Hoe bereid je je voor op een succesvolle ERP-implementatie?

Grootschalige IT-implementatieprojecten vereisen vaak aanzienlijke mankracht, financiële en technische middelen, en enkele maanden om te voltooien. ERP software implementatie is niet anders, en om ERP-systemen succesvol te implementeren, moet je veel voorbereidend werk doen voordat je zelfs maar begint.  

Er zijn verschillende stappen die je moet nemen voordat je begint met een succesvolle implementatie van ERP-software. Net als bij elke andere activiteit in het leven zijn voorbereiding en gereedheid sleutelfactoren die leiden tot succes bij de implementatie.  

Je kunt de volgende ERP implementatie best practices uitvoeren voorafgaand aan het hoofdproject om een vlottere weg naar voren te creëren. Door het initiatief te nemen om deze stappen te volgen voorafgaand aan de definitieve overeenkomst, kan je het project versnellen en een positief signaal afgeven aan alle belanghebbenden in de organisatie. 

ERP-implementatiefasen  

1. Bepaal jouw personeelsbehoeften  

Een van de belangrijkste factoren voor het succes van je ERP implementatieproces is de structuur van je team. En het is van vitaal belang dat je van tevoren de structuur - en de leden - bepaalt om een levensvatbaar ERP implementatie projectplan te maken. Wie gaat er betrokken worden, en voor welke delen van het project zullen zij verantwoordelijk of aansprakelijk zijn? Welke obstakels moeten worden verwijderd, en wie zal worden belast met het verwijderen van hen? Wie zal uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het definiëren van jouw ERP-implementatie fasen, het instellen van mijlpalen, het toewijzen van taken, en ervoor te zorgen het project wordt geleverd op tijd? Bereid je team van tevoren voor op de inspanning. 

2. Ontwikkel een strategie voor verandermanagement  

Elke sterke ERP-implementatiemethodologie omvat een robuust plan voor verandermanagement. Verandering is moeilijk, zelfs als het onvermijdelijk is - voor zowel individuen als organisaties. Het is belangrijk dat je over je ERP denkt als een programma voor verandermanagement en een strategie ontwikkelt die verandering bij leiderschap en teams ondersteunt. Het leiderschap van de organisatie moet altijd zorgen voor de visie en het momentum voor verandering, vooral omdat het zonder hun betrokkenheid moeilijk zal zijn om de adoptie op elk niveau te stimuleren en teams af te stemmen op nieuwe strategische prioriteiten. Zorg ervoor dat je senior collega's aan jouw kant staan. Je IT-team moet er ook bij betrokken worden, want hun buy-in is essentieel om risico's te minimaliseren en ervoor te zorgen dat je eindgebruikers toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om tijdens het hele proces goed mee te kunnen werken.  

Daarnaast moet je je ervan bewust zijn dat weerstand tegen verandering een natuurlijk onderdeel van het proces is. Een onderdeel dat zich voordoet omdat, zelfs als er vraag is naar betere tools, de omstandigheden in de praktijk de adoptie ervan vaak moeilijk maken. Praat met je gebruikers en identificeer de knelpunten, dan zal je ze veel gemakkelijker kunnen overwinnen. 

3. Identificeer je bestaande systemen en de veranderingen die ze zullen vereisen  

Welke systemen gebruik je nu? Welke daarvan moeten worden vervangen of geïntegreerd met je nieuwe ERP-systeem? Traditioneel zou dit het moment zijn om na te denken over hoe je bestaande systemen zouden integreren met je glimmende nieuwe ERP. Maar nu steeds meer bedrijven ervoor kiezen om in de cloud te implementeren, is dit minder een punt van zorg. In plaats daarvan zou je moeten nagaan hoe een overstap naar de cloud de manier verandert waarop jouw mensen omgaan met de tools waar ze nu op vertrouwen en hoe je de leercurve kunt versnellen via projectplanning en trainingsschema's. Dezelfde regels die gelden voor alle IT-implementaties zijn van toepassing op ERP - een succesvolle implementatie betekent wijdverspreide acceptatie, en jouw teams zullen moeten bepalen hoe dit eruit ziet, en hoe ze dit het beste kunnen faciliteren. 

4. Bereid je voor op gegevensmigratie  

Zelfs de beste ERP-implementatiestrategieën zijn niets zonder een solide datamigratiestrategie. Datamigratie is een belangrijke activiteit bij elke implementatie. De populaire uitdrukking "garbage in - garbage out" geldt voor alle systemen. Het is dus noodzakelijk om zorgvuldig te plannen hoe je je gegevens gaat extraheren en migreren, zodat het nieuwe ERP-systeem een goede start maakt. Het verwaarlozen van de voorbereiding op gegevensmigratie is een veel voorkomende reden voor het mislukken van ERP-implementaties.  

