Maximisez rapidement le retour sur investissement de votre solution Source-to-Contract (S2C)

Pour tirer le meilleur parti de votre plateforme Source-to-Contract (S2C), vous devez disposer d’une approche de gestion du changement planifiée et structurée avec soin, garantissant une forte adoption par les utilisateurs, un délai de mise en œuvre réduit et un excellent retour sur investissement.

De nombreuses solutions logicielles commercialisées à l’intention des équipes responsables de la recherche de fournisseurs et des achats affichent des prétentions exagérées, et il est facile de se laisser hypnotiser par une multitude de fonctions fantaisistes, surtout si votre organisation cherche à évoluer d’un logiciel manuel obsolète vers une solution dans le Cloud. La technologie n’est pas, à elle seule, une solution miracle ; la clé du succès réside dans un véritable partenariat avec votre fournisseur de solutions. La compétence la plus importante d’un fournisseur de solutions S2C devrait être sa capacité à maximiser les résultats opérationnels tangibles qui optimisent le retour sur investissement.

L’approche habituelle du succès des solutions S2C : des partenariats déséquilibrés

Définir ses besoins en matière de solutions S2C, sélectionner un fournisseur adéquat, déployer l’outil et former le personnel demandent du temps. Cependant, la planification de ce qui se passera ensuite (à savoir, la gestion du changement et la promotion de l’adoption) est souvent négligée. Les fournisseurs, quant à eux, consacrent beaucoup de temps au marketing et à l’acquisition de nouveaux clients, mais ont tendance à soutenir les clients de manière réactive, plutôt que proactive, dans leurs initiatives de réussite après le déploiement. Ainsi en fournissant une assistance faible et une orientation non structurée pour assurer la réussite du programme S2C, le résultat est un partenariat déséquilibré.

Une meilleure approche : de véritables partenariats avec les fournisseurs

Le travail en amont du déploiement est essentiel. Cependant, le véritable travail doit débuter après le déploiement, afin d’assurer que votre équipe dispose des ressources, de la volonté, des connaissances et d’un plan qui lui permette d’utiliser pleinement la technologie pour atteindre ses objectifs et progresser rapidement.

Une composante essentielle pour dynamiser le succès à long terme et ainsi, maximiser le retour sur investissement de votre solution S2C, est un plan et une feuille de route détaillés allant au-delà de la mise en œuvre. La planification et la préparation du processus de gestion du changement et l’adoption par les utilisateurs et les intervenants sont essentielles pour générer rapidement un retour sur investissement. C’est ici que le fournisseur doit vous accompagner, de manière proactive et emphatique, vers le succès. Après tout, il a été impliqué dans des centaines, voire des milliers, de projets similaires. Les membres de votre équipe sont les experts des achats, et votre fournisseur de solutions devrait être l’expert de l’accompagnement vers le succès de votre programme S2C.

La route qui mène au succès d’un programme S2C est remplie de défis et d’obstacles. L’un des principaux obstacles à l’adoption peut être la résistance de membres de l’équipe opposés au changement, qui maîtrisent les processus manuels et les systèmes existants, ou celle d’intervenants de la direction qui préconisent que « tant que ce n’est pas cassé, on ne répare pas ».

Il incombe entièrement au prestataire, en partenariat avec les responsables des achats, d’aider les équipes et les intervenants à comprendre les avantages qu’offrent la technologie et la numérisation et à désamorcer d’éventuelles craintes de voir l’automatisation et la technologie remplacer leurs emplois. Cela contribuera à lever les obstacles et dissiper les résistances.

Lever les obstacles à l’adoption de l’apprentissage par projet

Votre équipe doit se sentir en confiance et soutenue dans son travail par la nouvelle solution S2C, quelles que soient ses connaissances technologiques. Les utilisateurs doivent être répartis en groupes en fonction de leur niveau de compétence technologique, et doivent être formés en conséquence. Cette approche progressive de l’adoption d’une solution S2C avec un programme d’apprentissage par projet aidera l’ensemble de votre équipe à atteindre cet objectif rapidement et confortablement.

