Excel est souvent un bon outil, mais utilisé à mauvais escient

Excel est souvent un bon outil, mais utilisé à mauvais escient. Excel est à nos côtés depuis longtemps – et avouons-le, nous aimons tous Excel ! Cependant, beaucoup d’entre nous utilisent Excel bien au-delà de ses capacités – ce qui est compréhensible, à une époque où les outils vont et viennent.

Quel est le problème avec Excel ?

Excel est un outil fantastique et fiable, soutenu par un niveau de convivialité utilisateurs presque omniprésent. Bien utilisé, c’est un outil de modélisation extrêmement puissant et accessible.

Cependant, Excel est souvent utilisé comme un outil de comptabilité ou de gestion des données de l’entreprise, et c’est là que les problèmes commencent à apparaître. La croissance exponentielle des données des entreprises - analyse de portefeuille, pertes et profits, planification de scénarios - commencent à révéler les limites d’Excel. Pourquoi ? Parce que fondamentalement, Excel demeure un outil de comptabilité de productivité personnelle à deux dimensions.

Même si vos données sont exactes (et souvent, elles ne le sont pas, en raison des entrées et sources multiples), les résultats finaux peuvent encore contenir des erreurs dues au processus, qui repose sur plusieurs entrées réalisées par plusieurs personnes, ainsi qu’à la façon dont vous calculez, importez ou exportez les données.

Problématiques concernant les données – il ne s’agit pas d’une base de données

Considérer Excel comme une base de données figure parmi les idées fausses et les mauvaises utilisations d’Excel les plus répandues. Or, Excel n’est pas une base de données, et cela cause des problèmes de différentes manières.

Excel n’est pas adapté à votre organisation, ni à la tâche pour laquelle vous l’utilisez, et il ne peut être conforme aux normes de sécurité actuelles. Excel est un outil générique, qui comporte certaines hypothèses intégrées concernant les types de données. Par exemple, les chaînes de texte telles que SEPT2 et MARS1, lorsqu’elles sont chargées dans Excel, sont converties par défaut en dates dans votre feuille de calcul.

Si j’utilise cet exemple particulier, c’est parce que ces termes sont les codes scientifiques de certains gènes. De façon incrayable, une étude réalisée en 2016 sur des feuilles de calcul accessibles au public dans le domaine de la recherche génétique a révélé que 20 % des études qui utilisaient Excel contenaient des erreurs – une perspective effrayante !

Alors, comment pouvez-vous vous fier aux résultats produits par un système qui applique des hypothèses que vous n’avez pas définies concernant vos données ? Et si elles ne sont pas repérées, ces hypothèses peuvent infecter plus que la seule instance où elles apparaissent, car d’autres cellules, feuilles de calcul et documents sont également fondés sur elles.

La difficulté est qu’il n’existe aucune norme commune ou définie pour les contrôles et validations de processus. Et plus important encore, vous ne pouvez pas les créer. Bien que vous puissiez apporter certaines modifications à chaque fichier, Excel ne peut être adapté au niveau logiciel. Ceci peut se traduire par la mise en œuvre de solutions palliatives remarquablement complexes, coûteuses et fastidieuses pour développer des processus permettant de gagner du temps et de l’argent. En réalité, un rapport récent publié en août 2020 indique que la communauté scientifique renomme maintenant certains gènes humains afin de surmonter la problématique liée à Excel ! Or, les logiciels devraient nous soutenir dans notre travail, et non l’inverse.

Contrôle des versions et données manquantes

Comme nous l’avons expliqué dans notre ebook récemment publié, « Les feuilles de calcul Excel ne sont pas conçues pour être utilisées par plusieurs utilisateurs ou pour permettre de nombreuses mises à jour et modifications. Cette pratique a tendance à générer de la confusion, de la frustration et, chose plus préoccupante encore, de la méfiance envers les chiffres fournis. »

Il existe d’autres exemples bien connus qui révèlent les limitations d’Excel, et si vous souhaitez en savoir plus, une recherche rapide sur Internet vous fournira bien des lectures. Plus particulièrement, les limitations que je cite le plus souvent sont les limites de 65 000 lignes des anciennes versions d’Excel (combien d’entreprises utilisent encore ces anciennes versions ? Je soupçonne qu’elles sont plus nombreuses que nous ne le pensons, sans parler d’un certain nombre d’agences gouvernementales) et l’effondrement d’Enron en 2001, suite auquel les enquêteurs ont découvert de graves problèmes dans plus de 9 000 feuilles de calcul contenant plus de 20,2 millions de formules.

L’énigme des spécialistes

Même lorsqu’Excel fonctionne bien, il pose certains problèmes, souvent sous la forme de connaissances spécialisées. Pour tirer le meilleur parti d’Excel, vous devez disposer de connaissances spécialisées pour comprendre les types de formules qu’utilisent aujourd’hui de nombreuses entreprises. C’est pratiquement devenu une industrie.

À vrai dire, je connais quelqu’un qui a étudié la chimie à l’université et utilise aujourd’hui les connaissances mathématiques avancées apprises pendant ses études pour construire ces formules dans le secteur des services financiers. Cette personne développe des modèles Excel de produits financiers dérivés en s’appuyant sur des modèles mathématiques obscurs et très avancés, qui ne peuvent être compris que par d’autres personnes très intelligentes, disposant d’une formation adéquate et d’une solide expérience. Et toutes ces personnes font la même chose dans des rôles fortement rémunérés : elles construisent des modèles de produits dérivés toujours plus complexes dans un cadre non auditable, délimité par des systèmes défaillants de contrôle des risques (construits dans Excel).

C’est une très bonne chose pour elles, mais cela peut créer plusieurs problèmes pour vous.

• C’est coûteux. Ces types de connaissances spécialisées ne sont pas facilement disponibles, et ceux qui les détiennent peuvent en demander un prix élevé.
• C’est fastidieux.  Construire et tester les solutions fondées sur ces méthodes demande du temps, ce qui impacte votre agilité et votre capacité à résoudre les problèmes, et les délais associés à leur création grèvent votre agilité.
• C’est peu pratique.  Ce point (et tous les autres ci-dessus) signifie que vos collaborateurs ne peuvent pas simplement utiliser les données comme ils le souhaitent. Et, plus préoccupant encore, ils ne peuvent même pas être sûrs de pouvoir se fier aux données qu’ils utilisent ou aux résultats qu’elles produisent.
• Et, en fin de compte, c’est ce manque de confiance qui est la cause d’un problème lorsqu’Excel est utilisé à mauvais escient.

La puissance de données fiables et exploitables

La puissance des données découle de la confiance dans leur exactitude et leur applicabilité à la tâche en cours. Vos collaborateurs doivent pouvoir accéder aux données et les utiliser instantanément et, pour effectuer leur travail, ils doivent savoir que les données qu’ils utilisent et les résultats qu’elles fournissent sont exacts, c’est-à-dire que les données sont exploitables.

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Bob Elliott

ACMA/CGMA, responsable principal des solutions – FP&A, Unit4