Waarom ODV's ERP gebruiken om de voordelen van gedeelde servicecentra te benutten
Gedeelde diensten binnen zakelijke dienstverlenende organisaties (PSO's) zijn de afgelopen jaren steeds populairder geworden. Met de opkomst van de globalisering hebben bedrijven nu toegang tot wereldwijde bedrijfscentra die gedeelde diensten leveren in meerdere landen en regio's. Gedeelde diensten bieden veel voordelen voor PSO's, zoals kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie en verbeterde klantenservice. In deze blogpost bespreken we de belangrijkste voordelen van gedeelde diensten voor ODV's. We zullen ook onderzoeken hoe organisaties kunnen profiteren van gedeelde diensten om hun activiteiten te verbeteren en hun klanten beter van dienst te zijn.
Klik hier om de ERP productbrochure Gated te lezen
Het verschil tussen SSC en GBS
Wat is het verschil tussen Shared Service Centers en Global Business Services? Shared Service Centers (SSC's) worden meestal binnen een bedrijf gerund om professionele diensten te leveren aan andere afdelingen binnen de organisatie. Het primaire doel van SSC's is om interne processen te stroomlijnen, kosten te verlagen en de klantenservice te verbeteren. Global Business Services (GBS) zijn een subset van SSC's, maar met een grotere wereldwijde focus, waarbij professionele diensten worden geleverd aan een internationaal klantenbestand. GBS kunnen een breder scala aan oplossingen bieden aan klanten en tegelijkertijd kostenefficiënt werken.
De uitdagingen
Hoewel PSO's enig succes hebben geboekt met het gebruik van gedeelde diensten, zijn er nog steeds enkele veelvoorkomende problemen waar men zich bewust van moet zijn. Ten eerste moeten bij de introductie van een Shared Service Center de bestaande interne processen worden geëvalueerd om te bepalen hoe deze processen kunnen worden geïntegreerd met het nieuwe systeem. Ten tweede is het belangrijk om te beseffen dat met de kostenbesparingen die de introductie van een Shared Services model met zich meebrengt, er waarschijnlijk behoefte is aan investeringen in technologie en training voor het personeel. Ten slotte vereist de overgang naar een model van gedeelde diensten ook vaak een aanzienlijke hoeveelheid organisatorisch veranderingsmanagement, wat tijd en moeite kan kosten. Ondanks deze potentiële problemen kunnen ODV's aanzienlijke voordelen halen uit de invoering van een model van gedeelde diensten als het correct wordt geïmplementeerd.
De drijfveren
Wat drijft bedrijven om gedeelde servicecentra en ERP-systemen te gebruiken binnen hun PSO? Kostenefficiëntie is een belangrijke factor. PSO's moeten vaak manieren vinden om de kosten te verlagen, zowel voor hun eigen activiteiten als voor de diensten die ze aan klanten leveren. Door een Shared Service Center te implementeren, kunnen zakelijke dienstverleners de operationele kosten voor handmatige processen verlagen en de kostenefficiëntie verhogen door het aantal fulltime werknemers dat nodig is om dergelijke activiteiten te beheren, te verminderen. Daarnaast helpen de tijdbesparingen door geautomatiseerde processen om middelen vrij te maken die elders kunnen worden ingezet, waardoor zakelijke dienstverleners meer waarde kunnen bieden aan hun klanten. De kosten- en tijdbesparingen die gepaard gaan met de implementatie van een Shared Services model kunnen een aanzienlijke waarde creëren voor PSO's.
De voordelen van Shared Service Centers
- Kostenbesparing
PSO's kunnen de totale kosten verlagen wanneer ze gebruik maken van Shared Service Centers of global business centers. Organisaties kunnen een grotere kostenefficiëntie bereiken door gebruik te maken van dezelfde middelen en processen voor meerdere functies. Deze kostenbesparing kan de vorm aannemen van personeelskosten, investeringen in technologie en facilitaire kosten. Door gebruik te maken van schaalvoordelen en dubbel werk te vermijden, kunnen ODV's bovendien profiteren van een grotere kostenefficiëntie. Door de kosten te verlagen zijn bedrijven beter in staat om te concurreren op de markt.
