Cloud ERP FAQ - jouw implementatievragen beantwoord

Vertrouwen mensen nog steeds op de "als het niet kapot is, repareer het dan niet" houding ten opzichte van ERP-cloudmigraties omdat ze de voordelen niet echt begrijpen? Of is het iets anders? Er zijn veel goede redenen om naar de cloud te migreren, maar alles van oude conventionele wijsheid tot pure organisatorische inertie weerhoudt velen ervan om de sprong te wagen.  

In dit artikel gaan we in op enkele van de vragen over ERP-cloudmigratie die we het meest gesteld zien worden.  

Click to read ERP product brochure (NL)

Waarom ERP in de cloud gebruiken?  

Een dienstverlenende organisatie is slechts zo productief als haar mensen. Dus, hoe kan je jouw mensen meer betrokken en productiever maken?  

Enterprise resource planning (ERP) beheert bedrijfsfuncties, waaronder financiën, projecten, inkoop, rapportage, prognoses en salarisadministratie. Maar nu zijn deze functies geïntegreerd in de cloud.  

In eerste instantie werd het cloud voor bedrijven, waardoor vooruitstrevende bedrijven processen, besparingen en efficiëntie opnieuw konden bedenken. Bedrijven konden kosteneffectiever toegang krijgen tot ERP-gegevens als onderdeel van een beheerde service - waardoor hun IT-risico's en -uitgaven enorm daalden en het eenvoudiger dan ooit werd om informatie te delen. 

Dit evolueerde naar cloud voor mensen. Nu kan je de dingen naar een hoger niveau tillen. Voor bedrijven die willen innoveren en groeien, stelt de cloud hen in staat om hun ERP direct te richten op de behoeften van mensen. Met diensten die het volledige potentieel van de cloud benutten door de manier waarop je samenwerkt, gegevens gebruikt en met elkaar in contact komt te verbeteren terwijl je overal werkt.  

Wat je moet weten over ERP-cloudmigraties  

Dit was in wezen de vraag die ten grondslag lag aan ons recente webinar 'Belangrijkste strategieën om veelvoorkomende uitdagingen te overwinnen', dat je nu on-demand kan bekijken. In de webinar onthulden we een onderzoek dat we samen met Computing Research hebben uitgevoerd en waaruit blijkt dat de voordelen van ERP in de cloud veel zwaarder wegen dan de vermeende risico's en uitdagingen.  

Cloud ERP veelgestelde vragen  

Zelfs hiermee gewapend hadden sommige mensen nog steeds vragen over de implicaties van cloud migraties voor hun activiteiten op de korte, middellange en lange termijn. Hier zijn de 4 grote vragen die tijdens het webinar naar voren kwamen en wat ze voor je betekenen.  

We willen onze ERP naar de cloud verplaatsen, maar Unit4's oplossing ontneemt ons toegang tot de database en verwijdert AG16's - Waarom doen we dit? Het neemt alle voordelen van migratie weg.

Een directe database is in principe een no-go bij cloudlevering. De grootste reden hiervoor is een verandering in verantwoordelijkheid. In SaaS is je leverancier (Unit4 in dit voorbeeld) verantwoordelijk voor prestaties en beveiliging. Directe database toegang met AG16 kan dat bijvoorbeeld ernstig in gevaar brengen door ongeldig gemaakte database-invoer.  

Daarnaast houdt Unit4 zich aan de SOC 1 en SOC 2 compliance standaardisatie. Het kunnen wijzigen van gegevens op een niet-traceerbare manier is niet acceptabel vanuit compliance-perspectief. Klanten moeten zich afvragen hoe groot het risico is dat medewerkers gegevens zoals bankrekeningnummers en bedragen kunnen wijzigen zonder validatie of autorisatie.    

In een Unit4 SaaS kunnen AG16's en/of ACT's worden toegestaan, maar alleen nadat deze zijn gecontroleerd door de leverancier. We erkennen deze uitdaging en om de migratie gemakkelijker te maken, hebben we een gestandaardiseerd, eenvoudig overgangspad naar Unit4 SaaS geïntroduceerd. 

Welke verborgen kosten - zoals nieuwe software- en serviceaankopen - brengt een cloudmigratie met zich mee?  

