Den offentliga sektorn tar ett nytt grepp om shared service
Under de senaste åren har olika samarbetsinitiativ och gemensamma stödfunktioner blivit alltmer populärt. Även om modellen för gemensamma stödfunktioner, även kallat shared service, inte är ny inom offentlig sektor har dess tillväxt de senaste åren varit anmärkningsvärd.
I kölvattnet av pandemin har flera nya initiativ introducerats i Storbritannien, Benelux och Norden.
Historiskt har dock dessa initiativ gett varierande resultat på grund av bland annat utmaningar med samarbetet mellan intressenter, teknikintegration och erfarenhet vilket har minskat kostnadsbesparingarna och påverkat kvaliteten negativt.
Tackla utmaningarna
Det har skett en märkbar förändring i den offentliga sektorns synsätt på outsourcing och förändringsprogram de senaste åren. Organisationer står idag inför ökad press att snabbt leverera resultat, vilket gör det svårt att genomföra stora initiativ.
Initiativ har på många håll fallerat och lett till bristfällig tjänstekvalitet, överskridna budgetar och samarbetssvårigheter. Storskaliga initiativ är inte längre det självklara alternativet. I stället betraktas ofta en riktad ansats alltmer som det mest effektiva sättet att åstadkomma hållbara förändringar.
Det ökande intresset för samarbete och gemensamma stödfunktioner har dock resulterat i såväl initiativ som sträcker sig från fullständiga organisationsfusioner till mer fokuserade angreppssätt som riktar sig mot specifika tjänsteområden.
Shared service
Huvudsyftet med alla nya initiativ för samarbete och gemensamma stödfunktioner inom offentlig sektor är effektivisering och kostnadsbesparing. Initiativen syftar till att förbättra processer, medarbetarupplevelsen och utnyttja data för att utveckla innovativa lösningar och skapa nya tjänster.
Historiska initiativ för delade tjänster fokuserade främst på att förbättra interna processer för att driva effektivitet. Moderna initiativ antar emellertid alltmer en medborgarcentrerad ansats och prioriterar behoven och önskemålen hos de medborgare de betjänar.
Innovation ger nöjdare medarbetare
Det pågår en betydande förändring bland ledare av shared service-initiativ, vilka nu undersöker de potentiella fördelarna med innovation bortom de uppenbara effektivitetsvinster som uppnås genom att konsoliderar resurser och arbetsbördan
Nu fokuserar dessa ledare på att använda automatiseringsverktyg och plattformar för att optimera processer för ökad effektivitet och produktivitet. Detta resulterar i nöjda medarbetare och förhindrar att talanger slutar.
Nyttja intelligent automatisering
För att utnyttja fördelarna med intelligent processautomatisering på ett effektivt sätt är kvaliteten på tillgängliga data helt avgörande. För att automatisering ska fungera optimalt måste den ha tillgång till kvalitativa, korrekta och uppdaterade data som är relevant för den specifika process som automatiseras.
Denna data utgör grunden för beslutstagningsalgoritmerna som driver automatiseringen, och eventuella fel eller luckor i data kan leda till fel, ineffektivitet och suboptimala resultat. Att säkerställa datakvalitet och integritet är därför av central betydelse för att lyckas med automatisering och nå affärsmålen.
Förstå delade tjänsters misslyckanden
Att implementera gemensamma stödfunktioner kan vara utmanande och det är lätt att misslyckas. Här är några av de vanligaste orsakerna:
- Affärsfallet - En av huvudorsakerna till dessa misslyckanden är hur det ursprungliga affärsfallet utformades. Om målen för initiativet inte är tydligt definierade eller realistiska kommer de inte att få stöd från nyckelintressenter och sannolikt inte heller uppnås
- Oväntade kostnader - En del av kostnaderna för att etablera och driva ett center för gemensamma stödfunktioner underskattas ofta eller förbises, vilket leder till oväntade utgifter.
- Kommunikation - Även om planen är välutformad kan brist på kommunikation med anställda om dess fördelar leda till förlust av fokus och skapa spänningar mellan organisationen och shared service-centret. För att lyckas med att implementera shared service är tydliga mål och medvetenhet bland medarbetare om initiativets fördelar avgörande.
- Relationer och kontraktshantering - Löpande relation och kontraktshantering är avgörande för båda parter för att behålla fullständig transparens av servicenivåer och rapportering runt de processer som övergår till initiativet.
- Komplexitet - Offentliga organisationer måste navigera i en mer komplex miljö jämfört med sina kommersiella motsvarigheter. De står inför olika utmaningar, som att hantera flera intressenter, uppfylla medborgarkrav, säkerställa att komplexa lagar och regler efterföljs och arbeta inom strikta budget- och resursbegränsningar.
- Brist på engagemang - Att få stöd från olika nivåer av en organisation kan vara utmanande när olika bekymmer uppstår, som förlust av kontroll och makt. Organisationer har ofta varierande prioriteringar och policys, vilket kan leda till en förändring och minskning av gemensam grund över tiden.
Teknologi inom shared service
Att övergå till en shared service-modell kan vara en utmaning när man integrerar olika verktyg och applikationer som stöder processerna. Att kombinera dessa system kan vara en smärtsam och kostsam process, eftersom de ofta är kraftigt anpassade och stödjer olika arbetssätt.
Att använda standardiserade molnbaserade plattformar gör det möjligt att snabbt skala upp och ner verksamheten. Detta har även visat sig vara en effektiv lösning som gör det möjligt att strömlinjeforma processer och minska kostnader.
De som driver shared service-initiativ bör överväga om deras unika arbetssätt kan integreras i shared service eller om de behöver införa enklare processer. Processer som inte är kundinriktade, som ekonomi, inköp och HR är lättare att standardisera och automatisera för att uppnå effektivitetsvinster.
Slutliga tankar...
Lyckade initiativ för shared service prioriterar hastighet och flexibilitet. De använder agila metoder för relationshantering, kompromissar och anpassar sig för att uppnå framgång snarare än bara att uppfylla kontraktsvillkor.
Genom att införa ett datacentrerat tillvägagångssätt kan organisationer övervinna de hindren.
Detta kan uppnås genom att implementera en öppen och standardiserad teknikplattform, vilket kommer att underlätta samarbete mellan avdelningar och andra organisationer och möjliggöra för dem att dra nytta av kraften av artificiell intelligens för att driva automatisering, effektivitet och insikter och därigenom förbättra deras långsiktiga resultat.
Den nya generationen shared service-initiativ har uppstått ur en utmanande miljö. Men de potentiella vinsterna med ett teknik aktiverat, datacentrerat tillvägagångssätt sträcker sig långt bortom effektivitetsvinster.
Unit4:s branschledande lösningar för offentlig sektor hjälper organisationer att digitalisera och effektivisera sin verksamhet inom funktioner som ekonomi, inköp, rapportering, budget, prognos och HR. Vill du veta mer om detta kan du besöka vår hemsida.
Du kan också ladda ner den rapport som denna artikel är baserad på. Rapporten om shared service i Norra Europa är skriven av analysföretaget PAC Research, på uppdrag av Unit4, och du hittar den här.
