Färdiga processer vägen till smidiga affärssystem för kommuner
En kommuns främsta syfte är att serva dess medborgare. En viktig del för att lyckas är ett lätthanterligt affärssystem, vilket i mångas öron låter motsägelsefullt. Hos leverantören Unit4 antar man utmaningen genom att återanvända och vidareutveckla befintliga processer som har skapats hos företagets 90 existerande kommunkunder, när det är dags för nya projekt.
Att upphandla och komma i gång med ett nytt affärssystem på en kommun är en process som kan ta fyra år, från det inledande kravarbetet, till driftstart. Men det finns genvägar som inte äventyrar kvaliteten i slutänden. En sådan är att dra nytta av exempelvis Kammarkollegiets ramavtal, för att förenkla själva upphandlingen.
När väl valet fallit på ett affärssystem är det dags för implementation. Här bjuder leverantörerna på olika processer som ska korta tiden det tar. Vad gäller Unit4, som har cirka 90 svenska kommuner som kunder, heter lösningen Kommunmodellen. Företagets affärssystem heter Unit4 ERP och används idag som regel som en molntjänst.
– Man kan se Kommunmodellen som ett redskap för oss på Unit4 att förenkla och snabba på implementationen av systemet. Men det är bara en del av arbetet som behöver genomföras för att en kommun ska komma i gång med och få nytta av ett affärssystem, säger Alexander Drevstad, nordisk säljchef för offentlig sektor på Unit4.
Del av pusslet
Kommunmodellen kanske bara är en del av pusslet, men det är en viktig del. Den innehåller till exempel implementationsmetod, projektledardokument, designdokument som processkartor, samt introduktioner till processer. Vi hittar vidare en ekonomimodell med rapportöversikt och workshopmaterial, även per process. Det finns vidare testfall, möjlighet att ange kundspecifika uppgifter, med mera.
Det här innebär att Unit4s system levereras med en databas som är förkonfigurerad för en kommun, vad gäller verifikationer, olika dokument, automatkonteringar, och så vidare. Och det finns färdiga integrationer för till exempelvis betal- och inkassoföretag.
Den stora vinsten
Alexander Drevstad framhåller faktumet att Unit4 kan tillhandahålla processer som skapats hos de existerande kommunkunderna som den verkligt stora vinsten för en kommun som ska komma i gång med ett nytt affärssystem. Det kan självklart krävas en del anpassning av de här processerna, beroende på hur specifika krav en kommun har. Men tanken är att de ska vara så färdiga som det är möjligt.
– Ju mer en kommun drar nytta av de processer som finns tillgängliga, desto mer kan man korta tiden för att komma i gång med ett system, säger Alexander Drevstad.
Hur mycket nytta en kommun har av färdiga processer beror så klart på vilken utsträckning de är beredd att anpassa sig till kommunmodellen och dess funktioner. Ju mer standard, desto enklare och snabbare process för att komma i gång, och desto större värde av systemet under dess livstid.
