7 tips voor je ERP-systeem implementatie

Deze checklist omvat 7 belangrijke gebieden:  

1. Bedrijfsgereedheid  

Om bedrijfsgereedheid te bereiken, is een duidelijke visie van de toekomstige operationele staat gedefinieerd en gedocumenteerd en zal deze worden gebruikt in communicatie en training. Een ‘change manager’, een transformatieteam en ‘change champions’ zijn allemaal geïdentificeerd. Hierbij moet rekening worden gehouden met de beschikbaarheid van de mensen, aangezien het grootste deel van het team dagelijkse taken heeft en niet uitsluitend aan het veranderingsprogramma kan worden toegewijd.  

Een change manager is verantwoordelijk voor het succesvolle verloop van de verandering. Ze zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatie en de testen van veranderingen, het beheer van communicatie en training, en het verstrekken van voortgangs- en statusrapporten. Ze zorgen ervoor dat de verandering de verwachte resultaten en waarde oplevert en dat alle documentatie en feedback op de juiste manier worden vastgelegd.  

Het transformatieteam is verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met de uitvoering van het veranderingsprogramma, en change champions zijn werknemers die zich vrijwillig aanmelden of worden geselecteerd om een cultuurveranderingsinitiatief te ondersteunen en te promoten. Ze spelen een cruciale rol bij het beïnvloeden van hun collega's, het faciliteren van communicatie en het verstrekken van feedback aan het veranderingsteam en de leiders.  

2. Gereedheid van processen  

Gereedheid van processen betekent dat gebruikersprocessen zijn vastgesteld, gedocumenteerd en gevalideerd voor alle teams. Dit betekent dat er procesdocumenten zijn voor elk team binnen de organisatie. Maar de gereedheid van processen gaat verder dan alleen het documenteren van de processen.  

Gedetailleerde lijsten met taken voor livegang zijn ook nodig, zodat iedereen duidelijk begrijpt wat er moet worden voltooid en wanneer om een soepele overgang te garanderen. Als onderdeel hiervan moeten de procesteams hun rollen zowel vóór als na de overgangsdatum begrijpen. 

3. Software testen  

Testen is een cruciaal onderdeel van het proces bij de implementatie van een nieuw software systeem. Gebruikersacceptatietesten (UAT) en integratiesysteemtesten (IST) of systeemintegratietesten (SIT) zijn twee veelvoorkomende soorten testen. Hoewel ze op het eerste gezicht vergelijkbaar kunnen lijken, hebben ze duidelijke verschillen.   

UAT wordt meestal uitgevoerd door eindgebruikers van de software en richt zich op het waarborgen dat het systeem voldoet aan hun specifieke vereisten en behoeften. Dit type testen wordt uitgevoerd in een gecontroleerde omgeving waar eindgebruikers specifieke taken kunnen uitvoeren om te zorgen dat de software gebruiksvriendelijk en efficiënt is. UAT heeft als doel eventuele mogelijke problemen of bugs in het systeem te identificeren voordat het live gaat. Managers moeten zich bewust zijn van testvermoeidheid en moeten ervoor zorgen dat het proces niet eentonig of te tijdrovend wordt.   

Aan de andere kant richt IST zich op het testen van de integratie van de nieuwe software met andere bestaande systemen binnen de organisatie. De IT-afdeling voert vaak deze tests uit om te zorgen dat het nieuwe systeem naadloos integreert met de huidige infrastructuur. Het doel is ervoor te zorgen dat data vrijelijk kan stromen tussen verschillende systemen zonder onderbrekingen. 

4. Technische gereedheid 

Technische gereedheid richt zich niet alleen op de software, maar ook op eventuele hardwarevereisten; bijvoorbeeld, zijn scanners en printers getest, gevalideerd en klaar om aan te sluiten op uw nieuwe cloudplatform?   

Vaak is een PC-audit vereist en worden IST-tests uitgevoerd met verschillende functies, met name financiën, HR en salarisadministratie. Je zult performance testen moeten uitvoeren om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. 

 5. Gereedheid van de oplossing 

Lokalisatie is vaak vereist, dus als onderdeel van de checklist voor de gereedheid van de oplossing controleren we of de lokalisatiedocumenten aanwezig en afgetekend zijn en of de technische tests zijn voltooid. Deze omvatten functionele en systeemtests van interfaces, lokalisaties en aanpassingen.  

We zorgen er ook voor dat zowel ons Unit4-testteam als het klant team deze tests hebben uitgevoerd en het erover eens zijn dat ze klaar zijn, werken en correct zijn. Tot slot controleren we of de oplossing in productie is genomen en klaar is voor gebruik. 

6. Gereedheid voor gegevens 

Vaak kan data niet zomaar van het ene systeem naar het andere worden 'getild en verplaatst'. Onderdeel van het proces is het migreren en testen van gegevens in zowel IST als UAT. En nogmaals, we gaan pas verder als de opschoning en conversie van data is voltooid. 

Als onderdeel van data gereedheid heb je ook een Data Governance-proces nodig met geïdentificeerde data-eigenaren en documentatie over datamanagemen tregels met duidelijke datamanagement processen. 

7. Gereedheid voor ondersteuning 

Dit omvat het bevestigen van een supportteam, weten wanneer het supportteam beschikbaar is, duidelijke instructies voor alle gebruikers en een supportteam dat escalaties en SLA's afdekt. Dit alles moet worden gedocumenteerd en gecommuniceerd naar de bredere business. 

Post Go-Live 

Je bent live! We behandelen dit in onze volgende blog, maar livegang is niet het einde van de transformatie. Het is eerder het begin van een nieuwe en spannende reis. 

Op unit4.com lees je meer over onze oplossingen en ons implementatieproces.