Verksamhetsplaneringen måste göras varje år… (Del 2 av 3) Vad ni kan förvänta er av specialiserade planeringsverktyg?
I det första inlägget i den här bloggserien lyfts vanliga utmaningar i planeringsprocessen. I det här inlägget beskrivs hur specialiserade planeringsverktyg kan stötta arbetet.
Att använda planeringsverktyg som stöd för planeringsarbetet är en avgörande faktor för hållbar och effektiv planering, budgetering och prognostisering. Det ger tillgång till effektiva funktioner i alla faser av planeringsprocessen.
Till skillnad från Excel bygger specialiserade programvara för planering på en enhetlig och gemensam databas för data samt en konsekvent datamodell som fylls med data från (operativa) källsystem via definierade dataintegreringsprocesser.
Med en central källa för lagring av alla data skapas en tillförlitlig grund för planeringsarbetet och andra arbetsuppgifter som kräver verksamhetsdata (t.ex. rapportering, analys och konsolidering).
Utifrån detta bör en planeringsmodell som flexibelt integrerar allt planeringsarbete tas fram. Det gäller allt från strategisk planering till operativa delplaner (t.ex. försäljning, produktion och HR) och planering av ekonomiska resultat.
En flexibel planeringshorisonten ger möjlighet till strategisk planering på både kort och lång sikt samt enkel överföring till den årliga budgeteringen. Vid uppdatering av prognoser under året är det viktigt att jämföra dem med faktiska värden som realiserats. På så vis kan prognoser för en trolig framtida utveckling göras.
När det gäller verksamhetsspecifika planeringsmodeller ger specialiserade programvara som Unit4 FP&A en hög grad av flexibilitet så att även individuella krav kan implementeras.
Programvarufunktionerna måste på ett effektivt sätt stödja planeringsaktiviteter både uppifrån och ned och nedifrån och upp. Uppifrån och ned-metoder används ofta för strategisk planering samt för planering av ekonomiska resultat. Nedifrån och upp-metoder används i geografiskt utspridda miljöer där det oftast handlar om att samla in planeringsdata från olika delar av företaget med ett stort antal involverade personer (t.ex. försäljnings- eller kostnadsplanering).
Användbara funktioner för uppifrån och ned-planering omfattar parameter- och struktursimuleringar, scenariojämförelser och analyser. Nedifrån och upp-planering stöds däremot av funktioner för processkontroll, däribland statusövervakning (arbetsflöde) och praktiska inmatningsalternativ för data med olika klienter (t.ex. webben eller Excel), inklusive validering av datainmatning.
Eftersom planeringskraven kan förändras snabbt är det att det bra att sträva efter flexibilitet i hanteringen av data och oberoende från IT-avdelningen (självbetjäning). Därför måste planeringsverktygen vara intuitiva och användarvänliga – det bör krävas lite utbildning för att uppnå snabba resultat. För att klara även framtida krav bör verktyget ha flexibla möjligheter till anpassning och utveckling.
I nästa inlägg i den här serien kan du läsa om vilka fördelar en verksamhet får genom att använda specialiserad programvara för planering, särskilt i jämförelse med Excel-baserad planering.
Läs mer
Verksamhetsplaneringen måste göras varje år ... (Del 1/3): Vanliga problem som uppstår i dagens planeringsprocesser
