Warum CFOs ihre Prozesse für Budgetierung und Forecasting überdenken sollten

Angesichts der steigenden Komplexität, mit der Unternehmen zu kämpfen haben, spielen CFOs eine zunehmend wichtige Rolle bei der strategischen Planung. Dass die meisten sich nicht auf die alljährliche Budgetierungs- und Forecasting-Zeit freuen, ist kein Geheimnis.

Für viele beginnt die Herausforderung bereits damit, die erforderlichen Daten zusammenzutragen, um akkurate Forecasts zu erstellen. Viele Teams haben Schwierigkeiten, die richtigen Daten zu finden, geschweige denn, sie in ein analysierbares Format zu bringen. Wenn die Daten dann endlich in der Finanzabteilung eintreffen, müssen sie manuell in ein weiteres Spreadsheet übertragen werden. Zu diesem Zeitpunkt sind sie dann schon vollkommen veraltet.

(Und da sich die Daten in Excel befinden, ist es praktisch unmöglich unterschiedliche Szenarien durchzuspielen.)

Eines ist klar: Wenn CFOs sich sinnvoll in die strategische Planung einbringen sollen, dann müssen die Prozesse für Budgetierung und Forecasting von Grund auf umgestaltet werden.

Sehen wir uns einige Gründe dafür an, warum CFOs beim Forecasting über das klassische Jahresbudget hinausgehen müssen.

1. Daten sind bereits veraltet, wenn sie beim CFO ankommen

Die meisten Jahresbudgets und Forecasts stützen sich auf eine einzige Momentaufnahme der wichtigsten Daten.

Diese Zahlen basieren jedoch in der Regel nur auf den zentralen Kennzahlen einzelner Teams, die ihre eigenen individuellen Budgets auf der Grundlage ihrer eigenen Momentaufnahmen erstellen. (Hinzu kommt, dass sich Teams oft an die IT-Abteilung wenden müssen, um überhaupt Berichte erstellen zu können, was noch mehr Zeit in Anspruch nimmt.)

Eine zentrale Sicht auf einen Single Point of Truth? Gibt es nicht. Wenn Sie endlich in der Lage sind, die Daten sinnvoll weiterzuverarbeiten, sind sie bereits mehrere Wochen alt.

Im Idealfall sollte Ihre Organisation in der Lage sein, die Ist-Daten kontinuierlich mit den Forecasts abzugleichen, um die aktuelle und zukünftige Lage des Unternehmens genauer darzustellen.

Dies lässt sich jedoch nur mit flexiblen Self-Service-Tools erreichen, mit denen alle Beteiligten jederzeit auf alle Unternehmensdaten zugreifen können, und das sofort ohne die Hilfe der IT-Abteilung.

2. Spreadsheets sind weder Datenbanken noch Analyse-Tools

Spreadsheets sind großartig für den Zweck, für den sie entwickelt wurden: die schnelle Durchführung von Kalkulationen mit vielen unterschiedlichen Zahlen. (Und wir bezweifeln stark, dass irgendjemand, der sich an die mühselige, akribische und manuelleErstellung von Spreadsheets erinnert, die Zeit dorthin zurückdrehen möchte.)

Spreadsheets wurden schlichtweg nicht für die hohen Anforderungen des FP&A- und Budgetierungsprozesses entwickelt. Die Erstellung eines Budgets in Excel umfasst das – manuelle – Zusammentragen von Daten aus einer Vielzahl von Quellen. Und genau da liegen die Nachteile von Excel. Je mehr Versionen desselben Spreadsheets im Umlauf sind, in denen Daten individuell bearbeitet, geändert und gelöscht werden, desto größer ist die Herausforderung für Ihr Team.

Niemand weiß mehr, wo sich die aktuellste Version gerade befindet, und ob die darin enthaltenen Daten überhaupt korrekt sind. Laut Grant Thornton verwenden 39 % der Führungskräfte Spreadsheets für Forecasting, Budgetierung, interne Berichterstattung und FP&A-Aufgaben. (Da verwundert es kaum, dass sie keinen Spaß dabei haben.)

