Varför äldre IT-system med dålig integration inte effektivt kan stödja distansarbete

Tjänsteföretag har traditionellt sett varit motståndare till förändringar och ny teknik.Men företag över hela världen har nu insett att de måste genomgå en digital förändringsresa för att vara konkurrenskraftiga.

Att införa ny teknik kan vara kostsamt och tidskrävande och det kan uppstå mycket frustration när medarbetare ska anpassasig till nya system. Men pandemin har lärt oss att gamlaoch föråldrade systeminte längre räcker till. De ger inte tillräckligt stöd för distansarbete och eftersom distansarbete nu är en integrerad del av arbetslivet orsakar detta problem för många organisationer.

I många fall leder den fortsatta användningen av äldre system till högre kostnader, särskilt när det gäller datasäkerhet, brist på integration, ineffektiv datahantering och, viktigast av allt, begränsningar i skalbarhet och tillväxtmöjligheter. Enligt en rapport från 2022 från den globala forskningsorganisationen SPI "presterar organisationer bäst genom att utöka IT-investeringarna, återinvestera i infrastruktur och minska verksamhetskostnaderna genom att ersätta äldre applikationer".

Äldre system och distansarbete

När organisationer stängde ner sina lokaler/kontor våren 2020 fanns det inte mycket tid att förbereda sig för övergången till distansarbete. Många IT-team kämpade för att tillgodose de anställdas grundläggande behov. Nu, nästan tre år senare, ser vi att organisationer fortfarande använder äldre system som begränsar medarbetarnas möjligheter. 

Dessa system är oflexibla, har begränsad funktionalitet och kräver omfattande anpassningar. Enligt en PAC-rapport från 2022 anser nästan tre fjärdedelar (71 %) av tjänsteföretagen att beroendet av äldre applikationer är ett av de största hindren för att främja innovation inom deras organisation.

När medarbetare och kunder arbetar hemifrån har projektens komplexitet ökat och det har blivit svårare att hanteradem på ett effektivt sätt.Det har blivit svårare att nå projektets milstolpar och uppfylla kundernas krav.

Organisationer som inte har teknik för att stödja distansarbete har haft svårt att anpassasig och arbeta effektivt. Deras äldre system maximerar inte fördelarna med att arbeta hemifrån.

Kostnaden för att hålla fast vid ett gammaltsystem

Kostnaden för att underhålla ett gammalt affärssystem under fem år kan ofta överstiga kostnaden för att ersätta det med ett molnbaserat affärssystem och kunder som vill minska antalet lokala licenser kommer att stå inför en tuff kamp med leverantörerna om underhållskostnaderna. Leverantörerna förväntar sig också att uppgraderingar och försäljning av flermoduler ska bidra till att öka intäkterna, så teknik- och inköpsledare måste hitta affärsvärde i uppgraderingar.

Anpassningar av äldre system kan överstiga kostnaden för ett fullt utvecklat system. För att undvika kostnader för utveckling och löpande underhåll och uppgradering måste teknikansvariga förstå vilka funktioner som är kritiska för organisationen, så att de kan hitta ett systemsom uppfyller deras behov.

En källa till sanningen

Äldre systemär ofta fragmenterade och byggerpå kalkylblad och databaser som inte är integrerade och därför är utsatta för datainmatningsfel. Organisationer som inte har en central databas har betydande begränsningar när det gäller att få insikt i data. Att förlita sig på äldre IT-system för att hantera data och kritiska organisations- och tjänsteleveransprocesser kan leda till ökade kostnader.

Detta understryker vikten av rätt infrastruktur och processer för att få ut mesta möjliga av data, resurser och medarbetarnas kunskap och expertis.

Att ha en enda källa till sanningen är dock inte det enda skälet till att det har blivit högsta prioritetatt byta ut gamla system. Gamla IT-system skapar ofta fler problem än de löser. De kan skapa säkerhetsproblem, de ger inte valuta för pengarna och de kan skapa hinder för en effektiv och regelkonform användning av data. Det kan också ha en stor inverkan på demoralisering, frustration, engagemang och missnöje bland dem som använder det.

Att lämna äldre IT-lösningar bakom sig

Det går inte att köpa nya lösningar och försöka integrera dem i ett befintligt ekosystem som inte är anpassat för ändamålet.Organisationer måste tänkaom när det gäller IT-upphandling. Framväxten av offentliga molnlösningar har gjort SaaS-modellen för IT-leverans mycket mer kostnadseffektiv och säker (i många fall) än traditionella lokala lösningar.

Hur Unit4 kan hjälpaföretag att övervinnaarvet från gamla IT-lösningar

På Unit4 har vi utvecklat tekniklösningar specifikt för tjänsteföretag i 40 år. Detta, i kombination med vår expertis och betydande kunskapsbas, innebär att vi inte bara kan tillhandahålla lösningar som är anpassade till behoven hos en organisation som förlitar sig på sina medarbetares expertis för att säkerställa högkvalitativ tjänsteleverans, utan också att vi kan implementera dem och hjälpa er att realisera värde snabbare än vanliga IT-implementeringsprojekt.

Vi har nyligen lanserat nästa generations ERP-plattform, ERPx, som är molnbaserad och skalbar. Den är uppbyggd kring en mikrotjänstarkitektur som bland annat nyttjar artificiell intelligens för att bygga in intelligent automatisering i varje process som din organisation är beroende av för att lyckas. Medarbetare frigörs till stor del från den administrativa bördan och får en källa till sanningen för allt som händer i den delade arbetsmiljön - så att de kan fokusera på det arbete de är anställda för att göra, vilket ökar engagemanget och produktiviteten.

Besök vår nya webbplats: Legacy ERP systems för att ta reda på vad som skiljer Unit4 från andra,hur det går till att byta system och vad ni kan uppnå med det samt vad expertanalytikerna har att säga.