Maximieren Sie den ROI Ihrer Source-to-Contract-Lösung

Wenn Sie das meiste aus Ihrer S2C-Plattform herausholen wollen, brauchen Sie einen sorgfältig durchdachten Plan und ein gut strukturiertes Änderungsmanagement. Dann stehen die Chancen gut, dass Sie die Lösung nicht nur schnell implementieren, sondern auch dass sich Ihre Mitarbeitenden schnell an die neue Lösung gewöhnen und Sie den maximalen ROI erzielen.

Viele auf dem Markt erhältliche Softwarelösungen für Sourcing und Beschaffung versprechen das Blaue vom Himmel. Kunden lassen sich schnell von all diesen „Vorteilen“ hinreißen, insbesondere wenn sie sich von ihrer veralteten Legacy-Software trennen und eine cloudbasierte Lösung implementieren wollen. Technologie allein kann keine Wunder bewirken. Das Geheimnis liegt in einer wirklich guten Partnerschaft mit dem Lösungsanbieter. Ein wirklich guter S2C-Anbieter sollte Ihnen in erster Linie dabei helfen, die messbaren Geschäftsergebnisse zu maximieren, die für einen optimalen ROI sorgen.

Der traditionelle Ansatz: eine einseitige Partnerschaft

Die S2C-Bedürfnisse zu bestimmen, den richtigen Anbieter auszuwählen und das Tool zu implementieren sowie die Belegschaft in der Nutzung zu schulen, nimmt jede Menge Zeit in Anspruch. Jedoch werden die Planung und Vorbereitung auf das, was als Nächstes kommt, oft vernachlässigt: das Änderungsmanagement und die Nutzerakzeptanz. Anbieter investieren viel Zeit für ihr Marketing und die Neukundenakquise. Aber sie unterstützen Kunden nicht proaktiv, damit diese nach der Implementierungsphase langfristig erfolgreich sind. Das Resultat ist eine einseitige Partnerschaft. Denn sie bieten ihren Kunden kaum strukturierte Unterstützung und Anleitung, um sicherzustellen, dass diese die S2C-Lösung auf lange Sicht erfolgreich nutzen.

Der bessere Ansatz: eine echte Partnerschaft

Die Vorbereitung vor der Implementierung ist zweifellos wichtig. Die wahre Arbeit beginnt jedoch, nachdem die Lösung eingeführt wurde. Es muss dafür gesorgt werden, dass das Team über die richtigen Ressourcen, das nötige Wissen, einen Plan und auch die Bereitschaft verfügt, die neue Lösung gern und produktiv zu nutzen, damit die Geschäftsziele schnell erreicht werden.

Um die Lösung auf lange Sicht erfolgreich zu nutzen und maximalen ROI aus ihr herauszuholen, brauchen Sie einen ausführlichen Plan und eine Roadmap, die weit über die Implementierungsphase hinausgeht. Dafür ist es wichtig, den Änderungsmanagementprozess sorgfältig zu planen und die Nutzerakzeptanz zu fördern. Hier sollte der Anbieter dem Kunden proaktiv unter die Arme greifen. Denn schließlich hat er zahlreichen anderen Kunden bereits dabei geholfen, die diesen Prozess durchlaufen haben. Während Ihre Teammitglieder die Expert/innen für Beschaffung und Sourcing sind, sollte der Anbieter dafür zuständig sein, Ihnen mit der Lösung zum Erfolg zu verhelfen.

Dies ist jedoch ein langer Weg, auf dem Sie eine Vielzahl an Herausforderungen und Hindernissen überwinden müssen. Oft ist es der Widerstand der Belegschaft, die sich der Änderung gegenüber verschließt, manuelle Prozesse und Legacy-Systeme bevorzugt, oder aber es sind die Führungskräfte, die keine Notwendigkeit darin sehen, eine neue Lösung einzuführen.

Es liegt allein in der Verantwortung des Anbieters, in Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsteam allen Mitarbeitenden und Beteiligten die Vorteile der Technologie und der Digitalisierung zu vermitteln und die potenzielle Sorge aus dem Weg zu schaffen, dass diese im Zuge der Automatisierung und Technologieimplememtierung überflüssig werden. Dadurch lassen sich Hürden überwinden und der Widerstand auflösen.

Hürden meistern zur Förderung der Nutzerakzeptanz mit projektorientiertem Lernen

Ihr Team muss sich durch die neue S2C-Lösung sicher und gestärkt fühlen, unabhängig vom technischen Verständnis. Idealweise sollten die Nutzer/innen je nach ihren IT-Kenntnissen in Gruppen eingeteilt und entsprechend geschult werden. Dieser phasenweise Ansatz zur Einführung der S2C-Lösung wird durch ein projektorientiertes Lernprogramm ergänzt, mit dem sich das Team schnell und mühelos an die neue Software gewöhnen kann.