Cette approche forme les utilisateurs aux futurs événements d’achat réels, aux projets de gestion des fournisseurs et aux projets de création/d’exécution de contrats. Cette approche d’apprentissage « sur le tas » implique d’effectuer un travail concret, plutôt que de recevoir plusieurs jours de formation théorique et fictive. Elle permet également de se souvenir plus facilement du contenu de l’apprentissage, lorsque c’est nécessaire.

Une approche très organisée et proactive de la définition des indicateurs clés de performance et des objectifs, de la création de projets pour encourager l’adoption par l’ensemble des intervenants et d’une feuille de route permettant d’atteindre les indicateurs clés de performance/objectifs vous assurera d’obtenir un retour sur investissement optimal.

Voici à quoi devrait ressembler un véritable partenariat avec un fournisseur de solutions S2C proposant l’apprentissage par projet :

1. Le client crée une équipe de pilotage du programme S2C incluant différents niveaux de la hiérarchie, impliquant les participants essentiels, du signataire du contrat à une sélection de super-utilisateurs et d’intervenants clés. L’équipe du client collaborera avec l’équipe dédiée de partenaires du fournisseur pour obtenir des résultats. Il est essentiel que les intervenants de haut niveau soient responsables de l’un des aspects les plus critiques de l’ensemble du projet : la directive descendante.
2. Le client et le fournisseur coopèrent pour définir les objectifs et les défis des phases 1, 2 et 3 du client, dans le cadre du mandat du programme S2C.
3. Le client et le fournisseur coopèrent pour définir des indicateurs clés de performance et des objectifs qui reflètent les principaux objectifs basés sur des objectifs d’approvisionnement plus étendus. Cette démarche peut également intégrer des simulations de perturbation ou de crise de la chaîne d’approvisionnement, pouvant inclure l’identification et la compréhension de la perturbation de la chaîne d’approvisionnement, l’atténuation de la perturbation pour que votre organisation puisse assurer ses principales fonctions opérationnelles et la recherche rapide d’autres fournisseurs pour combler les lacunes de la chaîne d’approvisionnement, protéger votre bilan contre les fortes augmentations de prix et réduire considérablement la durée du cycle de la création à la signature d’un contrat.
4. Le partenaire fournisseur planifie un projet de réussite à 12 mois contenant l’ensemble des formations et méthodologies suggérées à déployer, avec des échéances mensuelles/trimestrielles et un feedback client intégré.
5. Le projet de réussite planifié est mis en œuvre par l’équipe de pilotage de programme S2C du client et le partenaire fournisseur.
6. Le fournisseur partenaire soutient pleinement et dirige de manière proactive le programme S2C, afin d’assurer que les indicateurs clés de performance/objectifs mensuels/trimestriels sont atteints.
7. Des rapports d’information mensuels/trimestriels sur les performances (incluant les recommandations du fournisseur partenaire) sont diffusés auprès de l’équipe de supervision dans le but d’améliorer les performances au regard des indicateurs clés de performance et des objectifs, dans l’éventualité où les performances sont insatisfaisantes.
8. Des vérifications semestrielles complètes de l’intégrité du système présentent des statistiques très variées couvrant chaque aspect du système et des recommandations très détaillées du partenaire fournisseur visant à améliorer l’utilisation/les performances.
9. Une réunion annuelle sur site avec tous les intervenants essentiels permettra d’établir un bilan de l’année et de planifier l’année suivante.
10.  Répétez le cycle des étapes 2 à 9.

Prochaines étapes

La numérisation de votre processus S2C ne nécessite pas forcément une refonte complète, et elle peut se dérouler par étapes afin de favoriser l’adhésion en interne et d’accélérer la mise en œuvre – et essentiellement, le retour sur investissement. Trouver un partenaire fournisseur technologique qui comprend votre entreprise et souhaite vous aider à atteindre vos objectifs vous offrira un retour sur investissement substantiel, mais générera également une valeur durable, à long terme, pour l’organisation.

Comment la solution Unit4 Contract Lifecycle Management par Scanmarket peut-elle aider votre organisation ?

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