So wird Ihr FP&A-Team zu einem verlässlichen Berater für Ihr Unternehmen

Angesichts des rasanten Tempos, mit dem sich Wettbewerb, Technologien und Geschäftsumfeld wandeln, müssen FP&A-Führungskräfte in der Lage sein, Erkenntnisse aus großen Datenmengen in Echtzeit bereitzustellen. Es wird erwartet, dass FP&A-Teams agiler, erkenntnisorientierter und datengesteuerter arbeiten. Doch wie können Ihre Experten für Finanzplanung und Analyse zu verlässlichen Beratern werden und Ihrem Unternehmen dabei helfen, alle Unsicherheiten und Probleme zu meistern? Diese fünf Tipps können Ihnen helfen:

1. Bauen Sie enge Beziehungen zu anderen Teams und Abteilungen auf

Das FP&A-Team muss zunächst starke Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmensbereichen aufbauen, wie etwa der Geschäfts-, Lieferketten-, IT-, Marketing-, Vertriebs- und Personalabteilung. Als erstes ist es wichtig, eine vertrauensvolle Beziehung zu diesen Teams aufzubauen, damit diese bereit sind, sich mit der Finanzabteilung über ihre Ziele, Bedürfnisse und Geschäftsherausforderungen zu unterhalten. Der nächste Schritt liegt darin, sie bei der Erreichung dieser Ziele unterstützen. Dazu kann sich das FP&A-Team den folgenden Tipps orientieren:

• Bleiben Sie in der Unterstützung Ihrer Kollegen stets freundlich und hilfsbereit. Denken Sie daran: Die anderen Teams sind mit dem Finanzjargon nicht vertraut und benötigen vielleicht ein Coaching. Ein Kurs zum Ausbau Ihrer Coaching-Fähigkeiten könnte sich als wertvolle Investition für die Zukunft erweisen.
• Lernen Sie Ihre Geschäftspartner besser kennen. Geben Sie ihnen die Gelegenheit, von sich zu erzählen. Stellen Sie Fragen, die nicht zu aufdringlich sind. Zum Beispiel: Wie war Ihr Wochenende? Wie geht es Ihrer Familie?
• Seien Sie stets proaktiv und bieten Sie immer Ihre Hilfe an.
• Kommen Sie auch außerhalb formeller Besprechungen mit ihnen ins Gespräch. Das stärkt die Beziehung.

2. Machen Sie sich mit dem Geschäft näher vertraut

Ein guter Geschäftssinn ist eine der wichtigsten Kompetenzen, die jedes Mitglied im FP&A-Team haben sollte. Dazu gehört ein umfassendes Verständnis der Geschäftstätigkeit des Unternehmens sowie die Kenntnis aller externen Faktoren. Mit anderen Worten: Eine Person mit einem soliden Geschäftssinn hat einen vollständigen Überblick über das Unternehmen einschließlich interner und externer Aspekte. Um sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen, können FP&A-Führungskräfte Folgendes tun:

• Visualisieren Sie gemeinsam mit dem Finanz-Team das Geschäftsmodell und die Wertschöpfungskette des Unternehmens.
• Führen Sie regelmäßige Strategiegespräche mit Mitgliedern der Geschäftsleitung.
• Besuchen Sie oft andere Abteilungen.
• Beteiligen Sie sich an bereichsübergreifenden Projekten und sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen.
• Machen Sie sich mit der Produktliste vertraut.
• Treffen Sie externe Partner wie Distributoren, Großhändler, Lieferanten und Kunden

3. Verbessern Sie die Datenqualität

Die Vertrauenswürdigkeit des FP&A-Teams hängt enorm von der Qualität der verwendeten Daten ab. „Garbage in, Garbage out“ – wie es so schön heißt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass FP&A-Teams die Daten erhalten, die sie benötigen, um dem Unternehmen relevante Erkenntnisse zu liefern. FP&A-Teams müssen:

• Das Geschäft vollständig verstehen, um alle wertvollen Daten zu erfassen und irrelevante herauszufiltern.
• Schätzungen und Annahmen in Frage stellen, um genauere Werte zu erhalten.
• Trend- und Vergleichsanalysen durchführen, um Ausreißerwerte zu erkennen.
• Daten mit ausreichenden Nachweisen untermauern, soweit möglich aus unabhängigen Quellen.
• Teammitglieder schulen und in ihrer Weiterentwicklung unterstützen, um stets Bestleistung erbringen zu können.
• Prozesse automatisieren, um menschliche Fehler zu minimieren (z. B. Technologie zur Robotic Process Automation, RPA).
• Dafür sorgen, dass geeignete Kontrollen, Abgleiche und präventive Prüfpunkte vorhanden sind, um die endgültige Datenausgabe zu validieren. Sie könnten beispielsweise einen Mitarbeiter außerhalb des Finanz-Teams mit der Prüfung beauftragen.

