Häufige Risiken bei der ERP-Implementierung und wie sie gemindert werden können
Warum sollte jemand Cloud-ERP nutzen?
Ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen ist nur so produktiv wie seine Mitarbeitenden. Cloud-ERP ist dank seiner Fähigkeit, Ihre Arbeitsabläufe radikal zu vereinfachen und zu automatisieren, ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern. Obwohl die Umstellung auf Cloud-ERP damit ein Selbstläufer sein sollte, zögern viele Unternehmen noch immer, den Sprung zu wagen, nach dem Motto: "Was nicht kaputt ist, soll man nicht reparieren".
Technologie- und Geschäftsentscheider neigen dazu, bei der Verlagerung ihres ERP in die Cloud einen risikoscheuen Ansatz zu wählen. Wir wissen jedoch aus Erfahrung, dass Unternehmen, die ihr ERP-System in die Cloud migrieren, durchweg große Vorteile daraus ziehen - Vorteile, die die Risiken und Herausforderungen der eigentlichen Migration deutlich überwiegen.
Die Ursache für dieses Missverständnis liegt in den Herausforderungen, die ältere, nicht cloudbasierte ERPs für die Unternehmen darstellen, die sie noch nutzen. Es wird einfach angenommen, dass eine Migration in die Cloud eine bereits schwerfällige Lösung noch komplexer machen würde.
Die Realität ist, dass ein Cloud-ERP nicht einfach Ihre bestehende Lösung in der Cloud ist. Die meisten On-Premise-Lösungen sind zu alt und zu maßgeschneidert, um einfach in die Cloud verschoben zu werden. Dies trägt jedoch nur dazu bei, dass die Schwierigkeiten als solche wahrgenommen werden.
Der Grund dafür ist, dass ein einfaches "Lift and Shift" ausgeschlossen ist und die gesamte Lösung ersetzt werden muss, nur um in die Cloud zu wechseln, was mit viel Arbeit und noch mehr Kosten für wenig Ertrag verbunden ist.
ERP-Risiken - eher eine Fehleinschätzung der Realität als ein Problem des Risikomanagements
Für diejenigen, die migriert haben, sind die erwarteten Herausforderungen nie eingetreten. Interessanterweise ergab eine Untersuchung, die wir zusammen mit Computing Research im Jahr 2020 durchgeführt haben, dass die Diskrepanz zwischen Erwartung und Realität bei dieser Gruppe nur geringfügig war, während sie bei denjenigen, die nicht migriert hatten, deutlich größer war.
Dies deutet darauf hin, dass bei zögerlichen Unternehmen die Bedenken bezüglich der Migration auf ein Cloud-ERP nicht mit der Realität der Migration übereinstimmen. Das bedeutet, dass diejenigen, die die Cloud-ERP-Implementierung am schwierigsten finden, diejenigen sind, die es nicht tun. Dies stellt für sie offensichtlich ein großes Problem in Form einer sich selbst erfüllenden Prophezeiung dar. Je schwieriger man eine Cloud-Migration einschätzt, desto komplexer erscheint einem das ERP-Risikomanagement bei der Implementierung, und desto unwahrscheinlicher ist es, dass man den Wechsel vollzieht.
Viele Unternehmen glauben immer noch, dass Cloud-Plattformen von Natur aus weniger sicher sind - und das, obwohl Public-Cloud-Plattformen wie Microsoft Azure nach einem Jahrzehnt der Entwicklung und Innovation zu den fortschrittlichsten Softwarelösungen der Welt gehören, was Bedrohungs- und Penetrationstests, Verschlüsselung und Richtlinien angeht.
Diese kognitive Dissonanz hält viele Unternehmen weiterhin zurück.
Gemeinsame Anliegen des Risikomanagements bei der ERP-Einführung
1. Projektleitung und Planung
Die Frage, wie die Implementierung angegangen werden soll - zusammen mit Überlegungen, wer die Arbeit erledigen soll, wie sie aufgeteilt werden soll und wie angemessene Fristen und Meilensteine aussehen sollen - sind allesamt von zentraler Bedeutung ERP-Implementierungen sind mehrphasige Projekte und müssen lange im Voraus geplant und festgelegt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Zustimmung und Mitarbeit der zahlreichen Beteiligten zu gewinnen, die wahrscheinlich einbezogen werden müssen.
Das Hauptrisiko besteht darin, dass sich das Projekt verzögert, weil verschiedene Teams ihre Verantwortlichkeiten für das ERP-Implementierungsprojekt mit ihren anderen Prioritäten jonglieren müssen, und dass es zu Fehleinschätzungen hinsichtlich der für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlichen Zeit und des Budgets kommt (vor allem, wenn sich der Umfang des Projekts vergrößert).
