Kommuner byter till affärssystem i molnet

När många svenska kommuner byter till affärssystem i molnet finns det framförallt en fälla att undvika: Anpassa inte det nya systemet till det gamla sättet att arbeta!
Genom att dra nytta av den funktionalitet som finns i moderna system blir det också enklare att vidareutveckla lösningarna. 

Det är inte lätt att vara ansvarig för verksamheten i en svensk kommun i dag. Budgetutrymmet krymper och kraven på effektivisering ökar, samtidigt som behovet av digitala tjänster ökar. Det är uppenbart att det behövs ett sammanhållande kitt i form av ett affärssystem som både tillgodoser traditionella behov av ekonomiadministration och möjliggör digitalisering.

Hur sådana affärssystem bör utformas, användas och implementeras diskuterades på konferensen KOMMEK i Malmö som  anordnades av Kommunalekonomernas Förening (KEF), Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), Region Skåne och Malmö stad.

Under programpunkten ”Utmaningar för ekonomiadministration nu och i framtiden” som anordnades av Unit4, så berättade Anneli Lehtinen redovisningschef på Södertälje kommun, Bo Glas, ekonomichef på Timrå kommun samt Bertil Ågren, senior rådgivare på HerbertNathan & Co om sina erfarenheter. 

Stort systembyte
Anneli Lehtinen från Södertälje berättar om ett stort systembyte som genomförts med start 2019. Ett 30 år gammalt system byttes då ut mot en molnlösning från Unit4. Bland utmaningarna märks byte till en helt ny kod- och kontoplan, samt att mycket av arbetet skedde under pandemin. Det är bland annat två viktiga erfarenheter som sticker ut vid systembytet:

– Det är väldigt viktigt att dra nytta av de fördelar som ett nytt system bjuder på, i stället för att försöka anpassa det efter gamla sätt att arbeta. Att vårt systembyte lyckats beror till stor del på att vi hade väldigt duktiga projektledare, säger Anneli Lehtinen.

Men att byta till nya sätt att arbeta är inte helt enkelt:

– Det finns en rädsla för förändringar och för att göra fel. Det behövs en morot för att folk ska förändra hur de arbetar, säger Bo Glas.

Bygg rätt lösning
Bo Glas berättar vidare att bra funktionalitet inte är en garanti för att nya IT-lösningar ska bli framgångsrika:

– Vi har byggt en mobilapp för att attestera fakturor som fungerar väldigt bra, men dessvärre är det ingen som använder den, trots att den underlättar enormt.

– Det är viktigt att fundera på och diskutera varför saker ska göras, samt vad och hur de ska göras. Samtidigt behöver man tänka på framtiden och på vad ett system kan bidra med, säger Anneli Lehtinen.

Södertälje kommun har drygt 100 000 invånare och Timrå cirka 18 000, men ändå står de i stor utsträckning inför samma utmaningar, även vad gäller affärssystem och andra administrativa IT-system. Bo Glas berättar om läget i Timrå:

– Timrå är en liten kommun och det finns utmaningar med att rekrytera. Vi måste kunna erbjuda intressanta arbetsuppgifter, men kan inte bygga alla lösningar själva. Vi behöver samarbeta med andra kommuner och vi behöver hjälp av SKR, Kammarkollegiet och regeringen, säger han.

Fokus på upphandling
Bertil Ågren som ofta hjälper kommuner med upphandlingar framhåller att många utmaningar är oberoende av kommunstorlek. Han lyfter fram fyra viktiga punkter för bättre upphandlingar av IT-lösningar:

- Hämta in egen kunskap innan upphandlingen, till exempel genom att prata med leverantörer.
- Var noga med att definiera vad som ska upphandlas, det så kallade ”scoopet”.
- Avsätt de resurser som krävs för upphandlingen.
- Förankra upphandlingen i hela organisationen.

Bertil Ågren har också en önskan om mindre fokus på funktionalitet under upphandlingar. Det är bättre att fokusera på de processer som ska stödjas, till exempel genom att be leverantörer kontrollera om deras lösningar kan understödja processerna.

Se framåt – inte bakåt
Urban Danielsson som är lösningsarkitekt på Unit4 påpekar att många kommuner utgår från sina existerande system när de ska upphandla nya. Det innebär att de missar många möjligheter som ges med moderna lösningar. Han understryker också att upphandlingen är en del av en längre process:

– Det behövs en plan för vidareutveckling efter implementationen av ett nytt system, säger Urban Danielsson.

Katarina Gunnarsson som är Nordenchef på Unit4 berättar att Unit4 har jobbat med svenska kommuner i 40 år och har i dag 90 av dem som kunder. För ungefär fem år sedan inträffade en brytpunkt, efter vilken i princip samtliga potentiella kommunkunder har velat ha molnlösningar. I år är det bara en enda kommun som har upphandlat ett lokalt installerat, så kallat ”on-prem”, affärssystem.

Hon framhåller vikten av att standardisera systemanvändningen, i stället för att ställa en stor mängd specifika krav. För att uttrycka det annorlunda: dra nytta av funktionaliteten i systemet, i stället för att försöka anpassa det till gamla arbetssätt.

– I dag är vår vision tredelad med branschfokus, användarupplevelser och moderna tekniklösningar. Sammantaget ger det möjligheten att uppfylla behov för olika typer av användare. Ett exempel är användare som kommer åt funktioner i en chatt och kanske inte ens vet om att de använder ett affärssystem, säger Katarina Gunnarsson.

Se seminariumet "Utmaningar för ekonomiadministrationen nu och i framtiden" här >>