Unit4-rapport: Ökat intresse för shared service-funktioner inom offentlig sektor och bland tjänsteorganisationer

Stockholm den 25 september 2023 – Unit4, en ledande leverantör av molnapplikationer för personalintensiva verksamheter, presenterar nyckeltrender inom användandet av shared services inom offentlig sektor och tjänstesektorn. Trenderna som redovisas baseras på data från studien 2023 State of the Digital Nation och Pierre Audoin Consultants (PAC) Study: Professional Services - A Benchmark for 2023. Båda rapporterna är genomförda på uppdrag av Unit4.

Rapporterna visar att det idag finns stort intresse för shared services inom båda sektorerna. Vidare indikerar undersökningarna en tydlig inriktning mot att användningen av shared services, inte bara handlar om att att uppnå kostnadsbesparingar, utan även för att förbättra kvalitet, produktivitet, beslutsfattande och agilitet, med syftet att skapa motståndskraftiga organisationer.

En rörelse från kostnadsbesparing till gemensam motståndskraft

Ungefär hälften av tjänsteorganisationerna som ingår i PAC-studien säger att de har centraliserad projektledning, kundtjänst samt försäljning och marknadsföring. Detta tyder på att shared services kan vara effektiva för att effektivisera nyckelprocesser som riktar sig till kunder. En femtedel av företagen uppger att de de kommande tre åren kommer att fokusera på att anpassa kärnprocesser för projekt, kontrakt och resurshantering. Detta kan vara en effekt av ökat distansarbete och ökad medvetenhet om potentialen att utveckla globala leveransmodeller, som kräver att kritiska funktioner förenklas och samordnas inom hela organisationsstrukturen.

Nästan en fjärdedel (24 procent) säger att de kommer att centralisera finansiell planering och analys (FP&A) de närmaste tre åren. Detta visar att tjänsteorganisationer planerar att dra nytta av de fördelar de hittills har uppnått med shared services för att skapa en enhetlig bild av företagsomfattande data med hjälp av FP&A-verktyg. Det speglar även insikten om att fördelarna med shared services inte är begränsade till att minska kostnader, utan även omfattar utveckling av ökad agilitet för att kunna ta tillvara på möjligheterna från realtidsanalyser.

– Tjänstebranschen anpassar sig snabbt och förstår att shared services kan hjälpa till att bygga motståndskraft inför den osäkra marknadsutvecklingen, något som är avgörande om de ska förbli konkurrenskraftiga. Under pandemin experimenterade tjänsteföretagen med globala leveransmodeller och för vissa företag blev detta ett sätt att differentiera sig. För att lyckas krävs dock strömlinjeformade och samordnade interna och externa affärsprocesser. Det är tydligt att modeller för shared services erbjuder ett mer effektivt sätt att etablera rätt förutsättningar för globala leveransstrategier,  säger Mike Ettling, VD för Unit4.

– Rapporterna visar att det i Sverige finns ett ökat intresse att satsa på shared services för att förbättra effektiviteten inom bland annat HR- och ekonomifunktioner. Med 25 procent som planerar att övergå till en gemensam servicemodell för finans och redovisning under de kommande tre åren, visar detta på en stark vilja att driva förändring och effektivitet, säger Katarina Gunnarsson, Nordenchef på Unit4.

Offentlig Sektor

Det har skett en betydande tillväxt i införandet av centrala gemensamma stödfunktioner, som har gått från noll procent år 2021 till 33 procent år 2023, enligt studien "Digital Nation". För de som redan använder gemensamma stödfunktioner har att utöka deras användning varit en av de tre viktigaste förändringarna som organisationer inom offentlig sektor har sett under de senaste 24 månaderna.

– Det växande intresset för shared services inom offentlig sektor i Norden och Sverige är ett tecken på ett stort behov att samarbeta för att leverera tjänster och service till allmänheten. Gemensamma stödfunktioner blir en alltmer strategisk lösning inom offentlig sektor, inte bara för kostnadsbesparingar, utan även för att effektivisera organisationen och inte minst för att tillgodose ökande behov av exempelvis realtidsanalys, avslutar Katarina Gunnarsson, Nordenchef på Unit4.