So lassen sich die Kosten der digitalen Transformation mit der richtigen Investitions­strategie senken

Wenn Ihnen jemand vor einigen Jahren gesagt hätte, wie schnell sich die digitale Landschaft ändern würde, hätten Sie ihm wahrscheinlich nicht geglaubt.  

Aber was genau bedeutet das für all jene, die in die digitale Transformation investieren möchten oder es bereits getan haben? 

Aufgrund der Turbulenzen der vergangenen Jahre musste ein Großteil der Belegschaft gezwungenermaßen von zuhause aus arbeiten. Als Reaktion darauf, etablierten etwa 81 % der Dienstleistungsunternehmen Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice. Im Zuge dieser Veränderungen stellte sich heraus, dass so manches Unternehmen für Remote-Arbeitsmodelle alles andere als gut aufgestellt war. Tatsächlich sind viele in dieser Branche immer noch nicht in der Lage, ihre Mitarbeitenden mit den erforderlichen Systemen und Software-Lösungen auszustatten, damit sie ihre tägliche Arbeit erledigen können.  

Eines ist klar: Das Konzept Homeoffice wird uns weiterhin erhalten bleiben und die meisten Unternehmen werden ihr digitales Budget sogar noch weiter aufstocken. Dienstleistungsunternehmen sollten sich also – falls das bisher noch nicht geschehen ist – die Vorteile von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen vor Augen führen und diese für sich nutzen. 

In Krisenzeiten sind digitale Investitionen im Grunde dasselbe wie Einsparungen

In der Krise schnallen Unternehmen in der Regel den Gürtel enger. Das war schon während der Rezession 2008 der Fall und heute ist es genauso. Die Experten schätzten, dass das Wachstum des globalen Technologiemarkts 2020/2021 auf 3 % zurückgehen wird. Damit wurde auch erwartet, dass Dienstleister, die ihre IT-Ausgaben deckeln, 2022 auf Herausforderungen treffen würden.

Bedenken wir allerdings die Kehrseite der Medaille: Investitionen in Technologien wie ERP könnten die Verluste insgesamt ausgleichen, die Unternehmen beim Ausbau ihrer Remote-Infrastruktur auf sich nehmen müssen.  

Studien haben ergeben, dass Unternehmen durch die Bereitstellung der richtigen Technologien rund 2.000 US-Dollar an Miete für Büroräume pro Person einsparen konnten. Darüber hinaus konnten sie ihre Recruiting-Kosten senken. 95 Prozent der Führungskräfte gaben nämlich an, dass Remote-Arbeit eine positive Auswirkung auf die Mitarbeiterbindung habe. Diese Einsparungen gleichen die Kosten für die Implementierung (und sogar Instandhaltung) eines ERP-Systems mehr als aus. Und das ist erst die Spitze des Eisbergs. 

Betrachten Sie die Implementierung einer ERP-Lösung nicht als kurzfristige Notlösung, um die Krise zu überstehen, sondern als größere, langfristige Investition, die in den kommenden Monaten und Jahren zu Kosteneinsparungen führt. 

„Es hat sich gezeigt, dass eine Vielzahl von Aufgaben problemlos im Homeoffice erledigt werden kann. Warum sollten wir also wieder zu den alten Modellen zurückkehren?“, schrieb der Kolumnist Jason Aten für das Magazin Inc. „Remote-Arbeit funktioniert einfach. In vielen Fällen ist dieses Modell sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen die bessere Lösung. Mitarbeitende können damit frei entscheiden, wann und wo sie arbeiten möchten, um möglichst zufrieden und produktiv zu sein.“ 

Enorme Investitionen in digitale Technologien für die Remote-Arbeit 

Vor der Pandemie mit all ihren Folgen war die Arbeit im Homeoffice keinesfalls die Norm. Doch für all jene mit Weitblick lagen die Vorteile klar auf der Hand: stärkere Mitarbeiterbindung, selbstständigere Teams, geringere Kosten, niedrigere Gehälter etc. So entstand eine echte Win-win-Situation für Unternehmen und Arbeitnehmer/innen: Vollzeitmitarbeiter/innen waren 22 Prozent zufriedener mit ihren Jobs als jene, die nicht von zu Hause aus arbeiten konnten. Und auch die Produktivität der Mitarbeitenden wurde gesteigert. 

