FAQ sur l'ERP Cloud - les réponses à vos questions sur la mise en œuvre

Il existe de nombreuses très bonnes raisons de migrer vers le Cloud. Cependant entre les idées reçues et l'inertie organisationnelle, beaucoup choisisse de ne pas franchir le pas. Dans cet article, nous allons revenir sur les questions qui nous ont été le plus souvent posées.  

Pourquoi utiliser une solution ERP Cloud ?  

La productivité d'une sociétés de services dépend de celle de son personnel. Alors, comment pouvez-vous faire en sorte que vos employés soient plus engagés et plus productifs ?  

Un ERP (ou progiciel) gère les fonctions de l'entreprise, notamment les finances, les projets, les achats, les rapports, les prévisions et les salaires. Mais aujourd'hui, ces fonctions sont intégrées dans le Cloud.  

Au départ, il s'agissait d'une solution les pour entreprises, ce qui a permis aux sociétés avant-gardistes de réimaginer les processus, les économies et les gains d'efficacité. Les entreprises pouvaient accéder aux données ERP de manière plus rentable dans le cadre d'un service géré, ce qui réduisait considérablement les risques et les dépenses informatiques tout en facilitant plus que jamais le partage des informations.  

C'est ainsi qu'est né le "Cloud". Aujourd'hui, vous pouvez passer à la vitesse supérieure. Pour les entreprises qui cherchent à innover et à se développer, le Cloud leur permet d'axer leur ERP sur les besoins du personnel. Cela comprend des services qui exploitent tout le potentiel du Cloud, en améliorant la façon dont vous collaborez, utilisez les données et vous engagez les uns avec les autres tout en travaillant n'importe où.  

Ces ERP orientées utilisateurs répondent à ce besoin et équipent votre entreprise pour relever les défis d'aujourd'hui et de demain. 

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Ce qu'il faut savoir sur les migrations ERP dans le Cloud  

C'est essentiellement la question qui a alimenté notre récent webinaire, "Stratégies clés pour surmonter les défis courants", que vous pouvez regarder à la demande dès maintenant. Nous avions dévoilé les résultats d'une étude menée en partenariat avec Computing Research, qui montre que les avantages de la solution ERP Cloud l'emportent largement sur les risques et les défis perçus.  

FAQ sur la solution ERP Cloud  

Malgré cela, certaines personnes se posaient encore des questions sur les implications des migrations vers le cloud pour leurs activités à court, moyen et long terme. Voici les quatre grandes questions soulevées lors du webinaire.  

Nous voulons migrer notre ERP vers le Cloud, mais la solution de Unit4 nous prive de l'accès à la base de données et supprime les AG16. Elle supprime tous les avantages de la migration. 

Une base de données directe est, en principe, à proscrire dans le cadre d'une livraison basée sur le Cloud. La principale raison en est un changement de responsabilité. Dans le cadre du SaaS, votre fournisseur (Unit4 dans cet exemple) est responsable des performances et de la sécurité. Par exemple, l'accès direct à la base de données à l'aide d'AG16 peut compromettre gravement ces performances en raison de l'entrée non validée de la base de données.  

En outre, Unit4 adhère aux normes de conformité SOC 1 et SOC 2. La possibilité de modifier des données de manière non traçable n'est pas acceptable du point de vue de la conformité. Les clients doivent s'interroger sur le niveau de risque auquel ils sont confrontés lorsque des employés peuvent modifier des données telles que des numéros de comptes bancaires et des montants sans aucune validation ou autorisation.  

Dans un SaaS Unit4, les AG16 et/ou les ACT peuvent être autorisés, mais seulement après avoir été examinés par le fournisseur. Nous sommes conscients de ce défi et pour faciliter la migration, nous avons introduit un chemin de transition standardisé et facile vers Unit4 SaaS. 

Quels coûts cachés (tels que l'achat de nouveaux logiciels et services) une migration vers le Cloud entraîne-t-elle ?  

C'est l'une des questions les plus importantes à poser à votre fournisseur d'ERP Cloud. Les produits SaaS peuvent avoir un coût de propriété légèrement plus élevé en raison de l'achat par abonnement, ce qui peut souvent rebuter les équipes dirigeantes, en particulier en période d'incertitude économique. Toutefois, la plupart des entreprises constateront que, sur la durée de vie de la solution, les solutions basée sur le Cloud l'emportent généralement sur les déploiements sur site en termes de création de valeur totale sur toute la durée de vie de la solution.  

