7 autres conseils pour la mise en place de votre ERP
Ceci est le troisième article de notre série sur les meilleures pratiques pour la mise en place d'une nouvelle solution ERP ou la mise à niveau d’une ancienne. Le premier article a examiné les résultats de réussite et la préparation de l'entreprise par rapport à la gestion du changement. Le deuxième article a évoqué les changements en cours et de la manière de préparer votre entreprise au changement.
Dans cette prochaine étape, nous plongeons plus en profondeur dans notre liste de préparation avec Unit4, que nous avons développée après avoir réalisé de nombreuses mises en place réussies.
Nous nous concentrerons sur 7 domaines clés :
1. Préparation de l'entreprise
Il est impératif d’établir une vision claire de l'état opérationnel futur. Cette dernière sera utilisée dans les communications et la formation. Un leader du changement, une équipe du changement et des champions du changement ont tous été identifiés. Cela devra prendre en compte la disponibilité des ressources, car la plupart des collaborateurs aura d'autres tâches à accomplir et ne sera pas dédiée uniquement au programme de changement.
Un leader du changement est responsable de la livraison réussie du changement. Il est chargé de coordonner la mise en place et les tests des changements, de gérer la communication et la formation, et de fournir des rapports sur les progrès et le statut. Il s'assure que le changement apporte les résultats et la valeur attendus et que toute la documentation et les commentaires sont correctement enregistrés.
L'équipe du changement est responsable de tout ce qui concerne l'exécution du programme de changement, et les champions du changement sont des collaborateurs qui se portent volontaires ou sont sélectionnés pour soutenir et promouvoir une initiative de changement culturel. Ils jouent un rôle essentiel pour influencer leurs pairs, faciliter la communication et fournir des commentaires à l'équipe du changement et aux dirigeants.
2. Préparation des processus
La préparation des processus signifie que les processus des utilisateurs ont été établis, documentés et validés pour toutes les équipes. Cela signifie avoir des documents de processus pour chaque équipe au sein de l'entreprise. Mais la préparation des processus va au-delà de la simple documentation des processus.
Des listes de tâches détaillées pour la mise en service sont également nécessaires pour que tout le monde comprenne clairement ce qui doit être accompli et quand, afin d'assurer une transition en douceur. Dans ce cadre, les équipes de processus doivent comprendre leurs rôles à la fois avant et après la date de transition.
3. Test du logiciel
Le test est une partie cruciale du processus lors de la mise en place d'un nouveau logiciel. Les tests de l'acceptation par l'utilisateur (UAT) et les tests d'intégration système (IST) ou les tests d'intégration du système (SIT) sont des types de tests courants. Bien qu'ils puissent sembler similaires, ils présentent des différences distinctes.
L'UAT est généralement effectué par les utilisateurs finaux du logiciel et se concentre sur la garantie que le système répond à leurs besoins et exigences spécifiques. Ce type de test est effectué dans un environnement contrôlé où les utilisateurs finaux peuvent exécuter des tâches spécifiques pour s'assurer que le logiciel est convivial et efficace. L'UAT vise à identifier d'éventuels problèmes ou bogues dans le système avant sa mise en service. Les responsables doivent être conscients de la fatigue ou de la lassitude liée aux tests et doivent veiller à ce que le processus ne devienne pas monotone ou trop chronophage.
D'autre part, l'IST se concentre sur le test de l'intégration du nouveau logiciel avec d'autres systèmes existants au sein de l'organisation. Le service informatique effectue souvent ce test pour garantir que le nouveau logiciel s'intègre de manière transparente dans l'infrastructure actuelle. L'objectif est de s'assurer que les données peuvent circuler librement entre les différents systèmes sans interruptions ni pertes.
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4. Préparation technique
La préparation technique se concentre non seulement sur le logiciel, mais également sur les exigences matérielles, par exemple, les scanners et les imprimantes qui ont été testés, validés et prêts à se connecter sont disponibles sur votre nouvelle plateforme cloud ?
Un audit des ordinateurs est souvent nécessaire, et des tests IST sont effectués avec différentes fonctions, notamment la finance, les ressources humaines et la paie. Vous devrez effectuer des tests de charge et de performance pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
5. Préparation de la solution
Les localisations sont souvent nécessaires, donc dans le cadre de la liste de contrôle de la préparation de la solution, nous vérifions que les documents de localisation sont en place et approuvés, et que les tests techniques ont été effectués. Cela comprend les tests fonctionnels et système des interfaces, des localisations et des personnalisations.
Nous nous assurons également que notre équipe de test Unit4 et votre propre équipe les ont réalisés et ont confirmé qu'ils sont opérationnels et fonctionnent correctement. Enfin, nous vérifions que la solution est configurée en production et prête à être mise en service.
6. Préparation des données
Souvent, les données ne peuvent pas simplement être transférées d'un système à un autre, il est donc essentiel d'avoir un plan de migration des données. Dans le cadre du processus, il faut migrer et tester les données à la fois en IST et en UAT. Et encore une fois, nous n'avancerons que lorsque le nettoyage des données et la conversion des données seront terminés.
Dans le cadre de la préparation des données, vous aurez également besoin d'un processus de gouvernance des données avec des propriétaires de données et des responsables de données identifiés, ainsi que de la documentation sur les règles de gestion des données avec des processus de gestion des données clairs.
7. Préparation du support
Cela comprend la confirmation d'une équipe de support, la connaissance de la disponibilité de l'équipe de support, des instructions claires pour tous les utilisateurs, et la couverture des escalades et des SLA par l'équipe de support. Tout cela doit être documenté et communiqué à l'ensemble de l'entreprise.
Après la mise en service
Vous êtes en service ! Nous aborderons ce sujet dans notre prochain blog, mais la mise en service n'est pas la fin du voyage. En réalité, c'est le début d'un nouveau et excitant voyage.
Vous pouvez en apprendre davantage sur notre gamme de solutions et notre processus de mise en place sur unit4.com.
