So hilft FP&A Dienstleistern dabei, ihre Ergebnisse zu verbessern
Dienstleistungsorganisationen, die sich auf die Erbringung von Dienstleistungen für ihre Kunden konzentrieren, stehen derzeit vor einer der herausforderndsten Zeiten in der jüngsten Geschichte. Gewinnmargen hängen von exzellenter Projektdurchführung und einem scharfen Blick auf fakturierbare Stunden ab. CFOs und ihre Teams stehen unter immensem Druck, sich von der Aufzeichnung und Auswertung von Daten zu strategischen Geschäftspartnern zu entwickeln. Sie liefern der C-Suite jetzt aussagekräftige Business Intelligence, unterstützen schnelle Entscheidungen und steuern die Organisation in eine profitable und nachhaltige Richtung mit Hilfe von Finanzplanung und -analyse (FP&A).
Aber was genau bedeutet FP&A?
Finanzplanung und -analyse ist eine Reihe von Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analyseaktivitäten, die Daten liefern, um die Kerngeschäftsentscheidungen und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu unterstützen. Die Verwendung von Technologie-Tools zur Streamline-FP&A ermöglicht schnelle und genaue Finanzanalyse und Beratung für Geschäftsführer, um die Auswirkungen von Entscheidungen auf den Cashflow und die Bilanz zu antizipieren und die finanzielle Gesundheit und Investitionen des Unternehmens zu bewerten und zu überwachen. FP&A unterstützt die Erstellung und Pflege detaillierter Finanzmodelle und -prognosen und ermöglicht es Finanzteams, agile, integrierte Finanzpläne zu erstellen, die mehrere Szenarien berücksichtigen. Es arbeitet mit Abteilungen zusammen, um Budgets vorzubereiten und zu konsolidieren, Geschäftsstrategie und -umsetzung abzustimmen und die Leistung zu überwachen. Es hilft auch bei der Identifizierung von Risiken und Chancen.
Planung und Prognose
FP&A liefert die Daten, um finanzielle Prognosen zu erstellen, die voraussagen, wie das Unternehmen in Zukunft funktionieren wird und ob es auf Kurs ist, um seine Ziele zu erreichen. Finanzielle Prognosemodelle können dann verwendet werden, um verschiedene Szenarien zu testen, den Einfluss verschiedener Variablen zu bewerten und Best Practices zur Erreichung der richtigen Ergebnisse zu bestimmen. Wenn eine Organisation die Personen kennt, die für ein Projekt benötigt werden, kann sie sehen, wie lange diese Personen sich dem Engagement widmen werden. Sie können das Kostenprofil gegenüberstellen und wie es sich auf die Marge auswirken wird und fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Personen auf welche Projekte gesetzt werden, je nach ihren individuellen Zeitkosten. Die Prognose im FP&A-System hilft sicherzustellen, dass Erwartungen gesetzt werden und die Margenziele erreicht werden.
Auslastung
Die Auslastungsrate zeigt, wie viel von der verfügbaren Zeit Ihrer Mitarbeiter für abrechenbare Arbeit aufgewendet wird. Wenn die Rate zu hoch ist, müssen Sie möglicherweise mehr Ressourcen hinzufügen. Wenn sie zu niedrig ist, müssen Sie versuchen, mehr Arbeit zu beschaffen. Professionelle Dienstleistungsorganisationen erkennen zunehmend, dass das Festhalten an einem alten, schwer zu integrierenden System im Vergleich zu einer moderneren Lösung eine verringerte Betriebseffizienz bedeutet. Diese neueren Lösungen haben enge Integrationen und breitere Funktionen, die einen vollständigen Überblick über die Operationen bieten, damit Unternehmen die Auslastung verbessern, ihre Ressourcen besser verwalten können, um Kunden schneller zu bedienen, mehr Projekte pünktlich abliefern und gleichzeitig Margen verbessern können.
Szenarioplanung
Die Szenarioplanung und Analyse ist eine immer beliebter werdende Planungsmethode. Wenn Analysten mehrere Szenarien betrachten, können sie Annahmen darüber treffen, was in Zukunft passieren könnte. Sie können die Konsequenzen antizipieren und für jedes glaubwürdige Szenario einen Reaktionsplan erstellen.
Vorhersagende Planung
Die vorhersagende Planung ermöglicht es FP&A-Teams, ein Modell für große Datensätze vergangener Leistungen zu erstellen, und dieses Zeitreihen-Prognosemodell wird verwendet, um zukünftige Leistungen vorherzusagen. Die Vorhersageanalytik unterstützt Planungswerkzeuge, insbesondere wenn sie in eine einzige Lösung integriert werden.
