Warum nur eine sorgfältig ausgewählte Planungs- und Analytics-Software einen hohen Nutzen für Ihr Unternehmen stiften kann
Unternehmen vieler Branchen befinden sich aktuell in einer herausfordernden Zeit. Blickt man auf die vergangenen 12-18 Monate zurück, so mussten viele Organisationen schmerzlich erkennen, wie wichtig eine transparente Sicht auf aktuelle Daten, kurzfristige Prognosen der weiteren Entwicklungen sowie Analysen unterschiedlicher Simulationsszenarien sind. Ohne fundierte Softwareunterstützung sind diese Anforderungen nicht zu bewältigen.
Nicht ohne Grund zeigt eine aktuelle BARC-Studie, dass mehr als 50 Prozent der Unternehmen die eingesetzte Technologie als wesentlichen Hebel zur Optimierung von Planung und Forecasting ansehen und entsprechend investieren möchten. Doch bevor man von modernen Lösungen profitieren kann, gilt es, die Softwareauswahl zu bewältigen und gerade hierbei tun sich viele Unternehmen schwer, die für ihre Bedürfnisse richtige Lösung zu finden.
Softwareauswahl ist ein schrittweiser, mehrstufiger Prozess
Die Auswahl von Planungs- und Analytics-Software ist ein mehrstufiger Prozess, der in fünf wesentliche Schritte unterteilt werden kann (siehe Abbildung 1).
Ausgehend von der Data & Analytics Strategie eines Unternehmens, welche die „Leitplanken“ für die Softwareauswahl definiert, jedoch deutlich mehr als nur Technologieentscheidungen umfasst (bspw. Architektur, Organisation etc.), startet die eigentliche Softwareauswahl mit der Anforderungsanalyse. In dieser Phase werden die Anforderungen an eine Lösung aus allen Unternehmensteilen gesammelt, dokumentiert und gewichtet. Wichtig ist es hierbei, alle Stakeholder in der eigenen Organisation in den Prozess einzubeziehen, um späteren Widerständen vorzubeugen. Die Erhebung und Analyse von anbieterspezifischen, technischen und fachlich-funktionalen Anforderungen bildet die Ausgangsbasis für alle Folgeschritte der Softwareauswahl.
Sobald Klarheit über die Anforderungen herrscht, kann der Softwaremarkt betrachtet werden. Über die Erstellung einer Longlist basierend auf einem ersten Marktüberblick und der Identifikation des relevanten Marktsegments (bspw. Planung und Analytics) gilt es, den Markt auf drei bis fünf relevante Lösungen einzugrenzen (Shortlist). Um effizient vorzugehen, fokussiert man sich hierbei vorerst auf die besonders wichtigen Anforderungspunkte, die sogenannten K.O.-Kriterien. Eine Überprüfung dieser Kriterien reicht in der Regel häufig aus, um eine hinreichend genaue, aber nicht zu aufwändige Vorauswahl vorzunehmen.
Eine detaillierte Betrachtung der relevanten Anbieter und möglichen Implementierungspartner erfolgt in der Detailevaluierung. Sie umfasst eine prototypische Umsetzung einer Teilaufgabe der Gesamtaufgabenstellung auf Basis bereitgestellter (Echt-)Daten, um darüber alle relevanten Kriterien der Anforderungsanalyse zu evaluieren. Da die Kosten bzw. das Preis-Leistungsverhältnis meist ein wichtiges Beurteilungskriterium in Auswahlprozessen sind, erfolgt in der Detailevaluierung auch die Berechnung der voraussichtlichen initialen und laufenden Kosten.
Den Abschluss der Softwareauswahl im engeren Sinne bildet schließlich die Entscheidung für einen Anbieter, bevor die Implementierung der Lösung starten kann.