Dit is een van de belangrijkste vragen om aan je ERP-leverancier in de cloud te stellen - SaaS-producten kunnen iets hogere eigendomskosten hebben dankzij de abonnementsgebaseerde inkoop. Dit kan vaak vervelend zijn voor senior leiderschapsteams, vooral in economisch onzekere tijden. De meeste organisaties zullen echter merken dat over de levensduur van de oplossing, cloud-oplossingen over het algemeen on-premise implementaties verslaan in termen van totale levenslange waardecreatie.  

Unit4 heeft een transparante aanpak van cloudmigraties. We werken nauw samen met onze klanten om precies vast te stellen hoeveel interne teams zullen besteden aan de vereiste veranderingen (processen, integraties, aanpassingen). Dit betekent dat je vooraf alle kosten met betrekking tot je migratie duidelijk vastlegt in een gestandaardiseerde werkomschrijving en de dienst zelf beschrijft in een dienstbeschrijving.  

Als updates automatisch plaatsvinden in de cloud, welke garantie is er dan dat een ongevraagde update niet botst met andere elementen in jouw infrastructuur (daarom worden updates on-premise meestal gepland)?  

Ten eerste is het onze verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat jouw infrastructuur en software altijd naadloos samenwerken en dat onze gebruikers nooit dit soort problemen ervaren. Ten tweede moeten onze updates, met honderden klanten in de cloud, soepel uitrollen zonder hen te beïnvloeden. En als je ooit een tekortkoming vindt, geven we de hoogste prioriteit aan het oplossen ervan, zodat klanten er zo min mogelijk last van hebben. 

Daarom kondigen we aankomende releases altijd aan voordat we ze uitbrengen, zodat klanten zich kunnen voorbereiden op het testen, trainen en aanpassen aan nieuwe functies.  

Hoe zorgt cloud ERP voor een modernere klantervaring?

Vroege ERP's werden gebouwd voor stabielere bedrijfsomgevingen en omgevingen met vaste productie- of productieresultaten. Ze waren eenvoudigweg niet ontworpen om regelmatig en snel te worden gewijzigd, bijgewerkt of geïntegreerd met andere oplossingen. Dit is een probleem wanneer het snel ontwikkelen van nieuwe functionaliteit om aan de onvoorspelbare behoeften van klanten te voldoen fundamenteel is voor het succes van elk bedrijf vandaag de dag.  

Het leveren van moderne klantervaringen met legacy ERP's is dus een probleem voor veel bedrijven, wat hen dwingt om te investeren in dure "quick-fixes" en complexe bolt-ons die enorme hoeveelheden handmatige inspanning, tijd, kosten en onderhoud opslokken. Het betekent ook dat organisaties trager reageren op veranderingen, waardoor een perfecte storm van inefficiënties en slechte klantervaringen ontstaat.

Hoe lost de cloud dit op? Professionele dienstverleners van vandaag hebben cloud-gebaseerde diensten nodig met microservices en API's die met alles integreren om een flexibeler ERP-kernplatform te creëren met ingebouwde analyses.  

Maar met mensen in jouw organisatie die overbelast zijn, zijn moderne ERP-cloudmigraties niet alleen flexibel, maar ook mensvriendelijk. Ze bevrijden je mensen van de administratieve processen en repetitieve taken die hen vertragen. Zodat ze meer tijd kunnen besteden aan het werk met toegevoegde waarde dat er toe doet: klanten aantrekken, ondersteunen en behouden. 

Is de implementatie van ERP in de cloud een uitdaging?  

Ondanks de zorgen van mensen erkennen de meesten de voordelen van een cloudmigratie. De overstap biedt aanzienlijke voordelen, zoals verbeterde schaalbaarheid, productiviteit, lagere bedrijfskosten en, misschien wel het belangrijkste, eenvoudiger werken op afstand.  

In ons recente onderzoek was 69% het er zelfs enigszins of sterk mee eens dat "migreren naar een cloud-gebaseerde ERP-omgeving significante zakelijke kansen creëert". Dit roept een voor de hand liggende vraag op: waarom doen er niet meer? 

De reden is de perceptie dat migreren uitdagingen met zich meebrengt. In totaal verwachtte bijna driekwart van de besluitvormers die we spraken aanzienlijke uitdagingen bij een ERP-cloudmigratie - of ze nu gemigreerd waren of niet.  

Uit ons onderzoek bleek echter dat de uitdagingen die werden ervaren door degenen die naar een ERP in de cloud waren overgestapt, altijd minder ernstig waren dan verwacht. We ontdekten ook dat voor degenen die waren gemigreerd, de uitdagingen van de dagelijkse cloud ERP-activiteiten veel minder groot waren dan die van de migratie.