Affärssystemet kan bli motorn i kommunens digitaliseringsresa

När det ska digitaliseras är det lätt hänt att leta efter nya teknikplattformar och ibland till och med nya typer av tekniklösningar, som AI, för att antingen automatisera existerande processer eller skapa helt nya. Men faktum är att det kan finnas gott om potential i det affärssystem som troligtvis redan finns i drift. Det gäller även för offentlig förvaltning.

Här är två intressanta exempel: När Höganäs kommun skapar nya digitala tjänster undersöker man i första hand vad som kan göras direkt i affärssystemet. I Nacka kommun letar man efter konkreta användningsområden i befintliga tekniklösningar.
I samband med det digitala eventet Kommek, Sveriges kanske viktigaste möte för offentlig sektor och som anordnas av Sveriges Kommuner och Regioner, deltog de båda på Unit4 seminarium, ”Är du med på tåget mot det digitala samhället”, och delade med sig av sina erfarenheter inom digitalisering, med Anna-Maria Röstlund, biträdande chef på digitaliseringsenheten i Nacka kommun, och Sandra Flodmark, redovisningsansvarig i Höganäs kommun.

Med fötterna stadigt förankrade i verkligheten jobbar Sandra Flodmark, i Höganäs kommun, och Anna-Maria Röstlund, i Nacka kommun, på med ”vardagsdigitalisering”, alltså praktiska lösningar som ger nytta i verksamheter.

– Det är viktigt att utnyttja de funktioner som redan finns i affärssystemet, i stället för att alltid bygga nya lösningar samt att tillsammans med systemleverantören utreda vilka möjligheter till digitalisering och automatisering som affärssystemet tillåter, konstaterar Sandra Flodmark. Poängerna med strategin är flera och fördelarna är bl a att det kan bli billigare, smidigare samt kräva färre resurser än att bygga nya lösningar. Dessutom kan det förmodas att en mindre spretig teknikmiljö, med färre teknikplattformar, kommer att leda till färre problem i framtiden.

Höganäs satsar på robotlösningar
I Höganäs satsar man på att ta fram så kallade robotlösningar i befintliga system. Det handlar om att automatisera existerande lösningar med hjälp av mjukvara. En lösning för att automatisera hanteringen av kommunens 25 Swishkonton, som går under det klatschiga namnet Robban, utvecklas just nu.

Men även i Nacka används mjukvarurobotar, till exempel för att hantera ansökningar om ekonomiskt bistånd och vid ansökan till vuxenutbildning.
"Digitala verktyg och kraftfulla, flexibla verksamhetssystem skapar nya arbetssätt och möjligheter. Vi kan exempelvis korta ledtider och öka servicen till medborgaren, samtidigt som vi frigör tid till mer värdeskapande arbete"  säger Anna-Maria Röstlund

Ett annat exempel på digitalisering som kommer medborgarna tillgodo i Nacka är en helt digital ansökningsprocess för bygglov, med snabbare handläggning som följd fortsätter hon.

Bra gränssnitt till andra system 
Det är viktigt att välja ett affärssystem som har bra gränssnitt till andra system vilket blir tydligt när Sandra Flodmark berättar om arbetet med att automatisera hanteringen av t ex leverantörsfakturor.,
– Förutom affärssystemet används ytterligare tre tekniktjänster i processen, bland annat för att skanna fakturor. Behovet av integration och i viss mån avsaknaden av standardiserade lösningar kan ibland innebära att digitaliseringen av en process tar längre tid än förväntat, säger Flodmark.
Det viktigaste med digitaliseringen är att fokusera på en process i taget och involvera hela verksamheten. Ta gärna med systemleverantören i ett tidigt skede i förändringsarbetet. Vi sambetar med många kommuner och har en lång och bred erfarenhet som vi kan bidra med i detta, säger Alexander Drevstad, försäljningsdirektör för offentlig sektor på Unit4.

Vill du veta mer? Läs mer om våra lösningar för offentlig sektor >>