Winnende biedingen - hoe ERP je kan helpen om de inkoop te overwinnen
Inkoop wordt vaak gezien als de grootste vijand van kleinere adviesbureaus. En deze kijk is niet helemaal ongegrond. Een slechte relatie met de inkoopafdeling van een klant - of hun onbegrip over de precieze omvang en aard van jouw werk kan leiden tot problemen op het gebied van projectwinstgevendheid en levensvatbaarheid.
Maar wanneer het op de juiste manier wordt aangepakt, kan inkoop eigenlijk een van de krachtigste bondgenoten van je bedrijf worden bij het inschrijven op nieuwe projecten. Het vermogen om precies te laten zien hoe je de fundamenten, kosten en middelen van je bedrijf beheert om resultaten te produceren, geeft je een krachtig instrument om van de inkoopafdelingen van potentiële klanten bondgenoten te maken. En het kan je zelfs helpen een stevig standpunt in te nemen wanneer het tijd is voor tariefonderhandelingen. Laten we eens kijken hoe.
Inkoop is steeds vroeger betrokken bij het bepalen van het projectscope
Besluitvormers hechten steeds meer waarde aan het hebben van een strategische inkoopexpert met echte onderhandelings- en risicobeperkingsvaardigheden in de kamer wanneer het gaat om het bepalen van de scope van projecten voor externe dienstverleners. En als het gaat om het beoordelen van potentiële partners op strategische fit en concurrentiekracht.
In dienstverlenende sectoren zijn inkoopafdelingen specialisten. Ze hebben doorgaans een veel sterker bewustzijn van gespecialiseerde of alternatieve aanbieders ten opzichte van de traditionele grote namen - evenals de datasets die nodig zijn om de prestaties en specialisatie in relatie tot de behoeften van hun eigen organisaties te beoordelen. Dit betekent dat je in je inspanningen voor bedrijfsontwikkeling waarschijnlijk eerder met inkoop te maken krijgt en dat je te maken krijgt met een meer langdurige en intensieve reeks vragen over je processen, werkwijzen, staat van dienst, referenties, wederzijdse verwachtingen en service level agreements.
Maar een meer betrokken inkoopteam is niet per se iets slechts. Ze zijn eerder geneigd om open te staan voor je unieke meerwaarde, om je geschiktheid als strategische partner te beoordelen en om een voorvechter van je bedrijf te worden aan de kant van de klant. Dit creëert ook het potentieel om het hele proces van het inschrijven op nieuwe projecten te versnellen, waardoor je tijd van aanbesteding tot betaling wordt verkort en je helpt om je projecten correct te bepalen en te bemannen op basis van een groter wederzijds begrip.
Click to read ERP product brochure (NL)
Inkoop wordt steeds belangrijker en neemt een grotere rol in
En geloof het of niet, dat is een goede zaak!
De prominente rol van inkoop in de algehele bedrijfsstrategie neemt toe naarmate de eisen van klanten veranderen en digitale transformatie de manier verandert waarop bedrijven diensten inkopen en verkopen.
Deze toenemende prominentie is zowel de oorzaak als het gevolg van een grotere bereidheid om van professionele dienstverlener te veranderen. Bedrijven zijn nu veel afhankelijker van technologieën van derden en service-specialisten, aangezien hun waardeketens zich uitbreiden.
Dit betekent dat je als dienstverlenend bedrijf zelf ook meer op de voorgrond treedt. Aanbestedende diensten zullen niet alleen meer van je willen zien, ze zullen ook meer van je verwachten tijdens het aanbestedingsproces. De leverancier die ze kiezen is immers een essentieel onderdeel van de waardeketen van hun bedrijf.
Dit betekent dat je moeite moet doen om hen ervan te overtuigen dat je bedrijf de juiste keuze is voor de klus.
Je bedrijf moet leren de taal van inkoop te spreken
Nu inkoop steeds belangrijker wordt als onderdeel van de besluitvormingseenheid voor het inkopen van diensten, zal het overtuigend kunnen communiceren van strategische waarde naar hen een echte concurrentie differentiator worden. Hier is hoe je het doet:
1. Houd de kosten in de gaten
Dit klinkt vanzelfsprekend, maar inkoop is niet alleen op zoek naar een lager bedrag. Ze zoeken naar een bedrag dat zinvol is in de context van hun gewenste ROI-doelen. Ze zoeken naar een bedrag dat past bij hun algehele inkoopstrategie, de gewenste resultaten voor een bepaald project en dat tijdsgevoelig en specifiek is. Ze willen dat je aantoont hoe je, je tools - en bij uitbreiding zijzelf - een strakke controle kunnen behouden over zowel budgetten als deadlines, evenals je beleid en controles voor overschrijdingen. En ze willen dat je een robuuste set ROI-projecties toont voor de diensten die ze bij je kopen.
