Die 6 wichtigsten Best Practices für das Lieferantenmanagement
Im Hinblick auf den Geschäftsbetrieb ist das Lieferantenmanagement sowohl kurz- als auch langfristig entscheidend für den Erfolg. Dieser Bereich kann Vorteile bieten, die zu höheren Einnahmen und nachhaltigem Wachstum führen – aber nur, wenn er richtig gehandhabt wird.
Technologische Fortschritte haben den Zugang zum globalen Markt verbessert, unabhängig von der Größe und dem Standort eines Unternehmens. Die Strategien und Methoden des Lieferantenmanagements sind dadurch noch wichtiger geworden.
Was ist Lieferantenmanagement und warum ist es wichtig?
Die Lieferanten eines Unternehmens sorgen dafür, dass es floriert. Als Drittanbieter liefern sie die Waren und Dienstleistungen, die das Unternehmen benötigt, um sein Versprechen den eigenen Kunden gegenüber zu erfüllen.
Entsprechend ist jedes Unternehmen auf verlässliche, kosteneffiziente Vereinbarungen mit Lieferanten angewiesen, um seine Ziele, Vorgaben und Standards umzusetzen. Das Lieferantenmanagement ist die Initiierung und Pflege produktiver Geschäftsbeziehungen mit Dritten.
Die Initiierung und fortlaufende Pflege ist ein komplexer Prozess, der aus folgenden Gründen eng mit dem Vertragsmanagement, dem Risikomanagement und der Geschäftsplanung verbunden ist:
- Maximierung des ROI (Return on Investment): damit das Unternehmen bei allen Lieferantenbeziehungen vom jeweils besten Preis-Leistungs-Verhältnis profitiert.
- Minimierung des Reputations- und Finanzrisikos: damit durch die zu Dritten geschaffenen Beziehungen keine Schwachstellen entstehen oder verschlimmert werden.
Wenn das Lieferantenmanagement optimal umgesetzt wird, bildet es einen integralen Bestandteil der gesamten Unternehmensstrategie und ergänzt alle geschäftsorientierten Prozesse, die auf das Erreichen der vereinbarten langfristigen Geschäftsziele ausgerichtet sind. Es ist daher unerlässlich, dass Unternehmen Best Practices für das Lieferantenmanagement entwickeln und anwenden.
Best Practice
Wenn wir in der Geschäftswelt von „Best Practice“ sprechen, meinen wir die Umsetzung der besten Methoden zum Erreichen der Unternehmensziele. Jede Gruppe von Best Practices muss auf die konkreten Umstände des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein – sowohl in wirtschaftlicher als auch in betrieblicher Hinsicht.
Da jedoch Geschäftsprozesse wie das Lieferantenmanagement für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, können die Grundlagen der Best Practices des Lieferantenmanagements bei allen Unternehmen zur Entwicklung maßgeschneiderter Strategien genutzt werden.
Hier sind unsere 6 wichtigsten Best Practices für das Lieferantenmanagement:
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1. Ermittlung der Anforderungen des Unternehmens
In allen Bereichen des Geschäftsbetriebs ist „Best Practice“ nur möglich, wenn sie vollständig auf die Anforderungen und Ziele des Unternehmens abgestimmt ist. Dies geht über die Ermittlung des spezifischen Beschaffungsbedarfs hinaus und umfasst die Risikobereitschaft und Risikotoleranz des Unternehmens sowie die langfristige Vision für potenzielles Wachstum.
Wenn die langfristige Vision des Unternehmens beispielsweise darin besteht, in einen bestimmten Markt oder ein bestimmtes Gebiet zu expandieren, sollte jede Entscheidung unter Berücksichtigung ihrer Auswirkungen auf die Risiken und die Möglichkeiten der Lieferkette getroffen werden.
Bei der Ermittlung der Anforderungen des Unternehmens sollte daher das Gesamtbild inklusive aller Beziehungen betrachtet werden.
2. Festlegung der Verantwortlichkeiten innerhalb des Lebenszyklus des Lieferantenmanagements
Bei der Einführung eines Geschäftsprozesses ist es wichtig, die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Im Falle des Lieferantenmanagements gehört dazu die Festlegung spezifischer Verantwortlichkeiten im Beschaffungszyklus, der sich stark mit dem Lebenszyklus des Lieferantenmanagements überschneidet.
In jedem Geschäftslebenszyklus lassen sich die Aufgaben und Verantwortlichkeiten grob in die von Prozessadministrator*innen und die von Prozessmanager*innen unterteilen. Beim Lebenszyklus des Lieferantenmanagements kümmern sich die Administrator*innen um die Anfangsphasen, darunter:
- Festlegung der Anforderungen
- Identifizierung, Verhandlung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten
- Onboarding von Lieferanten
Diese Aufgaben initiieren die Beziehung zum Lieferanten und legen die Bedingungen fest. Die betreffenden Informationen werden an diejenigen weitergegeben, die für die fortlaufende Verwaltung der Lieferantenbeziehung verantwortlich sind:
- Überwachung und Bewertung von Lieferanten
- Offboarding von Lieferanten
Wenn Sie den Lebenszyklus des Lieferantenmanagements verstehen, wird deutlich, wie wichtig es ist, die Verantwortlichkeiten festzulegen. Durch klar aufgeteilte und festgelegte Rollen lässt sich die Effizienz steigern. Zudem wird vermieden, dass zwei Teammitglieder dieselben Aufgaben erledigen und ihre Zeit vergeuden.
