Finanz- und Personalplanung arbeiten zusammen, um das organisatorische Wachstum zu maximieren
Die Fähigkeit von Personalwesen (HR) und Finanzen, zusammenzuarbeiten und die Rolle des jeweils anderen Teams zu verstehen, kann für eine Organisation entscheidend sein. HR und Finanzen sind in vielen Unternehmen zwei getrennte Geschäftsbereiche, die oft in Silos arbeiten. Finanzen helfen dabei, Ressourcen zuzuweisen und zu verfolgen, um die Ziele einer Organisation zu unterstützen und dabei eine Balance zwischen Kosten und Umsatz zu halten. HR stellt Mitarbeiter ein, rekrutiert, führt Onboarding durch und motiviert sie, um diese Ziele zu erreichen. Dieser Teil des HR ist oft die größte Ausgabe einer Organisation. Obwohl es sich um zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche handelt, ist es unerlässlich, dass sie effektiv zusammenarbeiten, da es sonst schwierig ist, diese verschiedenen Betriebsabläufe effektiv zu unterstützen, um die Ziele der Organisation zu erreichen. Deshalb ist es entscheidend, dass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt, von der sowohl HR als auch Finanzen arbeiten können.
Die Argumentation für eine integrierte Personalplanung
Obwohl traditionelle Finanz- und Personalplanungsprozesse bei der Erstellung von jährlichen oder quartalsmäßigen Plänen vertraut sind und teilweise darauf angewiesen sind, reicht dieser statische Ansatz in unserer unsicheren wirtschaftlichen Betriebsumgebung nicht mehr aus. Wenn Personalwesen und Finanzen beide manuelle Tabellenkalkulationen oder veraltete Legacy-IT-Systeme verwenden, die nicht gut integrieren, werden Zusammenarbeit, Genauigkeit und Transparenz äußerst schwierig. Manuelle, mühsame Aufgaben, veraltete und oft unvollständige Daten sowie fragmentierte Kommunikation und Entscheidungsfindung zwischen Abteilungen führen zu unregelmäßiger Planung, isolierter Entscheidungsfindung und ungleichen Zielen und Prioritäten.
Die Unternehmensleitung muss ständig neue Möglichkeiten suchen, ihre Ressourcen zu nutzen. Bei so vielen Daten, die zu verstehen sind, kann es zeitaufwendig und schwierig sein, die richtigen Informationen produktiv zu verarbeiten. Eine integrierte Finanzplanungssoftwarelösung wie Unit4 FP&A (Financial Planning and Analysis) deckt alle Aspekte der Planung ab und gibt einen klaren Überblick über tatsächliche Zahlen sowie Prognosefähigkeiten, Analysen und Berichte, die an verschiedene Zielgruppen angepasst sind. Es verfolgt einen flexiblen, integrierten Ansatz, um alle Finanzplanungsbedürfnisse einer Organisation abzudecken, ob es sich um die Planung des Cashflows, die Verwaltung von Betriebsbudgets oder die Prognose von Verkäufen, Kosten und Erträgen handelt. Es bietet integrierte P&L-, Bilanz- und Cashflow-Daten, eine integrierte Ansicht von Tatsachen, mittel- und langfristige Planung und Prognose und ermöglicht multidimensionale Ansichten - nach Regionen, Produkten oder Kunden.
Eine solche Wahrheitsquelle, die aus der FP&A-Lösung kommt, muss eine hervorragende Integration mit dem ERP-System haben. Dies stellt sicher, dass die aktuellen Daten von Finanzen und Personalwesen immer mit dem FP&A-System synchronisiert sind. Wenn man in die Zukunft schaut, sind die FP&A-Möglichkeiten der Planung auf verschiedenen Granularitätsebenen entscheidend für das Personalwesen. Einige Organisationen können auf einer aggregierteren Ebene planen, zum Beispiel nach Kostenstelle. Sie können die Entwicklung von FTEs (Vollzeitäquivalenten) planen und durchschnittliche Kosten pro FTE anwenden. Für andere Organisationen ist es wichtig, einzelne FTEs explizit zu planen und dann den Einstellungsprozess und die Kosten für diese einzelnen Mitarbeiter im Auge zu behalten.
Wenn man das mit den Fähigkeiten des Human Capital Managements (HCM) kombiniert, können Organisationen Prozesse optimieren, die Gehaltsabrechnung vereinfachen und deren Genauigkeit erhöhen sowie die Produktivität, das Engagement und das Wachstum ihrer Talente steigern. Der Ausgangspunkt für die Planung ist immer ein sehr klares Bild der aktuellen HR-Situation. Hier hilft das PPA-Modell (People Planning and Analytics) von Unit4 FP&A für die Personalplanung sehr, da es potenzielle Bereiche aufzeigt, in denen Investitionen und neue Teams benötigt werden könnten.
Ein integriertes Ökosystem wie dieses wird Organisationen helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, indem es Workforce-Daten und Finanzen vereint. Es hilft Organisationen zu verstehen, wie eine optimale Zusammensetzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Werte schaffen und die finanzielle Leistung verbessern kann. HR-Führungskräfte können wichtige KPIs bewerten, die aussagekräftigere Erfahrungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liefern, wie z.B. Gehalt, Betriebszugehörigkeit, Fähigkeiten, Vielfalt und regionale Balance. Dadurch werden Finanz- und HR-Daten integriert, um ein vollständiges Bild der organisatorischen Leistung und deren Auswirkungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Teams zu erstellen.