Unit4 entwickelt Systeme, die speziell auf die Bedürfnisse dienstleistungsorientierter Unternehmen zugeschnitten sind, und wir haben diese Erfahrung genutzt, um eine Wissensbasis und Expertise zu schaffen, die dazu beiträgt, dass Implementierungen für Ihr gesamtes Unternehmen so reibungslos wie möglich verlaufen. Unsere maßgeschneiderten Branchenmodelle für die Implementierung sind so konzipiert, dass sie Ihnen die branchenspezifischen Fähigkeiten bieten, die Sie benötigen, um Ihr neues System mit minimalen Unterbrechungen in Betrieb zu nehmen - es ist sogar bekannt, dass es die typische Dauer eines Implementierungsprojekts halbiert, den Aufwand für Projektmanagement und Planung reduziert, Kostenüberschreitungen verhindert und den Veränderungsprozess einfacher macht.
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2. Risiko des Änderungsmanagements
Die Art und Weise, wie Sie an das Änderungsmanagement herangehen, kann ein großes Risiko für den Erfolg Ihrer Implementierung und Ihre laufenden Abläufe darstellen. Veränderungen jeglicher Art wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Menschen ihre Arbeit tun - sie können stressig und verwirrend sein und in manchen Fällen die Leistung untergraben. Der Umgang mit den Auswirkungen von Veränderungen auf Ihre Mitarbeiter muss daher mit Mitgefühl und Geduld erfolgen, um positive Ergebnisse zu erzielen.
Veränderungsprojekte sind grundsätzlich Lernprojekte, und Lernen braucht Zeit - jeder wird eine Lernkurve durchlaufen müssen, während sich Ihr Unternehmen mit einem neuen System vertraut macht. Ein diszipliniertes Änderungsmanagement ist bei ERP-Projekten besonders wichtig, da es sich dabei nicht um ein einmaliges Ereignis handelt, das beendet ist, sobald das neue System in Betrieb ist. Insbesondere Cloud-ERP basiert auf der Annahme, dass es sich ständig weiterentwickelt, um das Unternehmen zu unterstützen, wenn es sich weiterentwickelt und neue Technologien einbezieht.
Unit4 unterstützt Sie bei der Bewältigung der Herausforderungen des Change Managements mit engagierten Support-Teams, die auch nach Abschluss der Implementierung weiter mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten. So können Sie einen weiteren großen Vorteil der Cloud nutzen: Ihre eigenen Teams werden von der Last der Systemwartung und -leistung befreit und können sich auf die strategische Wertschöpfung konzentrieren.
3.Datenintegration, Qualitätsmanagement und Zugänglichkeit
Eine der am häufigsten genannten Befürchtungen im Zusammenhang mit der Cloud-ERP-Migration ist die Frage der Datenhoheit. Die Cloud ist zwar der einzige gangbare Weg zu einer vollständigen Datenintegration und -transparenz, aber sie bedeutet auch eine Veränderung in der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen auf seine ERP-Datenbank zugreift und mit ihr arbeitet.
Da ein Cloud-Anbieter für die Gesamtleistung und Sicherheit der Lösung verantwortlich ist, ist ein direkter Datenbankzugriff in der Regel nur mit einem Prüfpfad (zur Gewährleistung der Compliance) und mit einem gewissen Maß an Unterstützung und Autorisierung durch den Anbieter möglich. Dies trägt jedoch dazu bei, eines der größten latenten Risiken beim ERP-Betrieb und bei der Migration zu minimieren: den Verlust oder die falsche Verwaltung von Geschäftsdaten - etwas, das im Zeitalter von GDPR und anderen strafbewehrten Regelwerken sowohl ein rechtliches Compliance-Risiko als auch ein direktes finanzielles Risiko darstellen kann.
Unit4 eliminiert diese Risiken, indem es einen einheitlichen Ansatz für die Standardisierung der Compliance und eine Lösung bietet, die eine einheitliche Sicht auf alle Daten in Ihrem System ermöglicht - unabhängig von ihrer Eingabequelle. Sie helfen Ihrem Unternehmen, Entscheidungen schneller und effektiver zu treffen, und stellen sicher, dass jeder, der die Lösung nutzt, dies auf eine Art und Weise tut, die sowohl von Ihrer als auch von unserer Organisation vorab genehmigt wurde und die mit allen relevanten Vorschriften konform ist. So können sie die Lösung vertrauensvoll und mit minimaler Beeinträchtigung ihrer Produktivität nutzen.
Wie kann Unit4 Cloud ERP Ihnen helfen?
Die ERP-Software von Unit4 ist das Herzstück einer besseren Arbeit und eines besseren Arbeitsplatzes und gibt Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf das zu konzentrieren, was zählt: ihren Erfolg und den des Unternehmens.
Unsere Lösungen leben in der Cloud und verbessern Ihr Geschäft, indem sie Transparenz und Kontrolle über alle Aspekte von Finanzen, Projekten, Beschaffung, Reporting, Prognosen und Gehaltsabrechnung bieten.
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