Modernisieren Sie Ihre Beschaffungsfunktion mit Unit4 eRFx für mehr Transparenz und Effizienz
Zu den wichtigsten Aufgaben des Beschaffungsprozesses gehören die Auswahl, Ausschreibung und Qualifizierung potenzieller Lieferanten. Die manuelle Durchführung dieses Prozesses kann sehr zeitaufwendig sein, und bei der Verarbeitung der jeweiligen Lieferanteninformationen mit Legacy-Systemen werden die Lieferantendaten oft nicht ausreichend analysiert und optimiert.
eRFx hilft bei der Digitalisierung der Auswahl von Lieferanten sowie bei der Datenerfassung im Beschaffungswesen, z. B. bei der Qualifizierung von Lieferanten und bei Ausschreibungen. Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses hat viele Unternehmen dazu veranlasst, erneut über Investitionen in digitale Beschaffungslösungen nachzudenken, da diese sowohl die Transparenz als auch die Effizienz erhöhen.
In diesem Blog erfahren Sie, was eRFx ist und wie Sie mit der Source-to-Contract eRFx-Lösung von Unit4 die Transparenz und Effizienz im Beschaffungsprozess verbessern können.
Was ist eRFx?
Für diejenigen, die sich mit digitalen Beschaffungsprozessen nicht auskennen: eRFx ist eine der am häufigsten verwendeten Methoden.
Wie bereits erwähnt, kann es mühsam sein, die Informationen zu verschiedenen Lieferanten manuell zu erfassen, um sie dann zu untersuchen und miteinander zu vergleichen. Zudem mangelt es oft an Möglichkeiten zur Analyse dieser Daten, die jedoch zur Optimierung des Prozesses erforderlich wären.
eRFx ist ein Akronym für „electronic request for X“ (elektronische Anfrage für X) und umfasst verschiedene Anfragen, die ein Käufer vor dem Kauf von Waren bei einem Lieferanten stellen kann, wie z. B. eine Informationsanfrage, ein Angebot, ein Kostenvoranschlag oder eine Ausschreibung. Einfach ausgedrückt ist eRFx eine digitale Software, die ein Unternehmen bei der Suche nach Lieferanten unterstützt.
All diese Beschaffungsprozesse dienen demselben allgemeinen Zweck: Informationen zu sammeln, um die Eignung eines Lieferanten für Ihre Beschaffungszwecke zu vergleichen oder zu bewerten.
Je strukturierter und detaillierter die Informationen sind, die Sie erfassen, desto transparenter und effizienter ist dieser Prozess.
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Wie kann eRFx die Beschaffung effizienter gestalten?
Bei manuellen Abläufen müssen Sie jedes Mal, wenn ein neuer Lieferant für Sie interessant wird, Ihren gesamten Beschaffungsprozess von vorne beginnen.
Bei der Recherche müssen Sie mühsam Informationen über den Lieferanten einholen und sich Fragen zur Präqualifizierung überlegen. Auch der Vergleich dieser Daten mit historischen Daten gestaltet sich bei manuellen und Legacy-Systemen besonders schwierig.
Mit einer digitalen eSourcing-Software wie eRFx profitiert eine Beschaffungsfunktion von vorkonfigurierten Fragen für verschiedene Lieferantenkategorien, und durch die Vorabkonfiguration dieser Fragen wird der Zeitaufwand für diese Aufgaben reduziert. Die Beschaffungsfunktion kann auch mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um diese Informationen zu erfassen.
Mithilfe von Automatisierung können Sie Lieferantendaten aus historischen Datensätzen weitergeben und erfassen. So kann eine Beschaffungsfunktion erfolgreiche Sourcing-Aktivitäten als Modell für Best Practices nutzen.
Beschaffungsteams in wachsenden Unternehmens sollten auch darüber nachdenken, wie sich das Wachstum auf ihre Beschaffungsprozesse auswirken wird. Wenn ein Unternehmen mehr Aufträge annimmt, steigt die Zahl der Sourcing-Aktivitäten und damit verbundenen Aufgaben ebenfalls an, sodass sich der Arbeitsaufwand möglicherweise nur mit der Effizienz von eRFx bewältigen lässt.
Wie kann eRFx die Beschaffung transparenter gestalten?
Eine digitale Beschaffungslösung kann dazu beitragen, die Transparenz zu erhöhen, indem sie den Umfang der Datenanalyse verbessert.
Die Effizienz, die Sie dank Zeiteinsparungen bei Aufgaben wie Präqualifizierungsumfragen gewinnen, kann für die Analyse erfolgreicher Sourcing-Aktivitäten genutzt werden.
Durch die Analyse erfolgreicher Sourcing-Aktivitäten versteht eine Beschaffungsfunktion besser, welche Fragen funktionieren und welche Art von Maßnahmen ausschlaggebend für den Erfolg einer Sourcing-Aktivität sind.
Allein durch die Verbesserung der Informationsanfrage wird die Transparenz erhöht. Ihre Beschaffungsfunktion gewinnt einen besseren Überblick über den Lieferanten und der Lieferant versteht Ihre Beschaffungsabsichten besser, was das Fehlverhalten reduziert.
Die Möglichkeit, erfolgreiche Sourcing-Aktivitäten zu analysieren, bedeutet auch, dass dieser Prozess nicht nur im Hinblick auf die Effizienz, sondern auch auf die Transparenz optimiert werden kann. So gewinnen Sie ein besseres Verständnis der erfolgsversprechenden Best Practices und der zu vermeidenden Hürden.
Grundsätzlich kann digitale eSourcing-Software durch versiegelte Aktivitäten, Audit-Protokolle und PDF-Ereignisreports zur Absicherung gegen unethisches Verhalten beitragen und beide Parteien schützen.
Darüber hinaus sind viele eSourcing-Lösungen Teil einer umfassenderen Plattform, die sicherstellt, dass alle Lieferanten- und Ereignisdaten in einer Cloud-Plattform wie Microsoft Azure gesichert sind. So kann ein Lieferant darauf vertrauen, dass seine Daten sicher aufbewahrt und kontinuierlich gepflegt werden.
Wie kann die eRFx-Lösung von Unit4 Ihnen helfen, die Transparenz und Effizienz zu steigern?
Die Unit4-Lösung eRFx by Scanmarket ebnet den Weg für effizientere und transparentere Beschaffungsprozesse für mittelständische Unternehmen.
Die eRFx-Lösung von Unit4 reduziert die Zykluszeiten um bis zu 50 %, verdoppelt die Kosteneinsparungen im Vergleich zur Arbeit mit wenigen oder keinen Tools und halbiert den Arbeitsaufwand dank vorlagenbasierter Prozesse. So können Sie bis zu 29 % mehr Sourcing-Aktivitäten pro Jahr durchführen.
Durch die Implementierung der eRFx-Lösung von Unit4 hat Home Trust, Kanadas führender Anbieter von Hypotheken- und Wohnungsbaudarlehen, seine Sourcing-Aktivitäten digital transformiert und seine Beschaffungsfunktion in das 21. Jahrhundert befördert.
Mit Unit4 eRFx kann Home Trust dank einer benutzerfreundlichen Lösung innerhalb von Tagen und nicht Wochen auf den Markt gehen. Das Unternehmen stellte fest, dass die Produktivität des Teams zunahm und die Benutzerakzeptanzrate innerhalb weniger Wochen bei 100 % lag. Das Unternehmen spart so Zeit und Geld und schafft durch eine zentrale Informationsquelle mehr Transparenz gegenüber den Lieferanten.
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