteit van ‘eenmaal instellen en er daarna niet meer naar omkijken’ is voor planning niet langer acceptabel.

Werk met een breed scala aan scenario's

In de scenarioplanning die organisaties maken, werd de situatie waarin we ons nu bevinden vooraf als hoogst onwaarschijnlijk gezien. Dit toont aan dat je je niet alleen moet voorbereiden op situaties van wat waarschijnlijk zal gebeuren, maar ook op scenario’s die zeer onwaarschijnlijk zijn.

In de meeste landen wordt nu begonnen met vaccineren. Maar dat betekent niet dat de zaken meteen weer als vanouds gaan. De wereldwijde uitrol zal tijd nodig hebben. Lockdowns zullen waarschijnlijk op veel plaatsen nog enige tijd van kracht blijven. De komende 12 maanden zullen dus misschien niet zo verschillen van 2020 als we allemaal zouden willen, en organisaties moeten bereid zijn zich aan te passen bij het opstellen van hun plannen.

Niemand kan zich nog lange planningscycli veroorloven. Wat het beste blijkt te werken is een vorm van continue planning. Om de komende maanden te overleven, is het van cruciaal belang dat je met een veel kortere planningshorizon kunt werken.

Reken af met handmatige processen en update de technologie

Geloof het of niet, veel organisaties werken nog steeds met handmatige financiële processen. Handwerk vertraagt niet alleen de financiële operaties, maar zorgt er ook voor dat analisten en planners moeten wachten op de gegevens die ze nodig hebben. Als ze die uiteindelijk krijgen, zijn ze vaak verouderd.

Het digitaliseren van financiële processen kan een revolutionair effect hebben op de cashflow en de personeelskosten. Het verbetert ook de nauwkeurigheid en de actualiteit van je financiële prognoses. Door gebruik te maken van FP&A software met ingebouwde AI zijn de cijfers sneller en nauwkeuriger beschikbaar en houd je meer tijd over voor interpretatie en strategie.

Nu is het tijd om te veranderen

Het voelt misschien niet zo, maar het is nu dé tijd om veranderingen door te voeren. Onzekerheid is een blijvertje. Dus hoe eerder je de mogelijkheid hebt om transacties automatisch te verwerken en scenarioplanning uit te voeren met real-time gegevens, hoe beter.

Het doorvoeren van deze veranderingen kan verrassend eenvoudig zijn, zelfs onder de huidige omstandigheden. Met een Software-as-a-Service-model zijn er weliswaar voorafgaande kosten, maar is er geen sprake van grote investeringen. Je betaalt wanneer je de service gaat gebruiken. En met de huidige cloud-architectuur en thuiswerktechnologie kun je de implementatie volledig op afstand uitvoeren.