Es gibt Alternativen zu Excel. Holen Sie das Meiste aus Ihren Daten heraus?

Excel gibt es schon seit einer Ewigkeit. Wer liebt Excel nicht? Aber zu viele nutzen Excel für Aufgaben, für die es nie bestimmt war. Verständlich angesichts der Vielzahl an Tools, die kommen und gehen.

Wo liegt das Problem mit Excel?

Excel ist ein fantastisches und zuverlässiges Tool, auf das sich Nutzer überall auf der Welt verlassen.

Richtig eingesetzt, dient es als leistungsstarkes und zugängliches Modellierungstool.

Aber gibt es eine Alternative zu Excel? Excel wird oft von Unternehmen für die Buchhaltung oder das Datenmanagement genutzt. Und das ist oft problematisch. Zu den Unternehmensdaten gehören heute Portfolioanalysen, Gewinn- und Verlustdaten sowie Informationen zur Szenarioplanung. Excel stößt aufgrund der stetig wachsenden Datenmenge allmählich an seine Grenzen. Warum? Denn Excel ist und bleibt in erster Linie ein zweidimensionales persönliches Produktivitätstool.

Selbst wenn Ihre Daten akkurat sind (und das ist nur selten der Fall aufgrund mehrerer Eingaben und Quellen), können die Endergebnisse fehlerhaft sein. Warum? Weil oft mehrere Personen Daten eingeben, bearbeiten, importieren und exportieren; von fehlerhaften Formeln ganz zu schweigen.

Unzuverlässige Daten: Excel ist keine Datenbank

Häufig wird angenommen, dass Excel eine Datenbank sei. Aber das stimmt nicht. Und dies birgt in der Regel Probleme.

Excel wurde nicht dafür entwickelt, wofür es von Unternehmen verwendet wird. Noch dazu kann es in puncto Compliance nicht mithalten, weil es die aktuellen Sicherheitsstandards nicht erfüllt. Es ist ein generisches Tool mit vordefinierten Annahmen über Datentypen. Wenn Sie zum Beispiel Textfolgen wie SEPT2 oder MARCH1 in ein Spreadsheet eingeben, werden diese standardmäßig als Datum angegeben.

Diese Begriffe sind übrigens auch die wissenschaftlichen Codes für bestimmte Gene. Eine 2016 durchgeführte Studie über öffentlich zugängliche Spreadsheets aus der Genforschung ergab, dass 20 % der mit Excel aufgezeichneten Forschungsergebnisse Fehler enthielten. Erschreckend, nicht wahr?

Wie können Sie sich also auf ein Tool verlassen, das Annahmen über Ihre Daten macht, die Sie nicht definiert haben? Und wenn solche Voreinstellungen unentdeckt bleiben, können sie auch andere Zellen, Sheets oder Dokumente beeinträchtigen.

Das Problem besteht darin, dass es keine gemeinsamen oder festgelegten Standards für Prozesskontrollen und -validierungen gibt. Viel gravierender ist, dass Sie selbst keine festlegen können. Sie können zwar einige Änderungen in jeder Datei vornehmen, aber keinerlei Anpassungen auf Software-Ebene. Dies kann extrem komplexe, kostspielige und zeitaufwendige Workarounds erfordern, um Prozesse zu entwickeln, die Zeit und Geld sparen. Laut einem im August 2020 veröffentlichten Bericht sollen jetzt sogar menschliche Gene umbenannt werden, um das Problem mit Excel zu umgehen. Aber sollte Software nicht uns das Leben erleichtern – statt umgekehrt?

Inkonsistente Versionskontrolle und fehlende Daten

In unserem E-Book wird erklärt, dass Excel-Spreadsheets nicht dafür konzipiert wurden, um von mehreren Nutzern verwendet zu werden oder um mehrere Updates und Änderungen durchzuführen. Denn dies führt in der Regel zu Verwirrung, Frustration und, was noch besorgniserregender ist, zu Misstrauen gegenüber den Zahlen.

Es gibt zahlreiche Beispiele dafür, warum Excel an seine Grenzen stößt. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, liefert Ihnen eine schnelle Internetsuche zahlreiche Informationen. Konkret denke ich an die Beispiele, bei denen das Zeilenlimit von 65.000 in älteren Versionen für Probleme gesorgt hat. Und ich gehe mal davon aus, dass mehr Unternehmen diese älteren Versionen nutzen, als man glaubt, genauso wie auch Behörden. Oder aber der Zusammenbruch von Enron im Jahr 2001, als Ermittler schwerwiegende Probleme mit über 9.000 Spreadsheets mit über 20,2 Millionen Formeln fanden.

Eine Frage der Expertise

Selbst wenn Excel gut funktioniert, geht dies mit Problemen einher – oft in Form von Expertenwissen. Um das Beste aus Excel herauszuholen, ist Fachwissen erforderlich, um all die Formeln zu verstehen, die viele Unternehmen heutzutage verwenden. Und das ist fast schon eine Wissenschaft für sich.

Ich kenne zum Beispiel jemanden, der Chemie an der Universität studiert hat und nun die dort erlernte fortgeschrittene Mathematik nutzt, um diese Formeln in der Finanzdienstleistungsbranche zu entwickeln. Mein Bekannter entwickelt Excel-Modelle für Finanzderivate unter Verwendung komplizierter, sehr fortschrittlicher mathematischer Formeln, die nur von anderen entsprechend ausgebildeten und erfahrenen Experten verstanden werden können. Und all diese klugen Köpfe in hochbezahlten Jobs entwickeln immer komplexere Derivatmodelle in einem nicht prüfbaren Rahmen, in Kombination von unzureichenden Risikokontrollsystemen (erstellt mit Excel).

