Une transformation réussie nécessite une préparation au changement
Ceci est le deuxième article de blog de notre série sur les meilleures pratiques pour la mise en place d'un système ERP, qu'il s'agisse d'un système complètement nouveau ou du remplacement d'un ancien ERP. Dans notre premier blog, nous avons examiné les résultats de réussite et nous nous sommes demandés si un résultat de réussite avait été défini.
Articuler clairement quels problèmes commerciaux seront améliorés et comment vous définirez et mesurerez le succès contribue grandement à garantir la réussite de la mise en place d'un ERP.
Ce dernier article aborde les questions clés : qu'est-ce qui change et comment préparez-vous votre entreprise au changement ?
Qu'est-ce qui change ?
La mise en place d'une solution ERP vise à résoudre un problème commercial pour atteindre un résultat commercial. Vous n'implantez donc pas seulement une nouvelle technologie, vous cherchez à améliorer les processus opérationnels et à mettre en place de nouvelles façons de travailler plus modernes qui pourraient générer des avantages plus rapidement.
Le fait de changer ou d'implémenter de nouveaux processus pour atteindre les résultats commerciaux souhaités, signifie un changement dans la manière dont les utilisateurs finaux effectuent leurs tâches et activités. Et c'est cela qui doit être clairement planifié et communiqué à vos employés.
Participation au projet
L'implication des collaborateurs est essentielle pour le succès d'un nouveau logiciel. Elle renforce l'acceptation tout en augmentant la satisfaction au travail et l'engagement. Montrer comment l'implication profite non seulement à l'entreprise mais aussi aux collaborateurs peut inspirer une plus grande participation. Et impliquer les collaborateurs dans le travail qui sera réalisé à l'avenir aidera à repérer les résistances et les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
Préparer vos employés au changement
N'oubliez pas que lorsque l'ERP entre en service, vous demandez à vos collaborateurs de travailler différemment. Nous aborderons cela plus en détail dans un prochain article de blog, mais pour les aider à se préparer aux changements à venir, nous recommandons les pratiques suivantes :
1. Communiquez ce qui change et ce qui ne change pas
La communication transparente est essentielle. Les raisons claires derrière les décisions et leur impact sur le rôle de chaque collaborateur et sur les fonctions quotidiennes doivent être communiquées tout au long du processus. En impliquant tous les services, les besoins en formation peuvent être identifiés, et le programme peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques de chaque groupe.
Soyez précis sur ce qui change. Par exemple, dans le cadre de la nouvelle implémentation, les collaborateurs pourront désormais être tenus de soumettre leurs notes de frais via le logiciel ERP. Auparavant, ils pouvaient remplir des feuilles de calcul et les envoyer à leur responsable ou au service financier par e-mail. Ce changement vise à automatiser le processus de création et de soumission des notes de frais pour remboursement. Dans ce scénario, les collaborateurs devront connaître les éléments suivants :
- Pourquoi l'entreprise passe-t-elle à une solution automatisée pour la gestion des notes de frais ?
- Quel est le délai de remboursement une fois que la note de frais est approuvée ?
- Comment utiliser l'ERP pour créer, gérer et approuver les notes de frais.
2. Expliquez pourquoi le changement se produit
Les êtres humains sont des créatures d'habitude et de routine. Lorsqu'une nouvelle technologie est mise en place, vous perturbez la manière dont les gens font les choses. Les gens aiment comprendre les raisons du changement. Il est préférable d'être clair sur les raisons du changement et sur la manière dont il sera géré. Cela crée de l'adhésion et des défenseurs du changement.
3. Guidez la manière dont les activités seront effectuées
Les collaborateurs veulent bien faire leur travail. La création et la mise à jour des processus pour les utilisateurs finaux sont essentielles afin que ces derniers puissent bien accomplir leur travail. Cependant, les gens ont besoin de temps pour apprendre les nouvelles façons de travailler. Le changement échoue lorsque les gens ne savent pas comment travailler. Et on a souvent tendance à confondre la formation des collaborateurs sur l'utilisation du nouveau système ERP avec l'enseignement aux employés de la manière de faire leur travail.
Par exemple, au lieu de se concentrer sur les étapes pour atteindre un objectif, commencez par vous concentrer sur les résultats souhaités. Par exemple, réduire le temps nécessaire pour traiter les factures de 15 % pourrait être un objectif à atteindre avec un nouveau système d'automatisation. Les processus spécifiques nécessaires pour atteindre cet objectif peuvent alors être déterminés. Lorsque vos collaborateurs comprennent quels sont les nouveaux résultats commerciaux attendus, ils seront plus disposés à participer au processus.
Le projet de mise en œuvre n'est qu'une partie de votre voyage, et vos collaborateurs ont besoin d'un plan qui reflète leurs activités quotidiennes. Lorsque nous mettons en place une solution ERP pour un client, nous fournissons des scripts de test qui les aident à se rappeler comment exécuter de nouveaux processus de travail. Une manière efficace de simplifier le processus pour vos utilisateurs est d'organiser le script de test de manière à ce qu'il soit en phase avec votre nouveau processus conçu. Le script de test vous fournira ensuite les étapes exactes à suivre pour un processus spécifique. Cela permet aux utilisateurs de se familiariser avec le système, facilite l'analyse des erreurs et fournit plus d'informations sur la tâche, ce qui rend plus facile pour les utilisateurs de comprendre et d'exécuter.
4. Inclure les utilisateurs finaux de l'entreprise dans la définition de vos processus
Pendant la mise en place d'un ERP, les utilisateurs finaux de l'entreprise sont souvent engagés dans le projet une fois que la formation a eu lieu. C'est une erreur, car cela oblige les utilisateurs finaux à apprendre à la fois leurs nouvelles tâches et les nouveaux processus nécessaires pour effectuer leur travail en même temps, ce qui peut être accablant. Cela peut entraîner de la frustration avec le nouveau système, ce qui peut amener les utilisateurs finaux à rejeter ou à ressentir du ressentiment envers le nouveau processus commercial. Impliquer quelques utilisateurs finaux de l'entreprise dès la phase de planification et de définition des processus permet à votre formation de se concentrer sur la manière dont les personnes effectueront leur travail.
Comment Unit4 peut vous accompagner
La solution ERP est un outil pour exécuter le travail. L'ERP n'est pas le changement. C’est la manière dont vous alignerez les collaborateurs, les processus et la technologie pour atteindre un objectif stratégique qui l’est. Une stratégie de gestion du changement vous aide à articuler ce qui change.
Chez Unit4, nous disposons d'une équipe d'experts qui peut vous aider à évaluer, à élaborer une stratégie et à mener à bien votre projet de transformation ERP. Nous comprenons les défis auxquels sont confrontées les entreprises lorsqu'elles apportent des modifications aux systèmes informatiques et changent la manière dont les gens accomplissent leurs tâches quotidiennes. Notre équipe expérimentée s'engage à vous fournir l'expertise nécessaire et les compétences pour établir un processus de travail plus efficace tout en vous soutenant tout au long du projet de gestion du changement et en atteignant finalement vos objectifs.
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