Comment se préparer à une mise en œuvre réussie de l'ERP
Les projets de mise en œuvre informatique à grande échelle nécessitent souvent une main-d'œuvre importante, des ressources financières et techniques, et plusieurs mois pour être menés à bien. La mise en œuvre d'un logiciel ERP n'est pas différente, et pour réussir la mise en œuvre d'un système ERP, vous devrez d’abord effectuer un travail de fond.
Plusieurs étapes sont à prévoir avant d'entamer une mise en œuvre réussie d'un logiciel ERP. Comme pour toute autre activité de la vie, la préparation et la disponibilité sont des facteurs clés dans la réussite de ce type de projet.
Vous pouvez mettre en œuvre les meilleures pratiques ci-dessous en matière de mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré avant le début du projet principal afin de faciliter les choses. Prendre l'initiative de suivre ces étapes avant l'accord final permettra d'accélérer le projet et d'envoyer un message positif à toutes les parties prenantes de l'entreprise.
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Phases de mise en œuvre de l'ERP
1. Déterminez vos besoins en terme de personnel
L'un des facteurs les plus importants pour la réussite de votre processus de mise en œuvre de l'ERP est la structure de votre équipe. Il est essentiel que vous déterminiez cette structure (et ses membres) à l'avance afin de créer un plan de projet viable pour la mise en œuvre de l'ERP. Qui sera impliqué, et pour quelles parties du projet sera-t-il responsable ou redevable ? Quels obstacles devront être éliminés et qui sera chargé de le faire ? Qui sera finalement responsable de la définition des phases de mise en œuvre de votre ERP, de la fixation des étapes, de l'attribution des tâches et de la garantie que le projet sera livré dans les délais ? Préparez votre équipe à l'avance.
2. Élaborer une stratégie de gestion du changement
Toute méthodologie solide de mise en œuvre d'un système ERP comprendra un solide plan de gestion du changement. Le changement est difficile, même lorsqu'il est inévitable, tant pour les individus que pour les entreprises. Il est important que vous considériez votre ERP comme un programme de gestion du changement et que vous élaboriez une stratégie qui soutienne le changement au sein de la direction et des équipes. La direction de l'entreprise doit toujours fournir la vision et l'élan nécessaires au changement, d'autant plus que sans son implication, il sera difficile de favoriser l'adoption à tous les niveaux et d'aligner les équipes sur les nouvelles priorités stratégiques. Assurez-vous que vos collègues sont de votre côté. Votre équipe informatique doit également être correctement impliquée, car son adhésion sera essentielle pour minimiser les risques et garantir que vos utilisateurs finaux ont accès aux outils dont ils ont besoin pour travailler correctement tout au long du processus.
Par ailleurs, vous devez être conscient que la résistance au changement fait naturellement partie du processus. Cette résistance est due au fait que, même s'il existe une volonté d'améliorer les outils, les conditions sur le terrain rendent souvent leur adoption difficile. Parlez à vos utilisateurs et identifiez les points d'achoppement, et vous aurez beaucoup plus de facilité à les surmonter.
3. Identifier vos systèmes existants et les changements qu'ils nécessiteront
Quels sont les systèmes que vous utilisez actuellement ? Lesquels devront être remplacés ou intégrés à votre nouveau système ERP ? Traditionnellement, c'est le moment de réfléchir à la manière dont vos systèmes existants s'intégreront à votre nouveau système ERP. Toutefois, comme de plus en plus d'entreprises choisissent de mettre en œuvre leur système dans le Cloud, cette question n'est plus aussi importante. Vous devez plutôt déterminer comment le passage au "Cloud" modifiera la façon dont vos collaborateurs interagissent avec les outils qu'ils utilisent actuellement, et réfléchir à la façon d'accélérer la courbe d'apprentissage par le biais de la planification du projet et des calendriers de formation. Les règles qui s'appliquent à toutes les mises en œuvre informatiques s'appliquent également à l'ERP : une mise en œuvre réussie signifie une adoption généralisée, et vos équipes devront définir à quoi cela ressemble et comment la faciliter au mieux.
