Sind Jahresbudgets überhaupt noch sinnvoll?

Das Konzept der Budgetierung ist ein so zentraler Bestandteil im Finanzbereich, dass viele von uns bereits in jungen Jahren von unseren Eltern gelernt haben, wie wir damit unsere Finanzen (und damit auch unser Leben) besser im Griff behalten. Und in fast allen Unternehmen, egal ob groß oder klein, ist die jährliche Budgetplanung seit Jahrzehnten eine Selbstverständlichkeit.

Nach den Herausforderungen der letzten Jahre berichten viele Unternehmen jedoch, dass sie kein Jahresbudget mehr festlegen, sondern stattdessen auf ein monatliches rollierendes Forecasting-System setzen, um schneller auf Veränderungen reagieren zu können.

Angesichts dieses Trends ziehen viele Finanzverantwortliche und Führungskräfte eine Generalüberholung ihrer Budgetierung in Erwägung, zumal diese sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Je nach den geschäftlichen Herausforderungen muss natürlich jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Art der Budgetierung am besten funktioniert. Dennoch möchte ich im Folgenden einige wichtige Faktoren erläutern, die sich auf diese Entscheidung auswirken könnten.

Was ist ein Jahresbudget und wie funktioniert es? 

Im Jahresbudget werden im Wesentlichen alle geplanten Einnahmen und Ausgaben einer Organisation für das kommende Jahr festgehalten. Der Prozess zur Erstellung eines Budgets dieser Art ist ziemlich aufwendig. Denn zunächst müssen die strategischen Langzeit-Ziele formuliert und erreichbare Meilensteine für das kommende Jahr abgesteckt werden. Um diese zu erreichen, müssen Ressourcen angemessen zugewiesen werden.

Je nach Unternehmen werden diese Pläne üblicherweise pro Geschäftsbereich, Segment, Kategorie, Marke oder Standort erstellt. Ein globales Konsumgüterunternehmen würde beispielsweise wahrscheinlich Budgets für seine verschiedenen Produktkategorien wie Körperpflege, Haarpflege oder Haushaltsartikel erstellen, die dann auf Markenebene und nach Standorten weiter aufgeschlüsselt werden.

Dieser gesamte jährliche Budgetierungsprozess nimmt in den meisten Unternehmen etwa zwei bis drei Monate in Anspruch. Angenommen ein Unternehmen nutzt das Kalenderjahr als Geschäftsjahr, dann erfolgt die Budgetierung für das kommende Jahr von September bis November und wird im Dezember abgeschlossen.

Warum ein klassisches Jahresbudget heutzutage nicht mehr ausreicht

Die heutige Geschäftswelt ist äußerst schnelllebig. Budgets werden in der Regel zwei bis drei Monate vor Jahresbeginn auf Grundlage angenommener Geschäftsszenarien erstellt. Doch die eigentliche Realität kann von der geplanten enorm abweichen. Plötzliche Herausforderungen, die unerwartet auftreten könnten, wären z. B.:

• ein neuer ausländischer Wettbewerber, der über ausreichend Kapital verfügt, um den Markt zu erobern,
• ein bekannter Wetterbewerber, der auf einmal seine Preise senkt,
• in die Höhe schießende Rohölpreise, mit denen auch die Investitionskosten steigen, oder
• die Verabschiedung eines neuen Steuergesetzes

Das Geschäftsumfeld ändert sich täglich. Wenn Sie heute Ihr Jahresbudget erstellen, kann es morgen bereits veraltet sein.

Prozesse, die dem Wandel der Zeit gerecht werden 

Um mit der dynamischen Business-Welt Schritt halten zu können, müssen Organisationen Prozesse entwickeln, um die Lücken in ihrem Jahresbudget zu schließen. Budgetrevisionen, die in regelmäßigen Abständen unter Einbeziehung der aktuellsten Zahlen durchgeführt werden, sind eine beliebte Methode dafür. Diese überarbeiteten Budgets ermöglichen es Ihrer Organisation, neue Entwicklungen zu berücksichtigen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um die Budgetierung für den Rest des Jahres realistischer zu gestalten.

Je nach Branche verwenden die meisten Unternehmen auch monatliche rollierende Forecasts über einen Zeitraum von 12 bis 36 Monaten. Dabei handelt es sich um monatliche Bottom-up-Forecasts, bei denen Daten aus allen Abteilungen und Funktionen erfasst werden, um die Auswirkungen von Ereignissen besser vorhersagen zu können. Unternehmen können so maximale Agilität gewährleisten.