Damit das Finanz-Team die strategische Planung wirklich sinnvoll unterstützen kann, ist eine spezielle Software erforderlich – keine Spreadsheet-basierte „Do-it-yourself“-Lösung.

3. Datenerfassung und -analyse nehmen zu viel Zeit in Anspruch – und ein einheitliches Data Warehouse sorgt nicht unbedingt für besseres Forecasting.

Die meisten Unternehmen sehen sich mit einem stetig wachsenden Datenberg konfrontiert, der sich stark auf die allgemeine Produktivität auswirkt.

Laut dem Bericht von Ventana Research vergeuden Mitarbeitende heutzutage etwa 12 Stunden pro Monat damit, Spreadsheets zu aktualisieren, zu überarbeiten und Daten aus verschiedenen Versionen in einem Spreadsheet zusammenzufassen. Bei Finanzführungskräften sind es sogar 18 Stunden pro Woche.

Die offensichtliche und intuitive Lösung für dieses Problem ist der Aufbau eines zentralen Data Warehouse. In der Realität ist das jedoch auch kein Allheilmittel. Der Aufbau eines maßgeschneiderten Data Warehouse kann laut dem IDC-Bericht Data Warehousing ROI Study bis zu 2 Millionen US-Dollar kosten und Monate, wenn nicht sogar Jahre dauern. Und selbst dann wird Ihnen ein Data Warehouse wahrscheinlich nicht dabei helfen können, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Die naheliegendste Lösung für diese beiden Probleme besteht auch hier darin, professionelle Tools in Ihr Unternehmensökosystem zu integrieren, mit denen Sie Daten automatisch erfassen und analysieren können, statt in Eigenregie etwas zusammenzuschustern.

4. Jahresbudgets sind in der Regel nicht mit der Strategie verbunden – weil das schlichtweg unmöglich ist

Kaum ein Budget berücksichtigt nicht-finanzielle Leistungskennzahlen und nur die wenigsten sind explizit an die nicht-finanziellen Ziele des Unternehmens gebunden. Die meisten Finanz-Forecasts stützen sich auf die vergangene Performance und haben mit der strategischen und taktischen Realität nichts zu tun. Aus diesem Grund werden sie von vielen Geschäftsbereichen oft vollständig ignoriert. Sie erstellen eigene Pläne und Budgets und verwenden ihre eigenen Methoden – und das hat zur Folge, dass die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen nicht nur in einem vollkommen anderen Takt marschieren, sondern auch in völlig unterschiedliche Richtungen.

5. Moderne Analyse-Tools liefern hohen Mehrwert – und zwar über einfachere Budgetierung und Forecastings hinaus

Cloudbasierte FP&A-Tools sind mittlerweile so fortgeschritten, dass sie viele der angesprochenen Probleme lösen: Sie automatisieren die Datenerfassung und integrieren finanzielle KI und maschinelles Lernen, um die Szenarioplanung und rollierendes Forecasting zu ermöglichen. Sie liefern eine Single Source of Truth und stellen so sicher, dass die Daten wirklich aktuell und akkurat sind. Finanz-Teams können diese dann als Grundlage nutzen, um sie anderen Teams und der Geschäftsleitung auf anschauliche und leicht verständliche Weise zu vermitteln und so die Geschäftsstrategie – heute und auch in Zukunft – entscheidend zu beeinflussen.

Wie können Sie von Unit4 profitieren?

Unit4 Financial Planning & Analysis wurde speziell für die Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Die Lösung liefert eine zentrale, transparente Sicht auf alle Daten aus dem Finanz-, HR- und operativen Bereich sowie leistungsstarke, KI-gestützte Forecasting-Funktionen, mit denen Sie vorausschauende Modelle erstellen und alle möglichen Szenarien durchspielen können.

Wenn Sie mehr über unsere Lösung erfahren und wissen möchten, wie Sie Budgetierung und Forecasting von Grund auf transformieren können, besuchen Sie unsere FP&A-Produktseite.