Unit4 a une approche transparente des migrations dans le Cloud. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour identifier précisément ce que les équipes internes dépenseront pour les changements requis (processus, intégrations, personnalisations). Cela signifie qu'en amont, vous définissez clairement tous les coûts liés à votre migration dans un cahier des charges standardisé et que vous décrivez le service lui-même dans une description de service.  

Si les mises à jour se font automatiquement dans le Cloud, quelle garantie y a-t-il qu'une mise à jour non demandée n'entrera pas en conflit avec d'autres éléments de votre infrastructure (c'est pourquoi les mises à jour sur site sont généralement planifiées) ?  

Tout d'abord, il est de notre responsabilité de veiller à ce que votre infrastructure et vos logiciels fonctionnent toujours de manière transparente et de nous assurer que nos utilisateurs ne rencontrent jamais de problèmes de ce type. Deuxièmement, avec des centaines de clients dans le nuage, nos mises à jour doivent se dérouler sans heurts et sans impact sur eux. Et si vous constatez une anomalie, nous faisons de sa résolution notre priorité absolue afin que les clients soient affectés le moins possible.  

Pour ce faire, nous annonçons toujours les prochaines versions avant de les déployer afin que les clients puissent se préparer à tester, former et s'adapter aux nouvelles fonctionnalités.  

Comment la solution ERP Cloud offre-t-elle une expérience client plus moderne ?  

Les premiers ERP ont été conçus pour des environnements commerciaux plus stables et pour des entreprises dont la production était fixe. Ils n'étaient tout simplement pas conçus pour être modifiés, mis à jour ou intégrés à d'autres solutions régulièrement et rapidement. C'est un problème alors que le développement rapide de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux besoins imprévisibles des clients est fondamental pour la réussite de toute entreprise aujourd'hui. 

Les entreprises sont donc obligées d'investir dans des "solutions rapides" coûteuses et dans des modules complexes qui absorbent une grande partie des efforts manuels, du temps, des dépenses et de la maintenance. Cela signifie également que les entreprises réagissent plus lentement au changement, ce qui crée une tempête parfaite d'inefficacité et de mauvaises expériences pour les clients.  

Comment le Cloud résout-il ce problème ? Les sociétés de services professionnels d'aujourd'hui ont besoin de services basés sur le Cloud, avec des micro-services et des API intégrés pour aider à créer une plateforme ERP de base plus flexible, qui s'accompagne d'analyses intégrées.  

Mais comme le personnel de votre organisation est à bout de souffle, les migrations ERP modernes dans le Cloud ne sont pas seulement flexibles, elles sont aussi conviviales pour le personnel. Elles libèrent vos collaborateurs des processus administratifs lourds et des tâches répétitives qui les ralentissent. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps au travail à valeur ajoutée qui compte : attirer, soutenir et fidéliser les clients.  

La mise en œuvre de la solution ERP Cloud représente-t-elle un défi ?  

Malgré les inquiétudes, la plupart des gens reconnaissent les avantages de la migration vers le Cloud. La migration offre des avantages considérables tels que l'amélioration de l'évolutivité, de la productivité, la réduction des coûts d'exploitation et, peut-être le plus important, la facilitation du travail à distance.  

En fait, dans notre récente enquête, 69 % des personnes interrogées étaient plutôt d'accord ou tout à fait d'accord pour dire que "la migration vers un environnement ERP basé sur le Cloud crée des opportunités commerciales significatives". Cela soulève une question évidente : pourquoi ne sont-ils pas plus nombreux à le faire ?  

La raison en est que la migration est perçue comme un défi. Au total, près des trois quarts des déciders que nous avons interrogés s'attendaient à ce que la migration d'un ERP dans le nuage pose des problèmes importants, qu'ils aient déjà migré ou non.  

Cependant, notre étude a révélé que les défis rencontrés par ceux qui avaient migré vers une solution ERP Cloud étaient toujours moins importants que prévu. Nous avons également constaté que pour ceux qui avaient migré, les défis liés aux opérations quotidiennes de la solution ERP Cloud étaient bien moins importants que ceux liés à la migration.