Rollierende Forecasts bringen einen enormen Vorteil. Denn sie ermöglichen Führungskräften schnell auf sich ändernde Marktlagen zu reagieren. Sie können so angemessene Maßnahmen ergreifen, wie z. B. die Erhöhung der Preise ihrer Produkte als Reaktion auf steigende Rohstoffkosten oder die Zuweisung frei verfügbarer Ressourcen wie Marketing-Budgets an ein Geschäftssegment mit einem enormen Wachstumspotenzial und nicht an ein Segment, das mit Hürden konfrontiert ist. Ohne rollierende Forecasts hätten Teams keine andere Wahl, als sich an das ursprüngliche Jahresbudget zu halten.

Sollte der Umsatz eines Geschäftsbereichs im ersten Halbjahr stark zurückgehen, kann dies die Verfehlung des Jahresziels zur Folge haben. Müssen Teams dennoch am Jahresziel festhalten, wird ihre Motivation gedämpft. Denn sie wissen, dass sie diesen Rückstand ja sowieso nicht aufholen werden, und liefern das restliche Jahr über suboptimale Ergebnisse. Werden Teams stattdessen angespornt, realistische Ziele zu erreichen, die kurz vor dem Monat festgelegt wurden, werden sie ihre Bestleistung erbringen und dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.

Müssen wir uns vom Konzept des klassischen Budgets verabschieden?

Jahresbudgets mögen einige offensichtliche Einschränkungen mit sich bringen, dennoch erfüllen sie noch immer einen gewissen Zweck. Die jährliche Budgetierung unterscheidet sich deutlich von rollierenden Forecasts, da es sich dabei um einen aufwendigen Prozess handelt, der mit der Festlegung einer langfristigen Strategie beginnt. Dafür muss zunächst festgelegt werden, was das Unternehmen in den kommenden fünf bis zehn Jahren erreichen möchte, und das im Hinblick auf die einzelnen Geschäftssegmente, Standorte und Kategorien sowie den Umsatz und das Nettovermögen – um nur einige entscheidende Faktoren zu nennen.

Dieser Plan wird dann auf die einzelnen Jahre aufgeschlüsselt, wodurch sich ein Jahresbudget für das kommende Jahr ergibt. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr angestrebtes Ziel immer im Fokus steht. Das Geschäftsumfeld kann sich jederzeit ändern und darauf müssen Sie schnell reagieren können. Dennoch ist es entscheidend, dass Sie zum Jahresende die Ist-Situation des Unternehmens mit der Soll-Situation vergleichen.

Nehmen wir beispielsweise an: Ein Hersteller hat seine strategische Ausrichtung festgelegt und möchte sein Produktsortiment in den nächsten 10 Jahren ausweiten. Um dieses Ziel zu erreichen, muss das Unternehmen jedes Jahr Investitionen tätigen. Dies kann jedoch anfangs niedrigere Margen oder höhere Kapital- und Marketing-Ausgaben bedeuten. Hat das Unternehmen kein Jahresbudget, in dem dieses strategische Ziel und die entsprechende Ressourcenzuweisung festgehalten wird, weil es sich ausschließlich auf rollierende Forecasts verlässt, kann es sein, dass es seine Investitionen in dieses neue Geschäft kürzt und es den bekannten gewinnbringenderen Geschäftsbereichen zuweist.

Ein Mittelweg​​​​​​​ 

Dass einmal im Jahr erstellte Budgets nicht mehr ausreichen, um der komplexen und sich schnell ändernden Geschäftswelt gerecht zu werden, liegt auf der Hand. Dennoch haben viele Unternehmen weltweit erkannt, dass das Jahresbudget aus Strategie- und Controlling-Sicht weiterhin wichtig ist. Gleichzeitig sollten Sie aber auch nicht zulassen, dass ein Jahresbudget Ihr Tagesgeschäft bestimmt, denn das würde die Flexibilität Ihres Unternehmens stark einschränken. Die meisten Organisationen haben daher ein hybrides System implementiert, bei dem ihr Jahresbudget ihre strategische Ausrichtung festlegt und ergänzt wird durch rollierende Forecasts für schnelle Anpassungen.

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