ERP : pourquoi adopter un environnement de type « bac à sable » ?

Les administrateurs peuvent proposer des solutions plus récentes (ou des versions de la même solution) à un petit nombre d'utilisateurs, et une base d'utilisateurs peut essayer et apprendre de nouveaux systèmes sans que les erreurs ne causent de problèmes durables en termes de perte ou d'édition de données. Tout comme un vrai bac à sable, c'est un endroit où l'on peut s'amuser sans conséquences réelles. 

En règle générale, le bac à sable de votre environnement ERP prendra la forme d'un clone complet de votre plateforme ERP et de votre ensemble de données, dans lequel votre équipe peut apporter des changements, essayer de nouvelles fonctionnalités, tester et déployer de nouveaux logiciels et intégrations, piloter des plugins et de nouvelles applications, et former le personnel sans que les données réelles de l'entreprise ne soient affectées. Toutes les modifications apportées peuvent être annulées en redémarrant le bac à sable à son état d'origine (ce qui permet d'effectuer d'autres tests à partir d'une "ardoise vierge"). 

Pourquoi utiliser un bac à sable ERP ? 

Les environnements bac à sable créent un tampon contre les risques informatiques en rendant les changements apportés à votre solution beaucoup moins susceptibles d'entraîner des conséquences imprévues pour l'entreprise "en direct". Ces risques peuvent aller de ceux associés à de nouvelles applications tierces à des pannes causées par des changements ou des erreurs. Le sandboxing permet également de détecter plus facilement les violations de données ou les failles de sécurité potentielles avant qu'elles n'affectent réellement l'entreprise. 

1. Tester les nouveaux logiciels et les intégrations en toute sécurité avant le lancement 

Le sandboxing permet à vos équipes informatiques (et aux utilisateurs individuels) de tester facilement les performances des nouveaux logiciels et des intégrations sur une copie entièrement fonctionnelle de votre système ERP actuel. Vous protégez ainsi vos opérations de tout effet indésirable et vous vous assurez que les nouveaux outils n'affectent pas négativement les performances de vos solutions existantes. 

2. Formez vos collaborateurs et laissez-les s'acclimater  

Les changements majeurs apportés aux opérations ou à l'environnement informatique de votre entreprise sont comme tout autre projet de gestion du changement. Ils comportent une courbe d'apprentissage et vous ne pouvez pas vous attendre à ce que vos collaborateurs soient tout de suite opérationnels. Un bac à sable est l'endroit idéal pour former vos utilisateurs, définir des procédures, créer des documents de processus et permettre aux collaborateurs de se familiariser non seulement avec le logiciel lui-même, mais aussi avec la manière dont ils seront amenés à l'utiliser. 

3. Innover et s'adapter rapidement 

La possibilité d'exporter une copie de votre logiciel de travail et de l'expérimenter à tout moment constitue une plateforme puissante pour l'innovation et l'amélioration itérative. Qu'il s'agisse d'adapter les flux de travail, d'essayer de nouvelles automatisations et personnalisations ou de tester de nouvelles fonctionnalités, le sandboxing offre un environnement sûr dans lequel expérimenter sans conséquences négatives et sans effets néfastes sur les données de votre organisation, le quotidien de vos collaborateurs et les résultats de vos clients. 

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 Quand avez-vous besoin d'un environnement de type "bac à sable" ? 

1. Au cours de tout projet de transformation digitale 

Dans un environnement caractérisé par une incertitude et une perturbation extrême, la capacité à expérimenter de nouvelles méthodes de travail et à tester et mettre en œuvre rapidement de nouvelles approches est un élément essentiel de l'agilité de l'entreprise. Bien que les entreprises aient toujours compté sur l'agilité pour survivre et prospérer, dans le monde postpandémique, l'agilité et l'adaptabilité sont plus importantes que jamais. 

La transformation digitale est essentielle pour offrir ce type d'agilité. Mais comme de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des environnements ERP complexes avec toutes sortes d'intégrations personnalisées, de silos de données et d'architectures disparates, il est souvent difficile, voire impossible, de prédire les effets des changements majeurs apportés aux logiciels.  