Bei den meisten Dienstleistungsunternehmen erfolgte die Umstellung auf Remote-Arbeit jedoch eher nach und nach. Viele fokussierten sich darauf, möglichst viel Zeit und Geld zu sparen und verzichteten beispielsweise darauf, wichtige digitale Tools wie ein ERP-System zu implementieren, die die Remote-Arbeit wesentlich erleichtern. 

Und dieser Fehler holt sie nun schnellen Schrittes ein. Auch wenn die Pandemie im Abflauen ist, hat sie die Geschäftslandschaft für immer verändert. Viele Arbeitnehmer/innen haben die Vorteile der Remote-Arbeit erkannt und wer kann, zieht es meist vor, auch weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten. 

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Remote-Arbeit ist und bleibt ein aktuelles Thema  

Wer von zu Hause aus arbeitet, braucht sehr viel mehr als einen Computer, Internet und eine App für Videokonferenzen. Aber wie genau sieht eine skalierbare Lösung aus? 

In den vergangenen Jahren haben ERP-Systeme dazu beigetragen, die digitale Modernisierung im öffentlichen und privaten Bereich voranzutreiben. Für die meisten Unternehmen sind sie mittlerweile aber eine absolute Notwendigkeit.Heute erleichtern ERP-Lösungen Mitarbeitenden in verschiedenen Branchen die Arbeit, darunter Recht, Finanzen, Ingenieurwesen, Werbung etc.  

ERP-Systeme bieten Remote-Teams eine Fülle an Vorteilen, da sie tägliche Aufgaben automatisieren, einschließlich Projektmanagement, Finanzmanagement, Beschaffungsmanagement, Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Außendienst. Kein Wunder, dass die Experten davon ausgehen, dass die Investitionen in ERP während der Krise nicht nur weitergehen, sondern sogar zunehmen werden. 

„Während manche Branchen wie die Tourismus- und Unterhaltungsbranche in eine düstere Zukunft blicken, werden andere Sektoren wie das Gesundheitswesen und der Biotech-Bereich gefragter denn je sein. ERP-Systeme werden in jenen Unternehmen implementiert werden, die über die Ressourcen verfügen und agil bleiben wollen“, so CIODive. 

Die Vorteile der Automatisierung  

Einer der Hauptvorteile von ERP ist Automatisierung. Die neuesten Lösungen helfen Teams in Dienstleistungsunternehmen dabei, Routine-Aufgaben effizienter zu erledigen, sodass sie mehr Ressourcen für wertschöpfende Aktivitäten einsetzen können. Dies ist besonders wichtig in Krisenzeiten, in denen Lieferketten einbrechen und viele Arbeitnehmer/innen ihren Job verlieren.  

Automatisierung spielt eine wichtige Rolle in der Dienstleistungsbranche. So gibt ein Fünftel der CFOs in der Branche an, dass sie Investitionen in den kommenden fünf Jahren darauf konzentrieren werden. Und dies wird sich auch nach der Pandemie nicht ändern. 

Denn mit einem voll integrierten ERP können Sie Ihre Stunden optimieren, die Rechnungslegung automatisieren, sich einen Überblick über die Auslastung verschaffen und die Gemeinkosten senken. Der Grund dafür: 

• Sie erhalten bessere, klarere Einblicke und Informationen und können so fundierte Entscheidungen treffen. Dadurch verbessern Sie Ihre Finanzlage und reduzieren kostspielige Prozesse auf ein Minimum.
• Eine verbesserte Fakturierung optimiert außerdem die Prozesse zur Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung, sodass Sie unbezahlte Rechnungen effektiver verfolgen können.
• Sie verfügen über mehr Business Intelligence. Dadurch können Sie teure Probleme erkennen, noch bevor diese überhaupt eintreten, Workflows standardisieren und auf lange Sicht Kosteneinsparungen erzielen.

