Ta kontroll genom digitalisering
Genom att använda Unit4 Travel & Expenses har On & Offshore Services effektiviserat processerna för utlägg och resefakturor.
- "Det finns två viktiga aspekter med att använda systemet. Den ena är att vi effektiviserar och använder mindre administrativa resurser på utlägg och resefakturor, och den andra är att vi blir mer konkurrenskraftiga eftersom vi uppfattas som mer professionella", säger Kim Baagøe Lindseth, VD för On & Offshore Services.
Tog helhetsgrepp för att effektivisera
För On & Offshore Services var utlägg och reseräkningar upphov till en hel del frustration då onödigt mycket tid gick åt till att hantera reseräkningar på papper och skrynkliga kvitton. Därför ville de digitalisera processen.
2018 återvände CFO Rune Thorsen efter några år på ett annat företag, och han var tydlig med att något måste göras för att förenkla och effektivisera processerna. Vintern 2019 började arbetet med att titta på system som kunde tillgodose deras behov, ett anpassat system som var enkelt och intuitivt för medarbetarna.
- "Anledningen till att vi valde Unit4 T&E var att de hade det bästa systemet. Vi kunde anpassa systemet till vår verksamhet och våra behov. Dessutom har vi haft en mycket bra dialog med konsulterna som har gett oss input om funktionella lösningar", säger Thorsen.
Nu har alla medarbetare börjat använda systemet och man räknar med att se den fulla effekten på lönsamheten framöver. "Medarbetarna är mycket nöjda med att kunna skapa reseräkningar på datorn och i mobilen.
Använda dokumentation som underlag för fakturering
On & Offshore Services fakturerar sina kunder för tjänster och resekostnader. Efter att ha använt Unit4 Travel & Expenses har de väldigt få frågor om reseräkningar från kunderna eftersom dokumentationen är mer organiserad och tydligare. Enligt Thorsen är det tydligare när systemet är korrekt inställt och är uppdaterat med korrekta skatter och avgifter. "Samtidigt kan vi ta ut rapporter om resekostnader för att använda i kostnadsanalyser.
- "Att använda data från Unit4 Travel & Expenses är en ny värld för oss, till skillnad från att bifoga en handskriven reseräkning och en kopia av skrynkliga kvitton. Det är en professionalisering och det är positivt för kunden", säger CFO Lindseth.
Han påpekar att kunden förmodligen förväntar sig detta från ett företag av deras storlek och med den volym de har för vissa av sina kunder.
On & Offshore Services verksamhet innebär mycket resande och anställda på olika platser har olika resevillkor och arbetstider. De har dessutom olika villkor från uppdrag till uppdrag, vilket regleras i kollektivavtal.
- "Vi är skyldiga att följa kollektivavtalet och för att få kontroll på kostnader och ett stort antal anställda behöver vi digitalisera. Det är viktigt när det gäller löner och löneredovisning, både för de anställda och för företaget", säger Rune Hovland Thorsen, Payroll Manager.
Fakta om On & Offshore Services
On & Offshore Services grundades 2003 och har idag 116 anställda. Deras kärnmarknad är alla aktiviteter som hör hemma på den norska kontinentalsockeln. Det innebär arbete offshore och arbete på varv längs kusten som MMO-företag (Modifications and Operations) äger och driver. Exempel på kunder är Aibel och Aker Solutions. Inom projekt- och bemanningsstöd är kärnkompetenserna svetsning, rör, plåtarbete och mekaniskt arbete och de tillhandahåller tjänster och personal från operatör till projektledning och chefer. De är baserade på Vige i Kristiansand.