Zoals hierboven vermeld, zorgt de toenemende aanwezigheid van cloudoplossingen ervoor dat sommige migratie-uitdagingen tot het verleden behoren, terwijl ze zelf nieuwe uitdagingen introduceren. Je moet bijvoorbeeld een duidelijk beleid opstellen voor de opslag van gegevens in je nieuwe oplossing om aan de juiste kant van de regelgeving en compliance-regels te blijven. Je moet er ook voor zorgen dat je nieuwe platform gemakkelijk gegevens uit een groot aantal verschillende bronnen kan verzamelen. 

5. Identificeer bestaande processen - en hoe de implementatie hun soepele werking zal beïnvloeden  

Het implementatieproject gaat niet alleen over IT. In feite gaat het vooral om jouw bedrijfsprocessen.  

Investeer ter voorbereiding op de ontwerpfase van het project wat tijd in gesprekken met medewerkers en breng in kaart op welke processen zij vertrouwen om hun werk gedaan te krijgen. Dit zal je helpen om de processen te identificeren die cruciaal zijn voor een soepel verloop van de operatie, en manieren te plannen om ze online te houden tijdens de implementatietijdlijn. Zo voorkom je tijd- en inkomstenverlies en hou je je mensen betrokken bij de verandering. 

6. Neem de tijd om na te denken over je visie op succes  

Er zijn veel dingen die je kunt doen voor een implementatie-inspanning buiten wat we hier hebben besproken - van het voorbereiden van training, plannen en nog veel meer. Een vaak over het hoofd geziene - en aantoonbaar essentiële - stap is het opstellen van een visie op je succes - inclusief het stevig vastleggen van welke problemen je hoopt dat je nieuwe ERP zal oplossen, wat de implicaties zijn van niets doen, en, cruciaal, wie eigenaar zal zijn van het project.  

Een sterke strategische visie voor jouw project zal je helpen bepalen hoe je nieuwe ERP zal interageren met de rest van je ecosysteem, de functionaliteit die het zal bieden, en de totale kosten en baten die het zal vertegenwoordigen. Dit zal je ook helpen om de omvang van de klus te begrijpen, of je al dan niet hulp van buitenaf nodig hebt, en je een realistisch idee geven van hoe klaar je bent om de knop om te zetten op implementatie voordat je aan de slag gaat. 

Hoe kan Unit4 je helpen je volgende ERP succesvol te implementeren?  

Unit4's ERP softwareoplossingen van de volgende generatie kunnen jouw bedrijf naar een hoger plan tillen en jouw budgetplanning en -analyse stroomlijnen. En we kunnen je helpen jouw nieuwe systeem sneller in gebruik te nemen dankzij onze branchespecifieke implementatiemodellen, die gebruikmaken van vooraf gedefinieerde best practices om jouw nieuwe oplossing twee keer zo snel te implementeren als gemiddeld, met alle functionaliteit die jouw mensen nodig hebben om effectief te werken. Ontdek vandaag nog meer over onze oplossingen! 

ERP pre-implementatie FAQ  

Wat is de belangrijkste stap bij ERP-implementatie?  

Zoals het gezegde luidt: voorbereiding voorkomt voelbaar slechte prestaties. Zorg dat je alles op een rijtje hebt voordat je zelfs maar denkt aan het implementeren van nieuwe ERP-software. Denk hierbij aan personeelsbehoeften, gegevensmigratie, een volledig plan voor verandermanagement en een sterke en specifieke visie op succes.  

Hoeveel fasen kent een ERP-implementatie doorgaans?  

Elk bedrijf is anders, maar over het algemeen volgen implementatieprojecten 3 brede fasen: planning, implementatie en afstemming. Elk van deze 3 stappen kan zo veel of zo weinig stappen hebben als jouw organisatie nodig heeft om succes te garanderen.

Hoe moeilijk is een succesvolle ERP-implementatie?  

Dit hangt volledig af van jouw organisatie en jouw middelen. Als je echter de tijd neemt om uit te zoeken hoe "succes" eruitziet  voor jou en jouw mensen en de juiste basis legt voor het proces, zullen de tijdlijnen veel korter zijn. Bedrijven die implementeren met het Unit4 ERP Industrie Model van hun branche zien de implementatietijd meestal gehalveerd in vergelijking met het gemiddelde van hun branche.