Förenkla upphandlingen av affärssystem

Upphandlingar inom offentlig förvaltning är som alla vet komplicerade processer i sig, inte minst vad gäller affärssystem. Faran är att fokus läggs mer på själva upphandlingen än på dess egentliga mål: att skaffa ett ändamålsenligt affärssystem. Tricket för att lyckas är att både förenkla upphandlingen och se till att den bidrar till att uppfylla de verksamhetskrav som finns, skriver Alexander Drevstad, Sales Director på Unit4.

Hur bör en kommun, region eller myndighet resonera vad gäller att införskaffa ett affärssystem? Är det fortfarande gamla tiders detaljerade checklistor med krav som gäller? Eller ska man tänka agilt och köra en implementation i korta iterationer, med målet att få ett flexibelt system som kan förändras i takt med verksamheten?

Svaret är förstås både och. Vissa, eller faktiskt rätt många, grundläggande krav behöver uppfyllas. Samtidigt är det smart att skaffa ett affärssystem som snabbt kan anpassas till nya omständigheter. Med det i åtanke är det naturligt att börja med de grundläggande kraven. Hur ser man till att de uppfylls och hur underlättar man upphandlingsprocessen som bör inbegripa att kontrollera att kraven uppfylls.

Det här är en omständlig process för en genomsnittlig kommun eller myndighet. En färdigförpackad lösning som tillgodoser så många krav som möjligt underlättar. Om basen i lösningen dessutom är ett modernt, flexibelt och anpassningsbart affärssystem finns möjligheten att både förenkla upphandlingen och få en ändamålsenlig lösning som kan anpassas i takt med att en verksamhet förändras.

Erfarenhet och spridning
Finns det ingen hake i resonemanget? Jo, flera. Till att börja med kan kvaliteten på färdigförpackade lösningar naturligtvis variera. Om man inte kan lita på att deras förkonfigurerade funktioner som är avsedda att uppfylla kraven fungerar bra så faller en stor del av idén med att köpa en färdigförpackad lösning.

Det finns två allmänna faktorer som bidrar till att en färdigförpackad lösning är ändamålsenlig i hög grad:

- Att leverantören har en lång erfarenhet av att bygga lösningar för den sektor det handlar om. Och att den erfarenheten verkligen omsätts i funktionalitet i affärssystemet.

- Att den färdigförpackade lösningen har stor spridning i sektorn i fråga. Det är inte bara en kvalitetsfaktor i sig. Det innebär också att en organisation som ska upphandla ett affärssystem kan samla in erfarenheter från existerande kunder.
Det här försöket att ge goda råd kan kanske tyckas handla om självklarheter. Men i själva verket är det nog många organisationer som missar en del av de här sakerna när de kämpar med upphandlingar som upplevs som jobbiga.

Enkelt att utöka
Syftet med en färdigförpackad lösning bör inte enbart vara att erbjuda ändamålsenlig funktionalitet direkt efter att den implementerats. Det måste även gå att anpassa den till förändrade krav i framtiden. Möjligheterna till anpassning beror på flera saker. Leverantörens lyhördhet för kundernas behov och förmåga att omsätta dem till funktionalitet är förstås viktig. Det underlättar i allra högsta grad om ett affärssystem är byggt med moderna arbetssätt och baseras på moderna tekniska lösningar.

En viktig följd av användning av moderna arbetssätt och modern teknik är att ett affärssystem är ”komponerbart” (composable). Det innebär att det är enkelt att utöka dess funktionalitet, både internt i affärssystemet och genom integration med externa lösningar.

Jag föreslår att du och dina kollegor funderar på de här sakerna och undersöker hur olika alternativ på marknaden uppfyller de faktorer som nämns i den här texten.