4. Liefern Sie wertvolle Geschäftserkenntnisse

Die Rolle des FP&A-Teams besteht nicht darin, Geschäftsführern akkurate Daten bereitzustellen, die erläutern, was passiert ist bzw. warum etwas passiert ist, sondern Geschäftsführern zu zeigen, was sie noch nicht wissen und vorhersehen, was vermutlich passieren wird. Dies erfordert eine digitale Transformation, damit FP&A-Teams künstliche Intelligenz (KI), Predictive Analytics und andere neuartige Technologien nutzen können, um Geschäftseinblicke in Echtzeit zu liefern. Wie können FP&A-Teams das umsetzen?

• Sie müssen enge Beziehungen zu ihren Business-Partnern aufbauen und einen ausgeprägten Geschäftssinn beweisen. So können sie die richtigen Fragen stellen und tiefe Einblicke ins Geschäft erhalten.
• Sie benötigen angemessene digitale Analyse-Tools wie Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Performance Management (EPM), Business Intelligence (BI) und maschinelles Lernen (ML) oder KI-gestützte Analyse.
• Zudem müssen sie eine Kultur schaffen, in der Entscheidungen auf Grundlage von Daten getroffen werden.

5. Verpacken Sie die Zahlen in eine wirkungsvolle Geschichte

FP&A-Teams sollten versuchen, mit den Zahlen eine Geschichte zu erzählen und sie in einer Art und Weise aufbereiten, die ein klares Bild vermittelt und andere zum Handeln anregt. Niemand erinnert sich an Zahlen und Fakten, an Geschichten jedoch schon. FP&A-Teams sollten über die reine Datenanalyse und Problemlösung hinausgehen. Mit der Kunst des Storytellings können sie ihre Rolle als „Hüter der Zahlen“ ablegen und zu einem zuverlässigen Berater für das Unternehmen werden. Die folgenden Schritte sind wichtig, um eine wirkungsvolle Geschichte erzählen zu können:

• Überlegen Sie sich einen Titel, der Aufmerksamkeit und Interesse weckt. Das kann eine Frage sein, die andere zum Nachdenken anregt, oder ein Call-to-Action, der andere zum Handeln anspornt.
• Bringen Sie in Erfahrung, wer die Entscheidungen trifft und wie Sie die Aufmerksamkeit dieser Personen für sich gewinnen können. Verwenden Sie eine Sprache, die die Entscheidungsträger sprechen und verstehen. Vermeiden Sie komplexe Fachbegriffe.
• Ihre Geschichte sollte möglichst prägnant sein. Nutzen Sie einfache visuelle Hilfsmittel statt unübersichtlicher Tabellen.
• Behalten Sie im Hinterkopf, dass Entscheidungsträger stets einen vollen Terminkalender und daher nur begrenzte Zeit zur Verfügung haben. Vergessen Sie nicht: Weniger ist mehr.
• Verschaffen Sie sich einen detaillierten Einblick über die genauen Hintergründe der Zahlen, damit Sie den Kontext erläutern können.
• Schließen Sie Ihre Geschichte mit einer oder mehreren Handlungsaufforderungen ab.

Fazit

FP&A-Teams haben die einmalige Gelegenheit, sich als zuverlässige Berater für das Unternehmen zu positionieren, indem sie enge Beziehungen aufbauen, wirkungsvolle Geschichten erzählen, einen soliden Geschäftssinn beweisen und wertvolle Erkenntnisse liefern. Angesichts des sich schnell wandelnden Geschäftsumfelds müssen FP&A-Teams sich die Vorteile von Technologien zunutze machen und die richtigen Analyse-Tools implementieren.