2. Toon aan dat je weet hoe je risico's kunt identificeren en beheren
Demonstreer je proces voor risicobeheer bij de projecten die je uitvoert. Hoe je potentiële faalpunten identificeert en tegengaat, hoe je zorgt voor voldoende projectbemanning en noodplannen, en hoe je de lopende kosten, bestede tijd en voltooide werkzaamheden versus lopend werk bijhoudt.
Hiervoor zullen je consultants en projectmanagers een zeer gedetailleerd niveau van projectzichtbaarheid en controle moeten kunnen aantonen - en elk detail moeten bijhouden naarmate het zich ontwikkelt om opkomende risico's te beperken en lekken te minimaliseren.
3. Laat hen zien hoe gemakkelijk het is om met je samen te werken
Dit betekent niet alleen de " zachtere" aspecten zoals relatiebeheer. Inkoop is vooral op zoek naar processen, systemen en structuur. Hoe gemakkelijk is het om je te bereiken? Hoe gemakkelijk is het om de juiste persoon te bereiken om snel vragen te beantwoorden? Hoe gemakkelijk is het om je te betalen - hoe snel zijn je facturatie- en contractprocessen? Hoe nauwkeurig en tijdig is je rapportage? Hoe help je hen om waarde en ROI te communiceren naar hun stakeholders?
Je moet deze vragen kunnen beantwoorden om het vertrouwen van de inkopers te winnen en hun steun voor je voorstellen te krijgen.
Dit is waar je ERP-systeem van pas komt
Hoewel het misschien niet meteen duidelijk is, zijn de bovengenoemde trends in inkoop belangrijk om in gedachten te houden bij de aanschaf van een ERP-systeem.
Wanneer je meer dan ooit onder het vergrootglas ligt, heb je een operationeel platform nodig dat je volledig inzicht geeft en dat gegevens integreert van je financiële, HR- en projectteams om een compleet beeld te creëren van elk aspect van het werk dat je voor je klanten uitvoert.
Ervoor zorgen dat je je ERP-systeem afstemt op de behoeften van inkoopteams zal je voorzien van alles wat je nodig hebt om aan inkoop te laten zien dat je schattingen nauwkeurig zijn en dat je passende processen en controles hebt om risico's te beheersen, projectuitloop te voorkomen en ervoor te zorgen dat hun organisatie krijgt waarvoor ze betaalt.
Dit niveau van zichtbaarheid en controle stelt je ook in staat om ervoor te zorgen dat je de projecten van je klanten op de juiste manier bemant, zodat ze kosteneffectief zijn voor hen en winstgevend voor jou, en helpt bij het opbouwen van transparantie en vertrouwen tussen je organisaties, en positioneert je goed voor verdere cross-selling en upselling mogelijkheden in de toekomst.
De kracht van PSA
PSA-oplossingen zijn een ander hulpmiddel van onschatbare waarde in de omgang met de inkooppartners van je klanten en hun tegenhangers. Een naadloos platform voor het beheer van je hele kerntaken - inclusief projectbeheer, geautomatiseerde facturering en slimme registratie van facturabele uren. Het kan je een echt voordeel geven bij het duidelijk maken van de waarde van het samenwerken met je aan je klanten.
PSA-oplossingen stellen je in staat om een kortere DSO (Days Sales Outstanding) te bereiken en het beheer van inkomsten te verbeteren, en laten je inkoopcollega's zien dat je een systeem hebt opgezet dat hun risicoprofiel en dat van jou beperkt.
Hoe kan Unit4 je helpen?
Wij bieden ERP-, HCM-, FP&A- en PSA-systemen die speciaal zijn ontworpen voor de behoeften van organisaties met een sterke focus op mensen en projecten. Onze oplossingen voorzien je teams van de tools die ze nodig hebben om winstgevendheid te waarborgen, werk soepel te laten verlopen en je mensen betrokken, tevreden en productief te houden.
Om te zien wat onze oplossingen voor je kunnen doen, kan je onze toegewijde ERP-productpagina hier bekijken, onze PSA-productpagina hier of klik hier of boek een demo.
Read the rest of this blog series
