Syv tips for implementering av ERP
Dette er den fjerde bloggposten i serien vår om beste praksis for implementering av et nytt ERP-system eller oppgradering fra et eldre ERP-system. I tidligere blogginnlegg har vi sett nærmere på vellykkede resultater og virksomhetens plan for dette kontra endringsledelse, og diskutert hva som er i endring og hvordan organisasjonen kan forberede seg på endringene. Nå tar vi for oss en liste med syv hovedområder som vi har utviklet etter å ha gjennomført en rekke vellykkede ERP-implementeringer, og som er verdt å fokusere på når din bedrift skal i gang med ERP-implementering.
1. Klargjøre bedriften for endringer
For få på plass en god plan for endringer har vi definert og dokumentert en klar visjon for den fremtidige driften, som vil bli brukt i kommunikasjon og opplæring. Det er identifisert en endringsleder, endringsteam og en gruppe endringsambassadører. Dette må ta hensyn til tilgjengeligheten av ressurser, da de fleste i teamet vil ha daglige oppgaver å utføre og ikke vil være dedikert bare til endringsprogrammet.
En endringsleder er ansvarlig for vellykket gjennomføring av endringen. Dette inkluderer koordinering av implementering og testing, håndtering av kommunikasjon og opplæring samt rapportering av fremdrift og status. Endringslederen sikrer at endringen gir de forventede resultatene og verdien, og at all dokumentasjon og tilbakemeldinger håndteres korrekt.
Endringsteamet er ansvarlig for gjennomføringen av endringsprogrammet, og endringsambassadører er ansatte som frivillig melder seg eller velges for å støtte og fremme en kultur for endringsinitiativ. De spiller en viktig rolle i å påvirke sine jevnaldrende, lette kommunikasjon og gi tilbakemeldinger til endringsteamet og lederne.
2. Prosessberedskap
Prosessberedskap innebærer etablering, dokumentering og validering av brukerprosesser for alle team. Dette innebærer at man må utarbeide prosessdokumenter for hvert team i organisasjonen. Men prosessberedskap handler om mer enn bare dokumentasjon.
Det kreves også detaljerte oppgavelister for å sikre at alle forstår tydelig hva som må fullføres og når, for å sikre en smidig overgang. Som en del av dette må de operative rollene forstå sine ansvarsområder både før og etter overgangen..
Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better gated
3. Testing av programvare
Testing utgjør en avgjørende del av prosessen når man implementerer en ny programvare. Brukerakseptansetesting (UAT) og integrasjonssystemtesting (IST) eller systemintegrasjonstesting (SIT) er to vanlige typer testing. Selv om de kan virke like, er det klare forskjeller mellom dem.
UAT utføres vanligvis av sluttbrukere av programvaren og fokuserer på å sikre at systemet oppfyller spesifikke krav og behov. Denne testingen gjøres i et kontrollert miljø der sluttbrukere utfører spesifikke oppgaver for å sikre at programvaren er brukervennlig og effektiv. Målet med UAT er å identifisere eventuelle problemer eller feil i systemet før det tas i bruk. Ledere må være oppmerksomme på faren for utbrenthet og må sørge for at prosessen ikke blir ensformig eller for tidkrevende.
IST fokuserer derimot på å teste integrasjonen av den nye programvaren med eksisterende systemer i organisasjonen. IT-avdelingen utfører ofte denne testingen for å sikre at det nye systemet integreres sømløst med den eksisterende infrastrukturen. Målet er å sikre at data kan flyte fritt mellom forskjellige systemer uten avbrudd eller tap.
4. Teknisk beredskap
Technical readiness focuses on not just the software but also any hardware requirements; for example, are scanners and printers that have been tested, validated, and are ready to connect available to your new cloud platform?
Often a PC audit is required, and IST testing is undertaken with different functions, particularly finance, HR, and payroll. You'll need to undertake load and performance tests to ensure everything is running smoothly.
5. Klargjøring av løsningen
Som en del av klargjøringen av løsningen, sjekker vi at lokaliseringsdokumentene er opprettet og godkjent, og at de tekniske testene er gjennomført. Dette inkluderer testing av funksjoner og systemgrensesnitt, samt tilpasninger.
Vi forsikrer oss også om at både vårt Unit4-testteam og ditt eget team har gjennomført disse testene og er enige om at de er i gang og fungerer som de skal. Til slutt verifiserer vi at løsningen er satt opp i produksjon og klar til bruk.
6. Klargjøring av data
Ofte kan ikke data bare "løftes og flyttes" fra ett system til et annet, så en plan for dataoverføring er nødvendig. En del av prosessen omfatter migrering og testing av data både i IST og UAT. Også her går vi videre først når datarensing og datakonvertering er fullført.
Som en del av klargjøringen trengs også en datastyringsprosess med identifiserte dataeiere og dataforvaltere og dokumentasjon om datahåndteringsregler med klare prosesser for datahåndtering.
7. Supportberedskap
Dette omfatter å ha et supportteam klart, kjenne tilgjengelighetstidene for supportteamet, ha tydelige instruksjoner for alle brukere og sikre at supportteamet håndterer eskaleringer og Service Level Agreements (SLA-er). All denne informasjonen må dokumenteres og kommuniseres til hele virksomheten.
Etter Go-Live
Du har tatt systemet i bruk! Dette vil vi dekke i vår neste blogg, men å ta systemet i bruk er ikke slutten på reisen. Tvert imot, det er begynnelsen på en ny og spennende reise.
For mer informasjon om vårt utvalg av løsninger og implementeringsprosessen på unit4.com.