Nur zu den eigenen Anforderungen passende Lösungen können einen hohen Nutzen stiften
Die Bedeutung der Sorgfalt in Softwareauswahlprozessen wird durch die erreichbaren Nutzenaspekte unterstrichen. Es kann über BARC Surveys empirisch belegt werden, dass nur Lösungen, die die eigenen Anforderungen bestmöglich erfüllen, einen hohen Grad an Business Benefits („Geschäftsnutzen“) generieren und einen hohen Nutzen für Unternehmen stiften können. Die Wahl der falschen Softwarelösung kann damit eine ernste Bedrohung für den Projekterfolg sein.
Exemplarisch sei dies am Vergleich von Excel mit spezialisierten Planungs- und Analytics-Lösungen verdeutlicht. Abbildung 2 zeigt Nutzenaspekte, die Unternehmen durch den Einsatz von Planungs- und Analytics-Lösungen erreichen, verglichen mit dem Einsatz von Excel. Excel kann dabei als Lösung betrachtet werden, die zwar immer noch vielfach in Unternehmen für Planung und Analytics zum Einsatz kommt, welche die Anforderungen vieler Anwender aber nur schlecht erfüllt und somit zu Fehlern, Inkonsistenzen, hohen Ressourcenaufwänden und schließlich Frust führt.
Abbildung 2 verdeutlicht, dass spezialisierte Planungs- und Analytics-Lösungen einen deutlich höheren Nutzen stiften als klassische Tabellenkalkulationen, die für die genannten Themen „missbraucht“ werden. Dies untermauert einmal mehr die Bedeutung der Anforderungsanalyse in Softwareauswahlprozessen als einen wichtigen Teilschritt, aber auch die sorgfältige Evaluierung der Softwarelösungen am Markt gegen diese Anforderungen. Lösungen, die die eigenen Anforderungen nur schlecht erfüllen, führen am Ende unweigerlich dazu, dass sie im Unternehmen nicht akzeptiert und umgangen werden. Dies ist angesichts der häufig nicht unerheblichen Investition hinter einem Lösungskauf sowie der Implementierung eine nicht zu unterschätzende Gefahr für Organisationen. „Schlampig“ ausgewählte Softwarelösungen werden oftmals nach kurzer Zeit bereits infrage gestellt, da sich der erhoffte Nutzen nicht einstellt, und haben im schlimmsten Fall zur Folge, dass nach wenigen Jahren ein neuer Auswahlprozess gestartet werden muss.
Zusammenfassung und Empfehlungen für Ihr Softwareauswahlprojekt
Eine fundierte Softwareunterstützung für Planung und Analytics ist insbesondere in dynamischen Zeiten wie heute für Unternehmen essenziell, um Entscheidungen und Prognosen auf Basis transparenter und konsistenter Daten treffen zu können.
Eine anforderungsorientierte Softwareauswahl ist die Grundvoraussetzung dafür, dass eine Planungs- und Analytics-Lösung einen hohen Nutzen für Unternehmen stiften kann und Akzeptanzprobleme vermieden werden. Aus diesem Grund sollten die eigenen Anforderungen vollständig erhoben und gewichtet sowie genau gegen das Lösungsangebot am Markt geprüft werden. Erstaunlich viele Unternehmen scheitern genau an diesem Schritt.
Eine formalisierte Softwareauswahl mit einer vergleichenden Betrachtung mehrerer Lösungen ist wichtig und schafft Investitionssicherheit. Die richtige Vorgehensweise schützt Sie vor einer Fehlentscheidung oder sogar einem gescheiterten Projekt. Eine sorgfältige Softwareauswahl legt den Grundstein für eine bestmögliche Unterstützung durch Softwarelösungen.
Ein abschließender Tipp für Ihr Projekt: Ziehen Sie bei Bedarf unabhängige Experten wie BARC zu Rate, die Sie im Auswahlprozess begleiten und unterstützen können. Diese verfügen sowohl über das erforderliche Prozess-Know-how, langjährige Erfahrung aber auch die entsprechende Kenntnis des Softwaremarktes. Durch ein effizientes und ressourcenschonendes Vorgehen amortisieren sich die Beratungskosten schneller als Sie denken.