Agilität und integrierte Planung vorantreiben
Die Erstellung von Arbeitskräfteplänen, die es Ihrer Organisation ermöglichen, auch in Zeiten extremer Unsicherheit agil und effektiv zu bleiben, ist entscheidend für ihr Überleben und Wachstum. Mit Agilität können Organisationen auf Kurs bleiben. HR- und Finanzleiter, die in isolierten, unkoordinierten Umgebungen arbeiten, müssen von taktischer Planung zu einer strategischeren Arbeitskräfteplanung übergehen, die die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort platziert. Eine integrierte Arbeitskräfteplanung ermöglicht es ihnen, Pläne in Einklang mit anderen wichtigen Geschäftszielen zu erstellen, von der Unternehmensstrategie über Finanzen, Betrieb, Abteilungsbudgets und Prognosen. So entsteht ein umfassender und dynamischer Arbeitskräfteplan, der mit strategischen Organisationszielen synchronisiert ist.
Integrierte Szenariomanagementplanung
Die Szenariomanagementplanung wird in FP&A eingesetzt, um Organisationen durch erhebliche Unsicherheit zu führen und verschiedene Möglichkeiten zu berücksichtigen. Trotz bester Versuche werden Prognosen inhärente Fehler haben; die tatsächlichen Ergebnisse weichen von den von Organisationen erwarteten Zahlen ab. Um auch durch Veränderungen zukunftsorientiert und agil zu bleiben, können Organisationen eine zukünftige Realität schaffen, bevor diese eintritt. Die Umstände ändern sich, daher ist es klug, nicht nur mögliche Szenarien zu entwerfen, sondern auch zu simulieren, wie sich sich verändernde Annahmen und Treiber auf bestimmte Ergebnisse auswirken können. Dies ermöglicht es der Organisation, zu überlegen, wie sich die Ausrichtung des Unternehmens ändern kann, und während dies klug ist, ist auch eine tatsächliche Nachverfolgung äußerst wichtig.
Durch die Überwachung der laufenden Leistung wird deutlich, ob eine dieser Szenarien wahrscheinlich eintreten wird. Wenn das Unternehmen weiß, wie es im Vergleich zu seinen Erwartungen abschneidet, kann es umschwenken und seine Szenarien aktualisieren. Die fähigsten und erfolgreichsten Unternehmen können ihr Szenarioplanungsmodell in Echtzeit neu kalibrieren, wenn sich die Umstände ändern.
Ein Beispiel verdeutlicht dies: Maximierung der Personalplanung mit der Unit4-Funktionalität "Compensation Simulation"
Mit der Funktion "Compensation Simulation" innerhalb von Unit4 HCM können verschiedene Versionen von Gehaltsveränderungen betrachtet werden. Es ermöglicht die Auswahl von Parametern wie z.B. Gehaltserhöhungen in %€, wie bester/schlechtester Fall und kann über verschiedene Abteilungen und FTEs modelliert werden. Es ermöglicht manuelle Eingriffe und HR-Leiter können Referenzgehälter mithilfe von Industriedaten von Drittanbietern als Basis laden. Es bietet einen einzigen Klick, um auf HR-Stammdaten im System zuzugreifen, und nach der Simulation können die endgültigen Werte als Vorschläge für den tatsächlichen Gehaltsüberprüfungsprozess in der Unit4 Compensation Planning hochgeladen werden.
Diese Simulation mit Unit4 FP&A ermöglicht es einer Organisation zu bestimmen, wie viel Budget für verschiedene Szenarien für Gehaltserhöhungen benötigt wird. Diese Daten können dann die Grundlage für eine Vorstandentscheidung darüber sein, wie viel Geld für Gehaltserhöhungen ausgegeben werden kann. Dann beginnt der Prozess in Unit4 Compensation Planning mit der tatsächlichen Zuweisung von Erhöhungen durch die Manager an die einzelnen Mitarbeiter.
Rohdaten aus dem ERP/HCM-System werden gezogen und ermöglichen benutzerfreundliches Dashboarding, Visualisierungen und multidimensionale oder ad-hoc-Analysen. Die Verwendung von FP&A gibt dann einen effektiven Überblick über historische Daten, um zukünftige Planungen mithilfe der Journey-Funktion zu informieren. Compensation Planning ist eine Kern-HCM-Funktion, die verwendet wird, um Gehaltsentscheidungen zu planen, zuzuweisen und zu kommunizieren. Es zeigt seine Stärken in unsicheren wirtschaftlichen Zeiten wie der aktuellen Krise der Lebenshaltungskosten, die alle Mitarbeiter betrifft, hoher Inflation und signifikanten Mitarbeiterfluktuationen. Es ermöglicht es Organisationen, mit größerer Agilität zu handeln und schneller auf unsichere Zeiten zu reagieren.
In Kombination mit anderen Geschäftskosten wie Energie und Immobilien bietet es einen ganzheitlicheren Blick und ermöglicht es Organisationen, flexibel in ihrer Servicebereitstellung zu bleiben, indem sie ihre Arbeitsanforderungen aufrechterhalten.
Wie kann Unit4 Ihrer Organisation helfen?
Unsere Enterprise-Lösungen unterstützen viele mittelständische Organisationen. Unsere Cloud-Plattform, ERPx, vereint die Funktionen von Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement, HR und FP&A auf einer vereinheitlichten Cloud-Plattform, die Echtzeitinformationen austauscht und mit einem leistungsstarken, auf Menschenzufriedenheit ausgerichteten Ansatz gestaltet ist, sodass Mitarbeiter von besseren Einblicken profitieren und effektiver und engagierter werden können. Sie unterstützt schnelle und kontinuierliche Veränderungen und bietet eine individualisierte Passform für Kunden im großen Maßstab, indem sie die richtigen Tools zur Vereinheitlichung der Prozesse in ihrer Organisation und zur Vernetzung ihrer Mitarbeiter bereitstellt.
