Unit4 hjälpte Södertälje Kommun att snabbt komma igång med nytt affärssystem

Att stötta sina medborgare är ett av kommunernas främsta syfte, men det inte lätt att vara ansvarig för verksamheten i en svensk kommun i dag. Budgetutrymmet krymper och kraven på effektivisering ökar, samtidigt som behovet av digitala tjänster ökar.

En viktig del i att få ihop detta pussel är ett lätthanterligt affärssystem. Så var även fallet i Södertälje kommun när man för några år sedan började titta på hur man skulle arbeta i framtiden. Kommunens tidigare affärssystem hade inte utvecklats i takt med omvärlden, och man upplevde att många arbetsuppgifter gjordes manuellt.

Beslut togs att göra en upphandling av ett nytt ekonomisystem - och längre fram dessutom en upphandling av e-handelslösning. Några av projektets mål var bland annat att införa standardiserade processer och etablera effektiva verktyg för uppföljning och rapportering. En ansökningsinbjudan gick ut i juni 2019, och man hade som uttalat mål att hitta en leverantör med förmågan att ta Södertälje kommun in i framtiden via automatisering och digitalisering av processer.

– Södertälje kommun sökte ett partnerskap med en integrations och systemleverantör som kunde utvecklas under hela kontraktsperioden. Man ville ha en leverantör med erfarenhet av att driva förändring och utveckling, förklarar Alexander Drevstad, nordisk säljchef för offentlig sektor på Unit4.

I tid och inom budget
Södertälje valde tillslut Unit4 som huvudansvarig samarbetspartner och allt har gått enligt plan -  projektet har genomförts i tid och inom de budgetramar som fastställdes. 

– Det faktum att det var erfarna projektledare som vägledde kommunens alla verksamheter genom projektet skapade en trygghet och en smidighet vid implementationen ansåg Södertälje kommun. En tydlig ansvarsfördelning bidrog till ett gott samarbetsklimat, och trots pandemin, så lyckades vi föra ett projekt digitalt där alla kom till tals och kände sig delaktiga, förklarar Alexander Drevstad. 

Att upphandla och komma i gång med ett nytt affärssystem på en kommun är en process som kan ta flera år, från det inledande kravarbetet, till driftstart. Men det finns genvägar som inte äventyrar kvaliteten i slutänden. 

Redan färdiga processer
Unit4 kan om man så vill tillhandahålla en färdigpaketerad lösning/modell som skapats utifrån existerande kommunkunder, och som blir en stor vinst för en kommun som ska komma i gång med ett nytt affärssystem. De kallar den för Kommunmodellen, och i denna har Unit4 samlat alla de detaljerade erfarenheter de fått som leverantör till svenska kommuner ända sedan 90-talet.  Självklart kan det behövas anpassningar i modellen, beroende på hur specifika krav en kommun har. Men tanken är att de ska vara så färdiga som det är möjligt.

– Ju mer en kommun drar nytta av de processer som finns tillgängliga, desto mer kan man korta tiden för att komma i gång med ett system, säger Alexander Drevstad. 

-Genom att ha kartlagt sina processer och se över dessa vid ett systembyte spar man mycket tid och får en enklare implementering och kan anpassa sig till de nya arbetssättet, säger Anneli Lehtinen, Redovisningschef och sponsor för projektet, Södertälje kommun.

Hur mycket nytta en kommun har av färdiga processer beror så klart på i vilken utsträckning kommunen är beredd att anpassa sig till standardlösningar. Ju mer standard, desto enklare och snabbare process för att komma i gång, och desto större värde av systemet under dess livstid.