Fazit 

Die meisten Arbeitgeber denken vermutlich gerade nicht daran, in ihre digitale Transformation zu investieren. Doch die Anschaffung einer skalierbaren, zuverlässigen und mitarbeiterorientierten ERP-Lösung für Remote-Teams wird sich ganz sicher auszahlen. Wir haben es nicht mit einer schnelllebigen Krise zu tun, sondern stehen an einem Wendepunkt – an dem immer mehr Dienstleistungsunternehmen die nötigen Technologien implementieren, um die Remote-Arbeit zu ermöglichen und zu optimieren. Künftig werden immer mehr Teams in der Dienstleistungsbranche von zu Hause aus arbeiten. Dies können sie jedoch nur mit dem richtigen Tool, nämlich einem mitarbeiterorientierten ERP, das Aufgaben automatisiert und über viele Jahre hinweg Kosteneinsparungen ermöglicht. 

FAQ zur digitalen Transformation

• Wie lässt sich eine digitale Transformation am besten in die Wege leiten? – Als Erstes müssen Sie ermitteln, was „digitale Transformation“ konkret für Ihr Unternehmen bedeutet. Es gibt keine allgemeingültige Definition. Sie müssen Ihre Herausforderungen, Ihren digitalen Reifegrad, Ihre Branche, Ihre Wettbewerber, Ihre Wertschöpfungskette, Ihre Kunden, Ihr Ökosystem und viele andere Variablen berücksichtigen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Dann müssen Sie den Status quo bestimmen, alle Stakeholder überzeugen und eine effektive Roadmap aufstellen. Sie werden nicht alles von heute auf morgen ändern können. Deswegen brauchen Sie einen umfassenden Plan, der die einzelnen Schritte der Transformation detailliert beschreibt.
• Ist eine digitale Transformation teuer? – Viele Unternehmen sind der Ansicht, dass die digitale Transformation und Modernisierung mit hohen Investitionen einhergehe. Fakt ist jedoch, dass es deutlich teurer sein kann, einfach so weiterzumachen wie bisher, weil dies meist finanzielle Verluste zur Folge hat. Der Trend entwickelt sich eindeutig in Richtung Remote-Arbeit. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden die nötigen Tools und Technologien zur Verfügung stellen, damit diese ihre Arbeit zufrieden und produktiv erledigen können. Unternehmen müssen über die kurzfristigen Ergebnisse hinweg blicken und sich auf die langfristigen Erfolge konzentrieren. Und für das nachhaltige Bestehen eines Unternehmens ist die digitale Transformation längst kein Nice-to-have mehr, sondern eine Notwendigkeit.
• Wer ist für die digitale Transformationsstrategie verantwortlich? – Für die Entwicklung einer digitalen Transformationsstrategie sind weitreichende Kenntnisse über das Unternehmen erforderlich: seine Arbeitsmodelle und die Art und Weise der Informationsverarbeitung müssen im Detail bekannt sein. Natürlich hängt dies von der Größe des Unternehmens ab. Aber bei den meisten wird der Chief Information Officer (CIO) für die technischen Angelegenheiten der digitalen Transformation verantwortlich sein: von den technischen Anforderungen und Software-Implementierungen bis hin zu Datenschutzstrategien, IT-Kompetenzbewertungen, Datenverwaltungsstrategien und mehr. In kleineren Unternehmen kann der CEO selbst oder der IT-Leiter dafür verantwortlich sein. Die klassischen Unternehmensbereiche – Operations, Buchhaltung, Finanzen, Vertrieb und Marketing – sind mit der Informationstechnologie eng verflochten. Die digitale Modernisierung betrifft also alle in irgendeiner Form. Gute Führungskräfte sind sich dessen bewusst und überlassen Entscheidungen zur Digitalisierung nicht allein ihrer IT-Abteilung.