Treiberbasierte Planung
Die treiberbasierte Planung ermöglicht es Analysten, wichtige Erfolgsfaktoren des Geschäfts zu identifizieren und dann Pläne zu erstellen, die mathematisch zeigen, wie verschiedene Variablen diese Faktoren beeinflussen werden.
Budgets
FP&A-Teams können Ausgaben auf Basis strategischer Pläne schätzen und das Ausgabenbudget jedem Fachbereich zuweisen. Sie können auch vorhersehen, welche Einnahmen und Cashflows generiert werden. Ganze Unternehmensbudgets werden normalerweise auf jährlicher Basis erstellt, und Aktualisierungen erfolgen quartalsweise, wenn sich die Bedingungen ändern. Instabile Märkte haben jedoch dazu geführt, dass viele vorausschauende Organisationen jetzt eine Budgetierung mit Nullbasis verwenden, die durch die ständige Bewertung von Kosten und Ausgaben das Überschreiten des Budgets verhindert.
Überwachung der Leistung
FP&A-Teams analysieren kontinuierlich Finanzdaten und überwachen die Leistung und KPIs, um fundierte Entscheidungsberatung für das Unternehmen zu geben. Sie erstellen analytische Berichte und Datenvisualisierungen, die zukünftige Gewinnprognosen geben und den Geschäftsleitern mitteilen, welche Dienstleistungen in Zukunft am rentabelsten sein werden.
FP&A-Technologie
Automatisierung und Cloud verändern die FP&A-Landschaft und machen es einfacher, genauer zu planen, zu budgetieren und vorherzusagen. Unternehmen, die diese Technologien in ihrem FP&A einsetzen, haben einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, da sie die Zukunft viel präziser vorhersagen können und es somit einfacher ist, Trends, Muster, Korrelationen und Analysen zu entdecken, die sonst übersehen werden könnten.
Branchenspezifische Cloud-Softwarelösungen für professionelle Dienstleistungen helfen Unternehmen, auf die steigende Nachfrage der Kunden, zunehmende Projektkomplexitäten und ständige Veränderungen oder Verzögerungen in der Regulierung zu reagieren. Sie können:
- Die Rentabilität von Projekten steigern und Projekte in Echtzeit kontrollieren, um Probleme zu verhindern, bevor sie auftreten, und sicherzustellen, dass alle abrechenbaren Posten erfasst werden.
- Die Auslastung optimieren, indem sie Personen an den richtigen Stellen einsetzen, um Ergebnisse zu erzielen, Einnahmen aus abrechenbaren Stunden verfolgen und kostenbezogene Informationen zu den Personen verfolgen. Sie können die Programm- und Projektperformance verwalten, die Fähigkeiten der Personen mit Ihren Projekten und der Pipeline ausbalancieren und den Einsatz von Subunternehmern sorgfältig managen.
- Präzise abrechnen und dabei finanzielle Leistungstrends überwachen. Sie können präzise planen, budgetieren, prognostizieren, sofortige und genaue Berichte erhalten und die tatsächlichen Werte im Vergleich zum Budget für Programme und Projekte verwalten.
- Mehr Geschäfte gewinnen - weil sie jetzt Daten haben, die ihnen sagen, wo sie konkurrieren sollen (und wo nicht). Sie können genaue, profitable und konsistente Angebote erstellen und vergangene Erfolge als Modell verwenden, um erfolgreiche neue Projekte zu gewinnen und zu liefern.
Herkömmliche, arbeitsintensive Legacy-Systeme und uneinheitliche manuelle Prozesse erfüllen diese Anforderungen nicht mehr. Jetzt, mit der zunehmenden Komplexität des Remote-Arbeitens, der abnehmenden Projektumfänge und der verschobenen oder abgesagten Projekte, ist es noch nie so wichtig gewesen, die Kontrolle zu übernehmen und sicherzustellen, dass Ihre Technologie zukunftssicher und bereit ist, sich an eine sich ändernde Welt anzupassen.
Die Zeiterfassung muss genau sein, und Enterprise-Resource-Planning (ERP) und FP&A-Systeme müssen einfach zu bedienen sein. Eine einfache Zeiterfassung ermöglicht es, den Umsatz im System zu realisieren und ein genaues Finanzbild ohne Umsatzverlust zu erhalten.
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