- Verbeterde kwaliteit
ODV's kunnen de kwaliteit van hun diensten verbeteren wanneer ze gebruik maken van gedeelde servicecentra. Dit komt omdat deze systemen hen in staat stellen dubbel werk te verminderen en processen te standaardiseren, wat leidt tot consistenter werk van hogere kwaliteit. Deze centra kunnen helpen om activiteiten te stroomlijnen, overheadkosten te verlagen en verspilling te elimineren. Door gebruik te maken van één oplossing voor het beheren van veel processen in plaats van ze door afzonderlijke teams te laten beheren, worden de arbeidskosten verlaagd. De tijd die wordt bespaard door het gebruik van gedeelde diensten leidt tot een hogere kostenefficiëntie. Organisaties besparen geld op arbeid, materialen en andere gerelateerde kosten wanneer taken sneller en efficiënter worden uitgevoerd.
- Verhoogde efficiëntie
Door gelijksoortige middelen die meerdere organisatorische gebieden kunnen bedienen op één plaats te clusteren, wordt de bedrijfsefficiëntie verhoogd, de productiviteit gemaximaliseerd en het serviceniveau verbeterd. Enterprise Resource Planning (ERP) is een op technologie gebaseerd platform of systeem dat wordt gebruikt om de activiteiten van de verschillende afdelingen binnen een organisatie te coördineren, zodat ze allemaal op één lijn blijven met de algemene strategische doelen. Het gebruik van ERP om te helpen bij gedeelde diensten zorgt voor kostenefficiëntie en biedt ook veel mogelijkheden voor professionele serviceteams op het gebied van het organiseren van workflows, resource management en het leveren van klantenservice. Door gebruik te maken van shared services binnen PSO's kunnen taken worden verdeeld over afdelingen terwijl de vraag wordt bijgehouden en kostenbesparingen worden gegenereerd door procesautomatisering, waardoor de algehele effectiviteit en efficiëntie van de activiteiten van de organisatie worden verbeterd.
- Verbeterde klantenservice
Een betere klantenservice door middel van gedeelde diensten is een van de belangrijkste voordelen die zakelijke dienstverlenende organisaties kunnen behalen. Door gebruik te maken van de kracht van gedeelde resources kunnen organisaties de kwaliteit en snelheid van hun klantenservice verbeteren. Met een verhoogde efficiëntie kunnen klanten snelle en betrouwbare antwoorden krijgen op hun vragen. Bovendien kan kostenefficiëntie verder worden bereikt door de kosten te verlagen die gepaard gaan met het aannemen en opleiden van nieuw personeel. Dit stelt ODV's uiteindelijk in staat om concurrerende prijzen te bieden zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Door middel van automatisering en technologie kunnen bedrijven ook hun activiteiten stroomlijnen en minder tijd besteden aan handmatige processen. Daarnaast stellen gedeelde diensten organisaties ook in staat om kennis, vaardigheden en expertise over te dragen van het ene team naar het andere, wat resulteert in een hoger expertiseniveau en betere workflows.
- Grotere flexibiliteit
Organisaties winnen aan flexibiliteit wanneer ze shared services gebruiken als onderdeel van hun zakelijke dienstverlening. Gedeelde services kunnen zorgen voor kostenefficiëntie en schaalbaarheid, waardoor organisaties zich snel kunnen aanpassen aan veranderende behoeften van klanten. Er is ook minder afhankelijkheid van externe leveranciers, wat de kosten op de lange termijn kan verlagen. Daarnaast kunnen Shared Services organisaties in staat stellen om gespecialiseerde, op maat gemaakte oplossingen te bieden aan klanten met behoud van kostenefficiëntie.
Hoe kan Unit4 PSO's helpen technologie te gebruiken in Shared Service Centers?
Unit4 biedt een suite van oplossingen die specifiek zijn afgestemd op zakelijke dienstverlening en die mogelijkheden bieden voor kostenefficiëntie. Onze ERP-, Financiële Planning en Analyse (FP&A) en Human Capital Management (HCM)-applicaties stellen bedrijven in staat om hun kernprocessen te beheren, waaronder facturering en facturatie, resource management en werknemersbetrokkenheid. De oplossingen bieden ook gedetailleerde analyses en inzichten, zodat bedrijven hun prestaties beter kunnen controleren en weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Onze geïntegreerde oplossingen bieden realtime inzicht in de kosten, waardoor een betere kostenbeheersing en kostenefficiëntie mogelijk worden. Met deze oplossingen kunnen PSO's hun processen optimaliseren en hun middelen maximaliseren om hun winstgevendheid te verhogen. Door gebruik te maken van de kracht van gegevens, stellen de oplossingen van Unit4 bedrijven in staat om de efficiëntie binnen hun shared service centers te verhogen en de kosten te verlagen voor een duurzamer bedrijfsmodel.