Dans tout projet de transformation numérique, le sandboxing représentera un outil vital lorsqu'il s'agira de maintenir votre capacité à changer et à vous adapter sans exposer votre entreprise à des effets imprévisibles et risqués. 

2. Transformation et mise en œuvre d'un système ERP 

Que l'objectif final d'un tel projet soit de créer un environnement ERP unique et consolidé à l'échelle de l'entreprise, de rationaliser votre modèle opérationnel et vos processus d'entreprise ; ou simplement d'obtenir plus de contrôle et de visibilité sur vos données, la mise en œuvre d'une nouvelle solution ERP est susceptible d'être un processus imprévisible. Bien que cela puisse allonger le délai et augmenter le coût de votre projet de mise en œuvre, à long terme, la mise en place d'un environnement de test peut conduire à des économies substantielles à long terme en termes de temps et d'argent. 

3. Migration dans le Cloud 

Les meilleures pratiques pour la migration d'un ERP dans le Cloud sont très claires sur l'idée que vous ne voulez pas finir par jouer constamment le rôle d'"intégrateur système" d'un domaine de Cloud hybride complexe. 

À long terme, cela freine l'agilité de l'entreprise et peut laisser votre équipe de migration ERP Cloud embourbée dans la maintenance et l'administration. Précisément ce à quoi une solution Cloud est censée mettre fin. 

Cela signifie qu'un projet de migration ERP dans le Cloud consiste généralement à identifier et à migrer d'abord les systèmes critiques tout en étant prêt et disposé à se lancer " à fond " le plus rapidement possible. 

En fonction de la maturité relative de votre entreprise lorsqu'il s'agit de plusieurs axes différents (de votre adoption de l'IA et de l'apprentissage automatique à votre maturité relative en matière de données, en passant par la taille et la complexité de votre patrimoine numérique), cela signifiera que votre migration dans le Cloud sera probablement un processus en plusieurs étapes, avec différents composants se déplaçant à des moments différents. 

La complexité d'un tel projet exige presque un environnement de test sûr à partir duquel il est possible de passer à une mise en œuvre en direct. Ce qui signifie que vous mettrez le nouveau système à l'épreuve dans le bac à sable avant de le déployer complètement. 

4. L'abandon des systèmes existants 

Comme le savent tous ceux qui ont participé à un tel projet, il n'est jamais facile de faire ses adieux aux logiciels existants. Ces derniers ont tendance à se rendre indispensables, et souvent d'une manière à laquelle personne ne s'attend. Il n'est pas rare que l'on mette fin à une plateforme existante et que l'on découvre immédiatement un manque de capacités dans un domaine clé. 

Cependant, la crainte d'une telle éventualité (combinée à l'inertie organisationnelle ordinaire) pousse souvent les entreprises à s'accrocher aux logiciels existants longtemps après qu'ils auraient dû être mis au rancart.  

Mais l'utilisation correcte de votre environnement bac à sable peut en fait vous aider à surmonter l'anxiété associée au processus de fin de vie. Votre environnement bac à sable peut être un outil essentiel pour définir quelles parties de votre système existant sont ou ne sont pas essentielles au maintien de vos opérations, pour définir les exigences des nouveaux logiciels et pour expérimenter différents outils et méthodes qui peuvent vous permettre de combler les lacunes. 

Comment Unit4 peut vous accompagner ? 

Unit4 crée des logiciels de gestion d'entreprise depuis plus de 40 ans. Nous construisions des solutions ERP bien avant que le terme "ERP" ne soit utilisé. Nous disposons d'un ensemble unique de connaissances sur l'évolution des logiciels et sur le déploiement et la mise en œuvre des systèmes ERP, en particulier dans les entreprises orientées utilisateurs et projets. 

Nos modèles industriels de mise en œuvre intègrent tout ce dont votre entreprise a besoin pour que votre nouvelle solution soit déployée et opérationnelle rapidement (en fait, ils peuvent réduire de moitié la durée d'un projet typique de mise en œuvre d'un ERP).  

Nos solutions ERP, FP&A, HCM, S2C et PSA sont conçues pour être intuitives et extrêmement flexibles grâce à notre approche de conception modulaire et à nos capacités de personnalisation low code. Nous fournissons même à vos utilisateurs les moins techniques, les outils dont ils ont besoin pour créer de la valeur. 

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