Integration av affärssystem med verktyg för analys och planering ger nödvändig flexibilitet
Kraven på flexibel och snabb analys och planering ökar, även för tjänsteföretag. Det gör att problemen med att dela data mellan affärssystem och verktyg för analys och planering får allt allvarligare konsekvenser. För att förbättra prognoser och planering behöver de olika mjukvarorna integreras i högre utsträckning, skriver Katarina Gunnarsson, Nordenchef på Unit4.
Egentligen är det rätt konstigt att lösningar för ekonomi, som bokföring, är åtskilda från verktyg för finansiell analys och planering. Historiskt finns det många anledningar till att det är så. Ofta handlar det helt enkelt om att man köpt de olika verktygen från olika leverantörer, eller från en leverantör som har erbjudit olika mjukvaror för de olika områdena.
En annan orsak är att olika personer, ibland olika avdelningar, har skött de olika uppgifterna. Ekonomipersonal har skött bokföring och andra rutinartade ekonomifunktioner, medan analytiker och andra med mer ”avancerade” titlar har skött analys och planering. Den här åtskillnaden blir allt mer problematisk, i takt med snabbare förändringar av omständigheter. Pandemin, Ukrainakriget, klimatkrisen och elkrisen är några exempel. Allt talar för att det kommer fler kriser.
Problemen handlar dels om att underlag för analys och planering är undermåligt, dels om att nödvändig analys och planering tar för lång tid. Kraven på att agera snabbt och vara flexibel för att hantera förändrade omständigheter och ta till vara nya affärsmöjligheter ökar.
För samman mjukvaror
Lösningen är att integrera verktyg för ekonomirutiner (”affärssystem”) med verktyg för analys och planering. En sådan integration gör det möjligt att få åtkomst till mer och bättre data, snabbare. En aspekt av ”bättre” data är att det blir enklare att standardisera format och betydelse för data. Den gör att risken för negativa dominoeffekter som beror på undermåliga data minskar. Det här innebär inte bara ökade möjligheter att agera snabbt, utan också för att förlita sig på data i stället för att fatta känslomässiga beslut.
Integration mellan å ena sidan affärs- och ekonomisystem, och å andra sidan verktyg för analys och planering ger potential för följande förbättringar:
Prognosticering
Organisationer kan agera snabbare för att hantera förändrade omständigheter och ta till vara nya affärsmöjligheter. Mer ändamålsenliga ”what if”-analyser blir möjliga.
Planering
Nya lösningar för planering kan bli mer flexibla (agila) och korta tiden för planeringsprocessen.
Agerande. Arbetsflöden och processer kan bli mer flexibla och tillåta snabbare åtgärder. Här kommer även verktyg för automatisering in, till exempel för att hantera fakturor.
Utvärdering
Avancerad dataanalys gör det enklare att upptäcka annars dolda möjligheter och problem, och att utvärdera historiska data.
Behövs nya mjukvaror
I dag använder många tjänsteföretag föråldrade mjukvaror, som försvårar den beskrivna integrationen mellan affärssystem och verktyg för analys och planering. En undersökning genomförd av PwC visar att 42 procent av de ekonomiavdelningar som fortfarande använder kalkylprogam i hög utsträckning har stora problem med sena betalningar. I våra egna undersökningar ser vi att gamla system gör det svårt att göra bra prognoser.
LÄNK: https://futurecfo.net/time-to-let-go-of-spreadsheets/
Det här pekar på ett behov av att modernisera de mjukvaror som används. Med tanke på de beskrivna fördelarna med att integrera olika mjukvaror är det värt att undersöka möjligheten att använda samma leverantör för de olika lösningarna. Framsynta CFOer som gör kloka teknikval bidrar till mer flexibla organisationer, som kan agera snabbare och dra bättre nytta av nya möjligheter.