4. Préparer la migration des données
Même les meilleures stratégies de mise en œuvre de l'ERP ne sont rien sans une solide stratégie de migration des données. La migration des données est une activité clé de toute mise en œuvre. L'expression populaire "garbage in - garbage out" est vraie pour tous les systèmes. Il est donc nécessaire de planifier soigneusement la manière dont vous allez extraire et migrer vos données afin que le nouveau système ERP prenne un bon départ. Négliger la préparation de la migration des données est une cause fréquente d'échec de la mise en œuvre d'un système ERP.
Comme nous l'avons vu plus haut, l'importante croissante des solutions Cloud fait que certains défis de migration appartiennent au passé, tout en introduisant de nouveaux défis. Vous devrez élaborer des politiques claires concernant l'endroit où votre nouvelle solution stocke les données afin de rester du bon côté des règles de réglementation et de conformité, par exemple. Vous devrez également vous assurer que votre nouvelle plateforme peut aisément rassembler des données provenant d'une pléthore de sources différentes.
5. Identifier les processus existants - et l'impact de la mise en œuvre sur leur bon fonctionnement
Le projet de mise en œuvre ne concerne pas uniquement l'informatique. En fait, il s'agit surtout de vos processus d'entreprise.
En préparation de la phase de conception du projet, prenez le temps de parler aux collaborateurs sur le terrain et de dresser la carte des processus sur lesquels ils s'appuient pour accomplir leur travail. Cela vous aidera à identifier les processus essentiels au bon fonctionnement des opérations et à prévoir des moyens de les maintenir en ligne tout au long de la période de mise en œuvre. Vous éviterez ainsi des pertes de temps et de revenus et vous aiderez vos collaborateurs à rester impliqués dans le changement.
6. Prenez le temps de réfléchir à votre vision de la réussite
Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire avant un effort de mise en œuvre au-delà de ce que nous avons abordé ici : de la préparation de la formation, des plans et plus encore. Une étape souvent négligée, et sans doute essentielle, consiste à élaborer une vision de votre réussite, notamment en définissant fermement les problèmes que vous espérez voir résolus par votre nouvel ERP, les conséquences de l'inaction et, surtout, la personne qui sera responsable du projet.
Une vision stratégique forte de votre projet vous aidera à déterminer comment votre nouvel ERP interagira avec le reste de votre écosystème, les fonctionnalités qu'il offrira, ainsi que le coût total et les avantages qu'il représentera. Cela vous aidera également à comprendre l'ampleur de la tâche, à savoir si vous aurez besoin ou non d'une aide extérieure, et vous donnera une idée réaliste de votre degré de préparation à la mise en œuvre avant de commencer.
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FAQ sur la pré-implémentation d'un ERP
Quelle est l'étape la plus importante de la mise en œuvre d'un ERP ?
Comme le dit l'adage, la préparation permet d'éviter des performances manifestement médiocres. Avant même de songer à mettre en œuvre un nouveau logiciel ERP, mettez toutes les chances de votre côté en tenant compte des besoins en personnel, de la migration des données, d'un plan complet de gestion du changement et d'une vision forte et spécifique de la réussite, et votre projet n'en sera que plus harmonieux.
Combien de phases comporte généralement la mise en œuvre d'un système ERP ?
Chaque entreprise est différente, mais les projets de mise en œuvre suivent généralement trois grandes phases : la planification, la mise en œuvre et la mise au point. Chacune de ces trois étapes peut comporter autant ou aussi peu d'étapes que votre organisation en a besoin pour assurer sa réussite.
Quelle est la difficulté d'une mise en œuvre réussie d'un système ERP ?
Cela dépend entièrement de votre entreprise et de vos ressources. Toutefois, si vous prenez le temps de définir ce qu'est la "réussite", pour vous et votre personnel, et de jeter les bases du processus, les délais seront beaucoup plus courts. Les entreprises qui mettent en œuvre le modèle industriel Unit4 ERP de leur secteur d'activité voient généralement les délais de mise en œuvre réduits de moitié par rapport à la moyenne de leur secteur.
