Det är dags att lämna Excel bakom sig
Excel är fortfarande basen för finansiella analyser och rapportering på många företag, ibland till och med för konsolidering och för att stänga böckerna. Det är dags att se sig om efter moderna, ändamålsenliga verktyg som är betydligt bättre lämpade för arbetsuppgifterna. Det skriver Michael Lengenfelder, Vice President FP&A, Unit4.
Varför används fortfarande ett verktyg som Excel för många uppgifter som det inte är lämpat för? En anledning kan vara att många finansiella arbetsuppgifter bara tas för givna och att sättet de utförs på inte ifrågasätts. En koncernkonsolidering uppmärksammas nog till exempel bara om den går fullständigt åt pipan. Så man fortsätter arbeta som vanligt, med Excel.
Andra anledningar till att använda Excel är att de affärssystem som finns på plats fungerar dåligt för de nämnda uppgifterna. Och så ger Excel tillgång till kraftfulla funktioner som många medarbetare annars får klara sig utan. Excel känns helt enkelt som det bästa alternativet.
Vi ska dessutom inte underskatta kraften i att Excel ger en chans för världens alla hobbyprogrammerare att vara kreativa på jobbet. Det är helt enkelt roligare att göra en egen lösning i Excel, än att anpassa sig till ett standardsystem. Och företagsledningen uppskattar kanske att man slipper betala för en mer avancerad lösning.
Så här är läget
En undersökning av Dresner, med det otympliga namnet ”Wisdom of Crowds Financial Consolidation, Close Management and Financial Reporting Market Study”, ger en bild av läget. Undersökningen som publicerades i oktober 2022 visar att endast 60 procent av de undersökta företagen använder specialiserade mjukvaror för de nämnda finansiella arbetsuppgifterna. Det är skrämmande nog en minskning från föregående års andel på 62 procent.
Det är inte bara små och relativt nystartade företag som slarvar. 25 procent av företagen med 1 000 - 10 000 anställda använder inte ändamålsenliga mjukvaror. För företag med fler än 10 000 anställda är andelen hela 29 procent.
De här finansiella uppgifterna är nära nog livsviktiga för ett företags överlevnad. Det är skrämmande att ett verktyg som Excel, som är bäst lämpat för mindre strukturerat arbete, fortfarande används ofta. Excel saknar de spärrar och kontroller som finns i specialiserade mjukvaror. Att utsätta sig för den typen av risker borde vara något som varje CFO med självaktning vill undvika.
Data, analys och integration
Ju viktigare dataanalys blir för att driva ett företag, desto mindre lämpat bli Excel för finansiella arbetsuppgifter. Sannolikheten att upptäcka intressanta mönster i data är mycket större med ett affärssystem med integrerade moduler för analys, rapportering, konsolidering och bokslut. Att göra samma analyser med Excel blir mycket krångligare, i de fall det ens går. Och det kräver mödosamt arbete med att skapa kalkylmodeller, vilket sannolikt inte blir gjort när bokslutsstressen ökar.
Vi kan inte förvänta oss att ekonomipersonal som får förlita sig på Excel ska upptäcka affärsrisker och -möjligheter med hjälp av dataanalys. Medarbetare som har det ansvaret förtjänar ändamålsenliga arbetsverktyg.