3. Speicherung von Informationen an einem zentralen Ort
Wenn Unternehmen Informationen zentralisieren, werden Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in der Lieferkette um ein Vielfaches erhöht. Die Kombination eines zentralisierten Daten-Repositorys mit einem strengen, hohen Sicherheitsniveau stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden auf die für die Geschäftsprozesse benötigten Informationen und Unterlagen zugreifen können und dass auch Dritte direkten und sicheren Zugang zu diesen Informationen haben.
Die Vorlaufzeiten werden beschleunigt, die Lebenszyklen von Vertrieb und Beschaffung werden verkürzt, und es können schneller fundierte Entscheidungen getroffen werden. Die Zentralisierung ermöglicht zudem einen höheren Grad an Automatisierung. Wenn alle Daten digital in einer zentralen Quelle gespeichert sind, können grundlegende Verwaltungsaufgaben so programmiert werden, dass sie automatisch erledigt werden.
Dies entlastet wichtige Ressourcen, die dann vom Unternehmen in anderen Bereichen eingesetzt werden können. Außerdem werden automatische Bewertungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen sowie Fragebogen- und Bewertungszuweisungen für Auswahl- und Risikomanagementprozesse möglich.
4. Standardisierung der Kategorisierung
Angesichts der Zentralisierung von Daten ist es wichtig, die Kategorisierung zu standardisieren. Um dies zu erreichen, müssen Sie einen vereinbarten, standardisierten Ansatz für alle Lieferantenbeziehungen, das Vertragsmanagement und das Risikomanagement entwickeln.
Lieferanten können anhand von automatisierten Metadaten und Datenkennzeichnungsprozessen kategorisiert werden, die die vereinbarte Standardisierung widerspiegeln und Aufgaben wie Suche, Aktualisierung und allgemeine Verwaltung beschleunigen. Die Standardisierung ist also eine wichtige Grundvoraussetzung für den Erfolg des Lieferantenmanagements.
Der Standardisierungsansatz des Unternehmens sollte so entwickelt werden, dass er sowohl auf die kurz- als auch auf die langfristigen Ziele ausgerichtet ist, weil die zentralisierten Daten dann zu einer wertvollen, geschäftsorientierten Ressource werden können.
Die Standardisierung verbessert auch die Automatisierung grundlegender Prozesse, einschließlich der Workflows beim kategoriespezifischen Onboarding von Lieferanten.
5. Überblick über den gesamten Beschaffungszyklus
Lieferantenmanagement und Beschaffung sind eng miteinander verbunden. Der Beschaffungszyklus umfasst die Suche und den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen, die für das Unternehmen benötigt werden. Das Lieferantenmanagement ist ein Teil des Beschaffungszyklus. Es bezieht sich speziell auf den Prozess der Handhabung und Verbesserung der Interaktion mit den Dritten, die diese Waren oder Dienstleistungen liefern.
Die übergeordneten Ziele sowohl des Beschaffungszyklus als auch des Lieferantenmanagements sind jedoch auf das Unternehmensziel ausgerichtet und sollten so gestaltet sein, dass der Wert maximiert und das Risiko minimiert wird. Aus diesem Grund ist die genaue Überwachung des Beschaffungszyklus ein integraler Bestandteil der Best Practice eines Lieferantenmanagement-Programms.
6. Bewertung der Lieferanten-Performance und Prüfung der Lieferantenbeziehung
Neben der Überwachung des gesamten Beschaffungszyklus ist die Überprüfung und Bewertung der einzelnen Lieferantenbeziehungen wichtig, um sicherzustellen, dass jede Beziehung den optimalen ROI (Return on Investment) liefert.
Das Management der Lieferanten-Performance erfordert die Zusammenarbeit mit den Beschaffungsteams, um genaue Bewertungen anhand vereinbarter Kennzahlen oder Key Performance Indicators (KPIs) vorzunehmen. Möglich wird dieser Überprüfungs- und Bewertungsprozess durch die Zentralisierung und Standardisierung von Lieferanten- und Vertragsdaten.
Über das gemeinsame System können alle relevanten Teams und Mitarbeitenden schnell und einfach zusammenarbeiten und kommunizieren, wobei für einen fundierten, proaktiven Ansatz automatische Bewertungs-, Alarm- und Benachrichtigungsfunktionen genutzt werden.
Fazit
Das Lieferantenmanagement im Griff zu haben ist für jedes Unternehmen, das langfristigen Erfolg anstrebt, von entscheidender Bedeutung.
Durch die Umsetzung dieser Best Practices – Ermittlung der Geschäftsanforderungen, Festlegung der Verantwortlichkeiten, Zentralisierung von Informationen, Standardisierung von Prozessen, Überwachung von Beschaffungszyklen und regelmäßige Bewertung der Lieferanten-Performance – können Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten optimieren, Risiken reduzieren und nachhaltiges Wachstum vorantreiben.
Durch Anwendung dieser Strategien verbessern Sie die betriebliche Effizienz und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen gut aufgestellt ist, um in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt zu bestehen.
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