Remporter des affaires : comment un ERP peut vous aider à convaincre les achats
Les achats sont souvent perçus comme le pire ennemi des petites entreprises de conseil. Et cette vision n'est pas totalement injustifiée. Une mauvaise relation avec la fonction achats d'un client, ou leur incapacité à comprendre précisément la portée et la nature de votre travail, peut entraîner des difficultés tant au niveau de la rentabilité que de la viabilité du projet.
Cependant, correctement géré, les achats peuvent en réalité devenir l'un des alliés les plus puissants de votre entreprise dans le processus de soumission pour de nouveaux projets. Avoir la capacité de démontrer précisément comment vous gérez les fondamentaux, les coûts et les ressources de votre entreprise pour produire des résultats, vous arme d'un puissant outil pour faire des alliés des équipes d'achats de vos clients potentiels. Cela peut même vous aider à défendre fermement votre cas lorsqu'il est temps de négocier les honoraires. Examinons cela de plus près.
Les achats s'impliquent plus tôt dans l'évaluation des projets
Les décideurs commencent à valoriser la présence d'un expert en achats stratégiques doté de compétences réelles en négociation et en gestion des risques, lors de l'évaluation de projets pour les fournisseurs de services externes. Et lorsqu'il s'agit d'évaluer les partenaires potentiels en fonction de leur adéquation stratégique et de leur compétitivité.
Dans les industries de services, les équipes d'achats sont des spécialistes. Elles ont généralement une conscience beaucoup plus forte des prestataires spécialisés ou alternatifs par rapport aux grandes entreprises traditionnelles. Ainsi que des ensembles de données nécessaires pour évaluer les performances et les spécialisations par rapport aux besoins de leurs propres organisations. Cela signifie que vous êtes plus susceptible de rencontrer les équipes d'achats plus tôt dans vos efforts de développement commercial et de faire face à une série de questions plus soutenue et intensive concernant vos processus, vos pratiques, votre historique, vos références, vos attentes mutuelles et vos accords de niveau de service.
Mais une équipe achats plus impliquée n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Ils sont plus susceptibles d'être réceptifs à votre proposition de valeur unique, de pouvoir évaluer votre adéquation en tant que partenaire stratégique et de devenir un avocat pour votre entreprise du côté du client. Cela crée également la possibilité d'accélérer l'ensemble du processus d'appel d'offres pour de nouveaux projets. Réduisant ainsi le délai entre l'offre et l'encaissement et vous aidant à définir correctement la portée et l'équipe de vos projets en fonction d'une meilleure compréhension mutuelle.
Les achats deviennent de plus en plus importants et impliqués
Et croyez-le ou non, c'est une bonne chose !
La place prépondérante des achats dans la stratégie globale des entreprises augmente à mesure que les demandes des clients évoluent et que la transformation numérique modifie la manière dont les entreprises achètent et vendent des services.
Cette importance croissante est à la fois la cause et la conséquence d'une plus grande volonté de changer de prestataires de services. Les entreprises dépendent désormais beaucoup plus des technologies et des spécialistes de services tiers à mesure que leurs chaînes de valeur s'étendent.
Cela signifie que, en tant que sociétés de services, votre propre importance augmente également. Non seulement les achats voudront vous connaître davantage, mais ils s'attendront également à en savoir plus sur vous pendant le processus d'appel d'offres. Après tout, le prestataire qu'ils choisiront sera un composant essentiel pour compléter la chaîne de valeur de leur entreprise.
Cela signifie que vous devez travailler pour les convaincre que votre entreprise est la bonne pour le travail.
Votre entreprise doit apprendre à parler le langage des achats.
