6 tips på hur du skapar bättre kommunikation på arbetsplatsen

Kommunikation är en avgörande faktor för att upprätthålla arbetsrelationer på alla nivåer, den börjar inifrån hjärtat av organisationen för att sedan lyftas ut externt.

Företag som investerar tid och energi på att utveckla tydliga kommunikationslinjer kommer att öka produktiviteten samt bygga en positiv och hög arbetsmoral. Bra internkommunikation säkerställer dessutom att alla har den information som behövs för att skapa en sund arbetsmiljö, där man kan hitta och förmedla de där fina berättelserna som levandegör organisationens kultur, visuliserar mål och bygger stolthet.
Däremot så leder mindre bra kommunikation till omotiverad arbetskraft, med många missförstånd -  vilket i sin tur kan skapa konflikter och motsättningar.

I vår vardag hjälper kommunikationen oss att bygga relationer genom att dela våra erfarenheter och behov – vilket hjälper oss att lättare knyta an till andra. 

Här är Unit4s 6 tips för att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen: 

1. Definiera mål och förväntningar 
Se till att mål och förväntningar förankras med hela teamet. Om alla i gruppen är medvetna om vilka målen är, samt vägen dit, är det mer troligt att man når resultatet. Överkomplicera inte saker utan kommunicera så enkelt och tydligt som möjligt, på detta sätt säkerställer du att meddelanden når fram och att alla förstår. 
Att definiera mål och förväntningar säkerställer att alla teammedlemmar är på samma sida, vilket innebär en engagerad och sammansvetsad grupp.  

2. Var en god lyssnare
Grundläggande för affärskommunikation är att visa respekt och att ge sina kollegor uppmärksamhet. Minimera distraktioner, som t.ex. telefoner, bibehåll ögonkontakt och ansträng dig för att verkligen lyssna på vad de säger. 
Ställ frågor. Att ställa frågor visar att du lyssnar uppmärksamt och bekräftar dessutom att du är angelägen om att förstå. 
Det finns dock mer med kommunikation än bara ord. Kroppsspråk och icke-verbala signaler spelar en betydande roll för hur effektiv kommunikation uppfattas. När du kommunicerar, var uppmärksam på saker som din ställning, ansiktsuttryck och rörelser. 

3. Utnyttja tekniken 
Möjligheterna som teknologin ger är oändliga och har förändrat moderna organisationer på många sätt, varav ett av de viktigaste är hur människor kommunicerar. Fler och fler företag använder onlinekommunikationsverktyg för att gå med i grupper och för att få tillgång till ett nav av meddelanden och filer. Tekniken underlättar kommunikation på avstånd och utnyttjar nya digitala lösningar på arbetsplatsen, som t.ex. chattar och videokonferenser. Alla på jobbet har numer en smartphone och använder chattappar och branschspecifika sociala nätverkssajter, vilket har inneburit att kommunikationen på arbetsplatsen har blivit både snabbare och mer enhetlig. 

4. Var tydlig, förklara och följ upp 
När du delegerar uppgifter, förklara alltid varför en uppgift är viktig. Om du är tydlig med anledningen till varför så känner sig människor värdefulla och kommer att bidra till ett mer effektivt arbete. Det är osannolikt att alla kommer ihåg varje liten detalj som sägs i ett möte eller ett telefonsamtal, så se till att följa upp direkt efteråt genom att exempelvis lägga upp de viktigaste punkterna i ett e-mail.

5. Viktigt med feedback 
Något som är viktigt på arbetsplatsen är att både ge och ta emot feedback, eftersom det hjälper människor att förstå om deras arbete uppfyller förväntningarna eller inte. Ibland behövs det kritik, men en bra tumregel är att berömma offentligt och kritisera privat - det är viktigt att alla känner igen ett väl utfört arbete, men det är däremot inte viktigt för resten av laget att veta när någon har missat målet. Då är det mer respektfullt och professionellt att ge någon kritik privat. ansikte mot ansikte, och där det inte kan göras, genom ett videosamtal för att göra det så personligt som möjligt. 
Att se till att all feedback är konstruktiv kommer att hjälpa medarbetarna att förstå vilka områden de gör bra ifrån sig och hur de kan förbättras på andra. 

6. Ha regelbundna 1-2-1 möten samt Allmöten 
Ett sätt att förbättra kommunikationen är att regelbundet ha 1-2-1 möten. Det kan kännas tidskrävande, men att undvika dem är ett misstag. Tiden med teammedlemmarna skapar öppna kommunikationsvägar samt förbättrar medarbetarnas engagemang och innebär dessutom att att kollegorna lär känna varandra på ett mer personligt plan, vilket i slutändan kan resultera i ärligare kommunikation och en mer positiv arbetsmiljö. Med stärkta relationer och kommunikation kommer högre medarbetarnöjdhet och bättre prestation. 

Allmöten: Genom att regelbundet hålla Allmöten där hela företaget, inklusive ledande befattningshavare, deltar ges de anställda möjlighet att interagera med människor de inte dagligen arbetar med. Det är även ett utmärkt tillfälle att dela viktig information, resultat och fina prestationer. 

Ett sista ord
Effektiv kommunikation på arbetsplatsen är avgörande för att alla organisationer ska fungera framgångsrikt och få alla på samma sida mot samma mål.

Hur kan Unit4 hjälpa din organisation?
Unit4:s nästa generations smarta, molnbaserade lösningar för ideella organisationer fokuserar på People Experience för att hjälpa dina team att göra mer av det som är viktigt: att göra en positiv inverkan på världen. Våra specialbyggda lösningar omvandlar arbetet, så att dina medarbetare får tid och flexibilitet att fokusera på att uppnå ditt uppdrag.