Für die einen mag dies gut sein, birgt aber jede Menge Probleme für Sie.

• Kostspielig. Diese erforderliche Expertise ist nicht ohne Weiteres verfügbar und kommt dazu mit einem hohen Preis.
• Zeitaufwendig. Es ist sehr zeitaufwendig, diese Lösungen, die diese Methoden verwenden, zu entwickeln und zu testen. Dies schränkt Ihre Agilität und Fähigkeit zur Problemlösung ein. Bis die Lösungen endlich einsatzbereit sind, haben Sie längst den Anschluss verpasst.
• Unpraktisch. Ihre Teams können Daten nicht einfach nutzen, wenn sie sie brauchen. Aber noch besorgniserregender ist, dass sie sich nicht auf die Daten oder die damit generierten Ergebnisse verlassen können.

Und letztendlich ist es dieses mangelnde Vertrauen, was es so problematisch macht, wenn Excel für die falschen Zwecke verwendet wird.

Das Potenzial von zuverlässigen und nützlichen Daten

Das Potenzial von Daten gründet auf das Vertrauen, dass sie korrekt und für die auszuführende Aufgabe geeignet sind. Ihre Mitarbeitenden müssen in der Lage sein, sofort auf Daten zuzugreifen und diese zu nutzen. Noch dazu brauchen sie die Gewissheit, dass die verwendeten Daten und die daraus gewonnenen Ergebnisse auch geeignet sind.

Müssen Sie Ihre Excel-Gewohnheiten durchbrechen? Menschen sind Gewohnheitstiere. Wir vertrauen dem, was wir kennen. Aber wir sollten für unseren Zweck die richtigen Tools verwenden. Sie würden schließlich auch nicht einen Smart verwenden, um 60 Menschen zu transportieren.

Sie würden zwar irgendwann ankommen. Es würde jedoch ziemlich viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Vielleicht müssen Sie auch ein paar Umwege und nörgelnde Mitfahrer in Kauf nehmen oder die Personenzahl mehrere Male überprüfen.

Und das passiert auch, wenn Sie Microsoft Excel verwenden. Diese beliebte Software ist großartig für die persönliche Produktivität. Aber mit einem Tool für Finanzplanung und Analyse (FP&A) können Sie sich sicher sein, dass Ihr Tool für den Zweck geeignet ist.

Hier sind einige Gründe, warum eine FP&A-Lösung für die Budgetierung, Planung, das Forecasting, das Reporting und die Analyse besser geeignet ist als Excel Spreadsheets oder Google Sheets. Die Nutzung ist denkbar einfach und involviert weniger Ressourcen. Alle können Informationen austauschen. Es gibt also keine Datensilos mehr. Die Daten sind einheitlich, was die Zusammenarbeit erleichtert. Zudem sind die Informationen eindeutig. Sie können sich auch darauf verlassen, dass die Formeln korrekt sind und die Beteiligten zur Rechenschaft gezogen werden können.

Sie arbeiten stets mit den aktuellsten Daten, was Sie der Versionskontrolle und automatischen Datensynchronisation zu verdanken haben. Gerade wenn viele auf die Daten zugreifen und sie bearbeiten, ist dies sehr vorteilhaft. Und im Gegensatz zu Excel werden die Daten bei der Verwendung einer geeigneten FP&A-Lösung in einer zentralen und immer verfügbaren Datenbank sicher gespeichert, auf die alle autorisierten Nutzer über Computer und Laptops im Büro oder Homeoffice und sogar über Smartphones zugreifen können.

Unit4 unterstützt Unternehmen seit über 40 Jahren dabei, das volle Potenzial von Daten auszuschöpfen. Wenn Sie erfahren möchten, was alles mit Ihren Daten möglich wäre, entdecken Sie unsere People Experience Suite.

Häufig gestellte Fragen zu Excel für die Finanzplanung

Was ist der größte Nachteil von Excel?

Excel ist fehleranfällig. Wenn es mehrere Versionen und Nutzer gibt, wird es irgendwann zwangsläufig dazu kommen, dass Unstimmigkeiten oder Fehler auftreten.

Nutzen Finanzplaner Excel?

Einige nutzen Excel bestimmt, wobei die Konsequenzen sehr weitreichend sein können, von Ineffizienz bis hin zu hohen Risiken. Wird Excel für die Finanzplanung verwendet, kann dies zu unentdeckten Datenfehlern, unzuverlässigen Berichten und verlorengegangenen Daten führen. Darunter leidet die Datenkultur in Ihrem Unternehmen gehörig.

Wie in unserem Blog angesprochen, setzen viele Finanzplaner jetzt auf KI und maschinelles Lernen, um Veränderungen vorherzusehen und schnellere Erkenntnisse zu gewinnen.

Sollten Unternehmen weiterhin Microsoft Excel verwenden?

Microsoft Excel hat sich für viele alltägliche Aufgaben als nützlich erwiesen. Die Antwortet lautet also ja, aber nur für die persönliche Produktivität – und nicht als Datenbank. Dafür sollten Sie eine geeignete Lösung für Finanzplanung und Analyse (FP&A) verwenden.