À mesure que les achats continuent d'augmenter en tant qu'unité de décision pour l'achat de services, être capable de communiquer de manière convaincante la valeur stratégique deviendra un véritable élément différenciateur compétitif. Voici comment vous pouvez le faire :
1. Surveillez les coûts.
Cela semble évident, mais les achats ne recherchent pas seulement un chiffre plus petit. Ils recherchent un chiffre qui a du sens dans le contexte de leurs objectifs de retour sur investissement (ROI) souhaités. Ils recherchent un chiffre qui correspond à leur stratégie d'achat globale, aux résultats souhaités pour un projet donné et qui est sensible au temps et spécifique. Ils voudront que vous démontriez comment vous, vos outils (et par extension eux) pouvez exercer un contrôle strict sur les budgets et les délais, ainsi que vos politiques et contrôles pour les dépassements. Et ils voudront que vous leur présentiez un ensemble solide de projections de ROI pour les services qu'ils achètent chez vous.
2. Montrez que vous comprenez comment identifier et gérer les risques.
Démontrez votre processus de gestion des risques sur les projets que vous menez. Comment vous identifiez et atténuez les points de défaillance potentiels, comment vous assurez un personnel de projet adéquat et des plans de contingence, et comment vous suivez les coûts en cours, le temps passé et le travail accompli par rapport au travail en cours.
Cela exigera de vos consultants et chefs de projet qu'ils puissent démontrer un niveau très précis de visibilité et de contrôle du projet et suivre chaque détail au fur et à mesure de son développement pour atténuer les risques émergents et réduire les pertes.
3. Montrez-leur à quel point il est facile de travailler avec vous.
Cela ne concerne pas seulement les aspects "soft" tels que la gestion des relations. Plus que tout, les achats chercheront des processus, des systèmes et une structure. À quel point est-il facile de vous contacter ? À quel point est-il facile de joindre la bonne personne pour obtenir des réponses rapidement ? À quel point est-il facile de vous payer - à quelle vitesse sont vos processus de facturation et de contractualisation ? À quel point vos rapports sont-ils précis et opportuns ? Comment les aidez-vous à communiquer la valeur et le ROI à leurs parties prenantes ?
Vous devrez être capable de répondre à ces questions pour gagner la confiance des achats et obtenir leur soutien pour vos propositions.
C'est là que votre système ERP intervient.
Bien que cela puisse ne pas sembler évident, les tendances en matière d'achats mentionnées ci-dessus sont importantes à garder à l'esprit lorsque vous achetez un ERP.
Lorsque vous êtes soumis à un examen plus minutieux que jamais, vous aurez besoin d'une plateforme opérationnelle qui vous offre une visibilité complète et qui intègre les données de vos équipes financières, RH et de projet pour créer une image complète de chaque aspect du travail que vous effectuez pour vos clients.
Veiller à adapter votre ERP aux besoins des équipes d'achats, vous fournira tout ce dont vous avez besoin pour montrer aux achats que vos estimations sont précises et que vous avez mis en place des processus et des contrôles appropriés pour gérer les risques, éviter les dérives de projet et garantir que leur organisation obtient ce pour quoi elle paie.
Ce niveau de visibilité et de contrôle vous permettra également de vous assurer que vous pouvez doter correctement les projets de vos clients de manière rentable pour eux et rentable pour vous. Contribuant à établir la transparence et la confiance entre vos organisations et vous positionnant favorablement pour d'autres opportunités de vente croisée et de vente incitative à l'avenir.
Le pouvoir du PSA
Les solutions PSA représentent un autre outil inestimable pour traiter avec vos homologues d'achats et de clients. Une plateforme intégrée pour la gestion des ventes à l'encaissement de l'ensemble de votre flux de travail central, y compris la gestion de projet, la facturation automatisée et le suivi intelligent des heures facturées, peut vous offrir un avantage réel pour articuler la valeur de travailler avec vous à vos clients.
Les solutions PSA vous permettent d'obtenir un DSO plus bas et une meilleure gestion des revenus. Et de démontrer à vos homologues d'achats que vous avez établi un système qui atténue leur profil de risque ainsi que le vôtre.
Comment Unit4 peut-il vous aider ?
Nous créons des logiciels ERP, HCM, FP&A et PSA conçus spécifiquement pour les besoins des entreprises orientées utilisateurs et projets, fournissant à vos équipes les outils dont elles ont besoin pour assurer la rentabilité, maintenir le bon déroulement des travaux et garder vos collaborateurs engagés, heureux et productifs.
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