Dabei werden anstehende reale Sourcing-Aktivitäten, Lieferantenmanagementprojekte und andere Aufgaben wie die Vertragserstellung bzw. -ausführung genutzt, um die Mitarbeitenden in der Anwendung der Lösung zu schulen. Dieser dynamische Lernprozess ermöglicht es den Nutzer/innen, sich mit der Plattform vertraut zu machen und zugleich ihre echten Aufgaben zu erledigen, statt den ganzen Tag lang seitenlange Benutzerleitfäden zu studieren und sich mit simulierten Szenarien zu befassen. Ihre Mitarbeitenden können so das Gelernte viel schneller abrufen, wenn sie es anwenden müssen.

Ein gut organisierter, proaktiver Ansatz zur Bestimmung von KPIs und Zielen, die Erstellung von Projektplänen zur Förderung der Nutzerakzeptanz und eine Roadmap zur Erreichung der KPIs/Ziele stellen sicher, dass der maximale ROI erzielt wird.

So sollte eine echte Partnerschaft mit einem S2C-Anbieter, gestützt auf den projektorientierten Lernansatz, aussehen:

1. Der Kunde stellt ein spezielles Team zusammen, das die S2C-Implementierung vorantreibt. Es sollte wichtige Interessenvertreter umfassen, von Vertragsunterzeichnern bis hin zu einigen Superusern. Dieses S2C-Team des Kunden arbeitet eng mit dem Lösungsanbieter zusammen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Besonders wichtig ist, dass die Geschäftsführung hinter der Implementierung der neuen Lösung steht und dies an alle anderen Abteilungen entsprechend kommuniziert.
2. Gemeinsam erarbeiten der Kunde und der Anbieter die Ziele und Herausforderungen der Phasen 1, 2 und 3.
3. Sie bestimmen gemeinsam KPIs und Ziele, die der allgemeinen Beschaffungsstrategie entsprechen. Dazu könnten sie beispielsweise Störungen der Lieferkette oder andere Krisen simulieren, um mögliche Maßnahmen zu ermitteln, wie zum Beispiel die Suche nach alternativen Lieferanten, der Schutz der GuV vor starken Preissteigerungen oder schnellere Vertragszyklen, mit denen sich die Störungen beheben lassen, damit die Geschäftsaktivitäten aufrechterhalten werden können.
4. Der Anbieter erstellt einen 12-monatigen Plan, der alle vorgeschlagenen Schulungen und anzuwendenden Methoden enthält, mit monatlichen/vierteljährlichen Meilensteinen unter Einbeziehung des Kundenfeedbacks.
5. Dieser Plan wird von dem S2C-Team des Kunden und dem Anbieter in die Tat umgesetzt.
6. Der Anbieter unterstützt das S2C-Programm vollständig und treibt es proaktiv voran, um sicherzustellen, dass die monatlichen/vierteljährlichen KPIs/Ziele erreicht werden.
7. Monatliche/vierteljährliche Performance-Berichte (einschließlich Empfehlungen des Anbieters) werden an das S2C-Team des Kunden gesandt, um bei Bedarf anhand von KPIs und Zielen für Verbesserungen zu sorgen.
8. Zweimal im Jahr wird das System vollständig geprüft. Dabei werden weitreichende Statistiken aus allen Bereichen des Systems und Empfehlungen des Anbieters berücksichtigt, um die Nutzung/Performance auf einer sehr detaillierten Ebene zu analysieren und ggf. zu verbessern.
9. Zudem finden jährliche persönliche Meetings statt, an denen alle Beteiligte teilnehmen, um das Jahr Revue passieren zu lassen und für das Folgejahr zu planen.
10.  Dann werden die Schritte 2 bis 9 wiederholt.

Die nächsten Schritte

Sie müssen Ihre S2C-Prozesse nicht über Nacht digitalisieren. Dies kann schrittweise erfolgen, um die interne Nutzerakzeptanz zu fördern, die Zeit bis zur Implementierung zu verkürzen und letztlich den ROI zu steigern. Die Suche nach einem Technologieanbieter, der Sie als Partner dabei unterstützt, Ihre Ziele zu erreichen, wird nicht nur dem ROI Ihrer Investition zugute kommen, sondern Ihrem Unternehmen auch auf lange Sicht nachhaltigen Mehrwert bieten.

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